Abendhochzeit organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor
Bei einer Abendhochzeit entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Aufbau entspannt bleibt oder kurz vor dem Eintreffen der Gäste hektisch wird. Beginne mit Gästeliste und Einladungen, kläre danach Rückmeldungen, Ernährung und Sitzordnung und bestätige Location sowie Catering. In der letzten Woche geht es um Drucksachen, Dekoration und Einkäufe. Am Tag selbst brauchst du einen festen Ablauf für Lieferungen, Möbel, Getränke, Buffet und Technik.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Vorläufige Gästeliste erstellen
2 Personen
- 2
Einladungen gestalten
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 7
Speisekarten erstellen
- 8
Reservierung der Location bestätigen
- 9
Catering bestätigen
- 10
Blumen bestellen
- 11
Musik und Playlist auswählen
2 Personen
- 12
Fotomomente festhalten
2 Personen
- 13
Programm drucken
- 14
Namensschilder schreiben
2 Personen
- 15
Dekoration sortieren
2 Personen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Kuchen und Gebäck bereitlegen
2 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 23
Möbel überprüfen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Zeremonieort einrichten
3 Personen
- 27
Tischwäsche anbringen
3 Personen
- 28
Geschirr bereitstellen
3 Personen
- 29
Besteck auslegen
2 Personen
- 30
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 31
Namensschilder platzieren
2 Personen
- 32
Menükarten aufstellen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 34
Blumengestecke verteilen
2 Personen
- 35
Beleuchtung testen
2 Personen
- 36
Musik testen
2 Personen
- 37
Cateringbereich einrichten
3 Personen
- 38
Buffet aufbauen
4 Personen
- 39
Snacks präsentieren
3 Personen
- 40
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Event
- 43
Gäste empfangen
3 Personen
- 44
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 45
Gäste zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
- 46
Zeremonie begleiten
3 Personen
- 47
Das Anschneiden der Torte begleiten
2 Personen
- 48
Torte servieren
4 Personen
- 49
Snacks servieren
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 51
Buffet eröffnen
3 Personen
- 52
Buffet nachfüllen
4 Personen
- 53
Abendessen servieren
6 Personen
- 54
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
- 55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 56
Musik organisieren
- 57
Tanzfläche freiräumen
2 Personen
- 58
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 59
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
- 61
Getränke sicher verstauen
2 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 68
Blumenvasen leeren
2 Personen
- 69
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 70
Geräte einpacken
2 Personen
- 71
Fundsachen sammeln
- 72
Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 3
- Willkommenstisch
- StehtischeAnz. 4
- TischwäscheAnz. 10
- StuhlhussenAnz. 90
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- ChampagnergläserAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- Besteck für das AbendessenAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- ServiertablettsAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- TortenheberAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- WasserkannenAnz. 12
- KaffeethermoskannenAnz. 6
- TeekannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadestationenAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- StumpenkerzenAnz. 40
- TischlampenAnz. 8
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 12
- BlumenvasenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- Ballonbogen
- BänderAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 90
- SpeisekartenAnz. 90
- ProgrammkartenAnz. 100
- Willkommensschild
- FotorahmenAnz. 10
- Gästebuch
- StifteAnz. 6
- Ringkissen
- Zeremonienbogen
- Hintergrundtuch
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 12
- BesenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- AbtropfgestelleAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Gästeliste zuerst vorläufig und verschicke die Einladungen früh genug, damit du mindestens 14 Tage vor der Feier mit den Rückmeldungen, Ernährungswünschen und der Sitzordnung arbeiten kannst.
- Bestätige Location und Catering spätestens 7 Tage vorher noch einmal schriftlich. Kläre dabei auch, wann Lieferungen angenommen werden und ob Buffetische, Warmhaltebehälter und Geschirr vor Ort bereitstehen.
- Ordne den Aufbau nach Bereichen: zuerst Tische, Stühle und Tischwäsche, danach Geschirr und Gläser, anschließend Dekoration und Willkommenstisch. Rechne für den Möbelaufbau mindestens 90 Minuten ein, bevor die ersten Gäste kommen.
- Kühle Getränke nicht erst beim Öffnen der Location. Für eine Abendhochzeit sollten Wasser, Wein und Champagner mindestens 4 Stunden vorher kalt stehen; Kühlboxen helfen, wenn der Kühlschrank nicht ausreicht.
- Lege Programm, Namensschilder, Speisekarten und Tortenheber gemeinsam an einem festen Platz bereit. Prüfe außerdem Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens 60 Minuten vor Beginn, damit technische Probleme nicht in den Empfang hineinragen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Abendhochzeit planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Gästeliste, Location und Catering. Einladungen sollten etwa 8 bis 12 Wochen vor der Hochzeit verschickt werden, damit Rückmeldungen rechtzeitig eingehen.
- Wann muss man die Sitzordnung für eine Abendhochzeit erstellen?
- Erstelle einen ersten Entwurf, sobald die meisten Rückmeldungen vorliegen, spätestens 3 Wochen vorher. Die endgültige Version sollte 7 Tage vor dem Termin feststehen, damit Namensschilder und Speisekarten rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Abendhochzeit?
- Plane für Möbel, Tischwäsche, Geschirr, Dekoration und Technik mindestens 2 Stunden ein. Lieferungen und Catering sollten zusätzlich 30 bis 60 Minuten Puffer haben, damit Verzögerungen nicht den Empfang stören.
- Wann sollten Getränke für eine Abendhochzeit gekühlt werden?
- Stelle Wasser, Wein und Champagner mindestens 4 Stunden vor Beginn kalt. Bei größeren Mengen verteilst du die Flaschen auf Kühlschrank und Kühlboxen und legst die zuletzt benötigten Getränke erst später nach.
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