Zo organiseer je een avondbruiloft zonder last-minute stress

Begin een avondbruiloft niet met decoratie, maar met de gastenlijst, locatie en eindtijd. Daarna leg je catering, dieetwensen, tafelschikking en het programma vast. Plan vervolgens muziek, fotomomenten en alle leveringen, zodat op de dag zelf vooral klaarzetten en controleren overblijft. Bij een avondprogramma worden hapjes, drank, verlichting en een duidelijke taakverdeling sneller vergeten dan de grote onderdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorlopige gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Tafelschikking maken
2 personen
7
Menukaarten opstellen
8
Reservering locatie bevestigen
9
Catering bevestigen
10
Bloemen bestellen
11
Muziek en afspeellijst kiezen
2 personen
12
Fotomomenten vastleggen
2 personen
13
Programma afdrukken
14
Naamkaartjes schrijven
2 personen
15
Decoratie sorteren
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Koek en gebak klaarzetten
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Leveringen aannemen
2 personen
23
Meubilair controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Ceremonieplek inrichten
3 personen
27
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
28
Servies klaarzetten
3 personen
29
Bestek klaarleggen
2 personen
30
Glazen klaarzetten
2 personen
31
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
32
Menukaarten plaatsen
2 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Bloemstukken verdelen
2 personen
35
Verlichting testen
2 personen
36
Muziek testen
2 personen
37
Cateringruimte inrichten
3 personen
38
Buffet opbouwen
4 personen
39
Hapjes presenteren
3 personen
40
Welkomsttafel inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Welkomstdrank serveren
3 personen
45
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
46
Ceremonie begeleiden
3 personen
47
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
48
Taart serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Buffet openen
3 personen
52
Buffet bijvullen
4 personen
53
Diner uitserveren
6 personen
54
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Muziek verzorgen
57
Dansvloer vrijmaken
2 personen
58
Laatste ronde serveren
3 personen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Overgebleven eten verpakken
3 personen
61
Dranken veilig opbergen
2 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Verhuurmaterialen retourneren
2 personen
68
Bloemvazen legen
2 personen
69
Koelboxen reinigen
2 personen
70
Apparatuur inpakken
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
72
Sleutels en toegangspassen inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Welkomsttafel
Statafelsaantal 4
Tafellinnenaantal 10
Stoelhoezenaantal 90

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartschepaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Koffiethermoskannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledkaarsenaantal 40
Tafellampenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Bloemvazenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Lintenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 10
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 90
Programmakaartenaantal 100
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 10
Gastenboek
Pennenaantal 6
Ringkussen
Ceremonieboog
Achtergronddoek

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afwasrekkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk terug vanaf het moment waarop de gasten binnenkomen. Plan uiterlijk enkele weken vooraf de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen; maak daarna pas de tafelschikking en naamkaartjes.
Leg de catering niet alleen vast voor het diner. Reken ook op hapjes bij ontvangst, koek en gebak, koffie en thee, en voldoende water naast wijn, champagne en andere dranken.
Maak het programma concreet met tijden voor ontvangst, diner, speeches, fotomomenten en muziek. Druk het programma vooraf af en geef de ceremoniemeester één actuele versie.
Controleer de opstelling op locatie voordat de eerste levering arriveert. Tel tafels, stoelen, buffettafels en glazen, en wijs iemand aan voor leveringen en iemand voor de controle van meubilair.
Plan een apart voorbereidingsblok op de dag zelf. Zet dranken koel, bereid hapjes voor, sorteer decoratie en controleer verlengkabels, speakers, microfoon en microfoonstandaard voordat de gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een avondbruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met de gastenlijst, locatie en catering. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken voor de bruiloft, zodat je daarna dieetwensen en aanmeldingen kunt verwerken.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een avondbruiloft?: Maak een eerste indeling zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en werk die bij na de RSVP-termijn. Rond de definitieve tafelschikking 2 tot 3 weken vooraf af, zodat naamkaartjes en menukaarten op tijd klaar zijn.
Hoeveel drank heb je nodig voor een avondbruiloft?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de uren daarna kun je gemiddeld 1 tot 2 drankjes per persoon per uur aanhouden; voorzie daarnaast continu water en koelruimte.
Wanneer zet je de locatie klaar voor een avondbruiloft?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor het opbouwen als tafels, stoelen, buffettafels en techniek nog geplaatst moeten worden. Laat leveringen vóór de gastenontvangst binnenkomen en plan minstens 30 minuten voor een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.