Zo organiseer je een badkamerbeurs zonder losse eindjes

Een badkamerbeurs organiseren begint niet met folders of catering, maar met een duidelijke beursindeling en een lijst van standhouders. Leg eerst datum, locatie en ruimte vast, bepaal daarna hoeveel stands passen en welke merken of leveranciers deelnemen. Vervolgens regel je bezoekersaanmeldingen, demonstraties, productinformatie en techniek. Plan de laatste controle uiterlijk één week vooraf: presentaties, demonstratiemodellen, bewegwijzering, badges en betaalapparatuur zijn precies de onderdelen die anders op het laatste moment ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Deelnemende merken vastleggen
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Standhouders informeren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma opstellen
2 personen
11
Demonstraties inplannen
2 personen
12
Leveranciers bevestigen
13
Catering bestellen
14
Dranken bestellen
15
Badkamerproducten selecteren
2 personen
16
Productinformatie verzamelen
2 personen
17
Prijslijsten controleren
2 personen
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Naamkaartjes voorbereiden
20
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
21
Presentaties verzamelen
22
Demonstratiemodellen controleren
2 personen
23
Folders laten drukken
24
Sociale media berichten plaatsen
25
Persbericht versturen
26
Standhouderslijst afdrukken
27
Registratielijst afdrukken
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Catering voorbereiden
3 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
3 personen
33
Materialen naar stands brengen
4 personen
34
Standwanden plaatsen
4 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Demonstratiebaden plaatsen
4 personen
37
Verlichting aansluiten
2 personen
38
Presentaties aansluiten
2 personen
39
Folders per stand verdelen
2 personen
40
Badges klaarleggen
2 personen
41
Registratiebalie inrichten
2 personen
42
Koffiepunt inrichten
2 personen
43
Buffet klaarzetten
3 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
45
Standhouders ontvangen
2 personen
46
Openingsbriefing geven
2 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Badges uitdelen
2 personen
49
Bezoekers welkom heten
2 personen
50
Demonstraties begeleiden
3 personen
51
Presentaties starten
2 personen
52
Catering serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Buffet aanvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Standhouders ondersteunen
2 personen
59
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
60
Eindmededeling verzorgen
61
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Standhouders uitchecken
2 personen
63
Producten veilig verpakken
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Decoratie afbouwen
3 personen
66
Meubilair afbouwen
4 personen
67
Servies verzamelen
2 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Afval sorteren
2 personen
70
Locatie schoonmaken
3 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven producten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbalie
Informatiebaliesaantal 3
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Loungefauteuilsaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Standwandenaantal 24
Folderrekkenaantal 12
Presentatiedisplaysaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Schermenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 30
Powerbanksaantal 4
Labelprinter
Pinapparatenaantal 3
Handtransportwagensaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Standdoekenaantal 12
Plantenaantal 20
Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjesaantal 40
Badgehoudersaantal 250
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Bannerstandaardsaantal 8
Kabelbindersaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Broodmandenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je standhouders definitief informeert. Reserveer naast iedere stand ruimte voor bezoekersstromen en houd een aparte plek vrij voor demonstraties, zodat presentaties niet door passerend publiek worden geblokkeerd.
Leg standplaatsen en aanlevertijden schriftelijk vast zodra de deelnemers bekend zijn. Vraag presentaties, logo’s en productinformatie uiterlijk twee weken voor de beurs op; daarna heb je nog tijd om ontbrekende bestanden na te jagen.
Plan demonstraties in tijdsblokken van 20 tot 30 minuten en zet ze op het programma én de bewegwijzering. Controleer vooraf of beamer, scherm, microfoons, luidsprekers en verlengkabels op de juiste plek komen.
Verstuur uitnodigingen minstens drie weken van tevoren en verwerk aanmeldingen dagelijks in één overzicht. Verzamel dieetwensen uiterlijk zeven dagen vooraf, zodat catering en dranken niet op de beursdag hoeven te worden aangepast.
Doe zeven dagen voor opening een technische en logistieke proefronde. Test pinapparaten, laptops, tablets, presentaties en stroomvoorziening; label kabels en zet reserve-oplossingen klaar voor apparatuur die uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een badkamerbeurs?: Begin idealiter acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Verstuur uitnodigingen ongeveer drie weken voor de beurs en sluit dieetwensen en catering zeven dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een badkamerbeurs op te bouwen?: Plan minimaal vier uur voor het plaatsen van standwanden, balies, displays, bewegwijzering en techniek. Laat standhouders één tot twee uur vóór opening binnen voor productpresentaties en een laatste controle.
Wanneer moet je standhouders benaderen voor een badkamerbeurs?: Benader merken en leveranciers uiterlijk acht weken vóór de beurs, zodat je standplaatsen en het programma nog kunt aanpassen. Vraag definitieve presentaties, productinformatie en logo’s uiterlijk twee weken vooraf op.
Wat controleer je de dag voor een badkamerbeurs?: Controleer de plattegrond, badges, naamkaartjes, folders, prijslijsten, demonstratiemodellen en alle presentaties. Test daarnaast elk scherm, de beamer, microfoons, pinapparaten en de stroomvoorziening uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.