Zo organiseer je een bakkerij open dag

Begin met een duidelijk programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg vast wanneer bezoekers binnenkomen, hoe rondleidingen en demonstraties elkaar opvolgen en waar proeven, koffie en verkoop plaatsvinden. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en aantallen, zodat je proefproducten, gebak, brood en drank kunt plannen. Reserveer tijd voor allergeneninformatie, een veilige inrichting van de werkruimtes en een test van kassa, pinapparaat en stroompunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openingstijden communiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Bezoekerslijst bijwerken
7
Rondleidingen indelen
8
Demonstraties plannen
2 personen
9
Voorraad verkoopproducten tellen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Promotiemateriaal klaarleggen
12
Allergeneninformatie afdrukken
13
Proefproducten voorbereiden
3 personen
14
Deeg voor demonstratie maken
2 personen
15
Gebak en brood verpakken
3 personen
16
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
17
Werkruimtes veilig afzetten
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Informatieborden plaatsen
2 personen
22
Verkoopbalie inrichten
3 personen
23
Proefbuffet klaarzetten
3 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
27
Briefing van medewerkers geven

Event

28
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
29
Bezoekers registreren
2 personen
30
Rondleidingen begeleiden
3 personen
31
Bakdemonstraties uitvoeren
3 personen
32
Proefproducten serveren
3 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Verkoopbalie bedienen
3 personen
36
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
37
Afvalbakken legen
38
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Verkoopvoorraad veilig opbergen
2 personen
40
Kassa afsluiten
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Apparatuur reinigen
2 personen
46
Overgebleven producten controleren
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa
Pinapparaat

Keuken

Bakplatenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Deegschrapersaantal 6
Deegrollersaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Ovenwantenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Menubordenaantal 6
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen en demonstraties in tijdsloten van 20 tot 30 minuten. Zo voorkom je dat bezoekers zich ophopen bij de oven of deegdemonstratie en houd je ruimte over voor verkoop en proeven.
Tel verkoopproducten uiterlijk 2 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Verpak brood en gebak per soort, leg prijzen zichtbaar bij de verkoopbalie en houd een aparte voorraad achter de hand.
Verzamel dieetwensen met de aanmeldingen en druk allergeneninformatie minstens 1 dag vooraf af. Zet die informatie bij het proefbuffet én bij producten die bezoekers kunnen kopen.
Richt koffie, thee en proeven op aparte tafels in. Zet dranken koud voordat de deuren opengaan en controleer of kopjes, glazen, borden, bestek en serveertangen klaarstaan voor het verwachte bezoekersaantal.
Loop de locatie 1 uur voor opening door met een veiligheidscheck. Zet werkruimtes af, werk verlengsnoeren en stekkerdozen weg, controleer partytenten en houd de route naar rondleidingen en demonstraties vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bakkerij open dag organiseren?: Leg datum, openingstijden en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor de open dag een bruikbare bezoekerslijst en dieetwensen hebt.
Hoeveel proefproducten heb ik nodig voor een bakkerij open dag?: Reken per aangemelde bezoeker op 3 tot 5 kleine proefporties, afhankelijk van het aantal soorten. Voor 100 bezoekers betekent dat ongeveer 300 tot 500 porties; maak daarnaast een kleine reserve voor onverwachte bezoekers.
Wanneer moet ik allergeneninformatie regelen voor een open dag?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de ingrediënten uiterlijk 2 dagen vooraf. Druk de definitieve informatie minstens 1 dag voor de open dag af en leg die zichtbaar bij het proefbuffet en de verkoopbalie.
Hoeveel medewerkers heb ik nodig voor een bakkerij open dag?: Plan minimaal 1 medewerker per 20 tot 25 gelijktijdige bezoekers voor ontvangst, rondleidingen, proeven en verkoop. Bij 100 bezoekers die tegelijk aanwezig kunnen zijn, heb je dus ongeveer 4 tot 5 mensen nodig, naast degene die de demonstratie verzorgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.