Organiser un mariage du soir sans rien laisser au dernier moment

Un mariage du soir se prépare en trois temps : confirmer les invités et les prestataires, régler les détails du repas et du plan de table, puis installer le lieu le jour même. Commence par une liste provisoire, puis envoie les invitations assez tôt pour récupérer les réponses et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert aux confirmations et aux impressions ; le jour venu, prévois une équipe distincte pour les livraisons, les tables, les boissons et la cuisine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste provisoire des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le plan de table
2 personnes
7
Établir les menus
8
Confirmer la réservation du lieu
9
Confirmer le catering
10
Commander des fleurs
11
Choisir la musique et la playlist
2 personnes
12
Immortaliser les moments photo
2 personnes
13
Imprimer le programme
14
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
15
Trier la décoration
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Préparer les biscuits et les pâtisseries
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Recevoir les livraisons
2 personnes
23
Vérifier le mobilier
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Aménager le lieu de la cérémonie
3 personnes
27
Installer le linge de table
3 personnes
28
Préparer la vaisselle
3 personnes
29
Préparer les couverts
2 personnes
30
Préparer les verres
2 personnes
31
Placer les badges nominatifs
2 personnes
32
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Répartir les compositions florales
2 personnes
35
Tester l’éclairage
2 personnes
36
Tester la musique
2 personnes
37
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
38
Monter le buffet
4 personnes
39
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
40
Installer la table d’accueil
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
45
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
46
Animer la cérémonie
3 personnes
47
Encadrer la coupe du gâteau
2 personnes
48
Servir le gâteau
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Ouvrir le buffet
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
53
Servir le dîner
6 personnes
54
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Fournir la musique
57
Dégager la piste de danse
2 personnes
58
Servir le dernier tour
3 personnes
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Emballer les restes
3 personnes
61
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
62
Faire la vaisselle
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Retourner le matériel de location
2 personnes
68
Vider les vases à fleurs
2 personnes
69
Nettoyer les glacières
2 personnes
70
Emballer le matériel
2 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
72
Remettre les clés et les badges d’accès

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Housses de chaiseqté 90

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couverts de dînerqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pelle à gâteauqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Carafes d’eauqté 12
Thermos à caféqté 6
Théièresqté 4
Glacièresqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Bougies LEDqté 40
Lampes de tableqté 8

Décoration

Compositions floralesqté 12
Vases à fleursqté 12
Ballonsqté 100
Arche de ballons
Rubansqté 8
Décorations de tableqté 10
Badges nominatifsqté 90
Cartes de menuqté 90
Cartes du programmeqté 100
Panneau d’accueil
Cadres photoqté 10
Livre d’or
Stylosqté 6
Coussin d’alliances
Arche de cérémonie
Bâche de fond

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Balaiqté 2
Raclette de solqté 2
Balayette et pelleqté 2
Égouttoirs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins 8 semaines avant le mariage et fixe une date limite de réponse 3 semaines avant. Tu auras encore le temps d’adapter le plan de table, les menus et les quantités.
Confirme le lieu et le traiteur 4 à 6 semaines avant la soirée. Vérifie aussi l’heure d’ouverture du lieu, l’accès pour les livraisons et l’emplacement des tables de buffet.
Arrête le plan de table environ 10 jours avant, après avoir traité les inscriptions et les allergies. Imprime ensuite le programme et les badges nominatifs avec une marge de 2 ou 3 exemplaires supplémentaires.
La veille, refroidis les boissons et regroupe la vaisselle par zone : assiettes, verres à eau, verres à vin, flûtes et couverts. Prépare aussi les biscuits, pâtisseries et en-cas pour éviter de cuisiner pendant l’installation.
Le jour du mariage, ouvre le lieu au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Contrôle le mobilier, installe d’abord tables et chaises, puis le buffet, la décoration, le son et enfin les boissons et les plats.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage du soir ?: Envoie-les idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Demande une réponse au plus tard 3 semaines avant afin de finaliser le traiteur et le plan de table.
Quand faire le plan de table d’un mariage ?: Prépare une première version environ 3 semaines avant, puis arrête-la définitivement 7 à 10 jours avant. Ce délai laisse le temps d’imprimer les badges et le programme.
Combien de temps prévoir pour installer un mariage du soir ?: Prévois au minimum 4 heures avec une équipe organisée. Compte davantage si les livraisons, les tables de buffet, le mobilier et le matériel audio arrivent séparément.
Quand refroidir les boissons pour un mariage ?: Mets les boissons au frais la veille, puis vérifie les glacières et les carafes d’eau le jour même. Les boissons destinées à l’accueil doivent être prêtes au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.