Organiser une journée portes ouvertes dans une boulangerie

Une journée portes ouvertes en boulangerie se prépare comme un parcours de visite, pas comme une simple dégustation. Commencez par fixer les horaires, le programme et le nombre de visiteurs attendu, puis répartissez les groupes entre visites guidées et démonstrations. Les préparatifs de production, d’accueil et de vente doivent être terminés avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi un affichage précis des allergènes et une circulation séparée des zones de travail.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Communiquer les horaires d’ouverture
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des visiteurs
7
Répartir les visites guidées
8
Planifier les démonstrations
2 personnes
9
Compter le stock de produits de vente
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Préparer le matériel promotionnel
12
Imprimer les informations sur les allergènes
13
Préparer les produits de dégustation
3 personnes
14
Préparer la pâte pour la démonstration
2 personnes
15
Emballer les pâtisseries et le pain
3 personnes
16
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
17
Balisage sécurisé des zones de travail
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Placer les panneaux d’information
2 personnes
22
Aménager le comptoir de vente
3 personnes
23
Préparer le buffet de dégustation
3 personnes
24
Installer le point café et thé
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
27
Faire le briefing du personnel

Événement

28
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
30
Accompagner les visites guidées
3 personnes
31
Réaliser des démonstrations de pâtisserie
3 personnes
32
Servir les produits à déguster
3 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Tenir le stand de vente
3 personnes
36
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
37
Vider les poubelles
38
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

39
Ranger le stock de vente en sécurité
2 personnes
40
Clôturer la caisse
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Nettoyer l’équipement
2 personnes
46
Vérifier les produits restants
2 personnes
47
Retourner les matériels
2 personnes
48
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caisse
Terminal de paiement

Cuisine

Plaques de cuissonqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Racloirs à pâteqté 6
Rouleaux à pâtisserieqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Planches à découperqté 6
Gants de cuisineqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 10
Panneaux de menuqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez des créneaux de visite de 30 à 45 minutes et limitez chaque groupe à une taille compatible avec l’espace disponible. Gardez quelques places pour les inscriptions tardives.
Préparez les produits de dégustation et la pâte de démonstration le jour même, mais emballez le pain et les pâtisseries à vendre à l’avance pour éviter de bloquer le comptoir.
Imprimez les informations sur les allergènes avant d’installer le buffet. Placez-les à la fois près des produits dégustés et sur le comptoir de vente.
Comptez les tasses, verres, assiettes et couverts pour chaque visiteur attendu, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Mettez les boissons au frais avant l’ouverture et installez le point café suffisamment tôt pour tester les machines.
Terminez le nettoyage en profondeur et le balisage des zones de travail avant de monter les tables et les tentes. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, plaques de cuisson, caisse et terminal de paiement avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes en boulangerie ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, communiquer les horaires, recueillir les inscriptions et besoins alimentaires, puis commander ou préparer le matériel et les produits.
Combien de personnes prévoir par visite guidée en boulangerie ?: Visez des groupes de 8 à 12 personnes par visite, selon la surface et la visibilité des postes de travail. Prévoyez 30 à 45 minutes par créneau et ajoutez quelques minutes pour les déplacements entre les zones.
Quand préparer les produits pour la dégustation ?: Préparez les produits le jour de l’événement, idéalement 2 à 4 heures avant l’ouverture, afin de préserver leur fraîcheur. Installez ensuite le buffet, les pinces de service et l’affichage des allergènes avant l’arrivée du public.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture d’une boulangerie au public ?: Faites un contrôle final 30 minutes avant l’ouverture : circulation dégagée, zones de travail balisées, boissons froides, comptoir approvisionné et terminal de paiement opérationnel. Vérifiez aussi la liste des visiteurs et la répartition des groupes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.