Zo organiseer je een autovrije fietstocht

Begin met de route en datum, en werk daarna pas de uitvoering uit. Voor een autovrije fietstocht moet je niet alleen deelnemers informeren, maar ook vergunningen, verkeersposten, verkeersregelaars en fietspechhulp regelen. Controleer de route opnieuw voordat je de routekaart publiceert en leg vast wie op elk kruispunt staat. In de laatste week draait alles om groepsindeling, materiaalcontrole en een duidelijke deelnemersmail met starttijd, routewijzigingen en contactgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verkeersplan indienen
4
Route controleren
2 personen
5
Startlocatie reserveren
6
Eindlocatie reserveren
7
Verkeersregelaars reserveren
8
Fietspechhulp reserveren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier publiceren
11
Routekaart publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Verkeersposten indelen
2 personen
16
Fietsgroepen samenstellen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Routewijzigingen communiceren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen controleren
3 personen
22
Fietsen voor pechhulp controleren
2 personen
23
Batterijen opladen
2 personen
24
Polsbandjes sorteren
2 personen
25
Pakketten voor vrijwilligers maken
2 personen
26
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

27
Startzone afzetten
6 personen
28
Eindzone afzetten
4 personen
29
Partytenten opzetten
6 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
31
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
32
Pechhulppunt inrichten
2 personen
33
EHBO-punt inrichten
2 personen
34
Routeborden plaatsen
6 personen
35
Verkeershekken plaatsen
6 personen
36
Verkeersregelaars briefen
2 personen
37
Vrijwilligers briefen
2 personen
38
Koffie en thee zetten
2 personen
39
Dranken koelen
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen
41
Inschrijfbalie bemannen
3 personen
42
Deelnemers registreren
4 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Fietsverlichting controleren
2 personen
45
Startinstructie geven
2 personen
46
Fietsgroepen laten vertrekken
5 personen
47
Verkeersposten bezetten
10 personen
48
Routepijlen controleren
3 personen
49
Achterrijder begeleiden
2 personen
50
Pechhulp onderweg bieden
3 personen
51
EHBO-verzoeken afhandelen
2 personen
52
Waterpunten bemannen
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Muziek afspelen
56
Aankomende fietsers verwelkomen
3 personen
57
Aankomst registreren
2 personen
58
Polsbandjes controleren
2 personen
59
Fietsenstalling begeleiden
2 personen
60
Afsluitende mededeling doen
61
Verkeersposten afbouwen
6 personen
62
Routeborden verwijderen
4 personen
63
Fietsenstalling vrijmaken
2 personen

Nazorg

64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
67
Partytenten afbreken
6 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Materialen sorteren
3 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
73
Deelnemers bedanken
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Vergunningafsluiting melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 6
Routepijlenaantal 35
Waarschuwingsbordenaantal 12
Startbord
Finishbord
Reflecterende hesjesaantal 30
Zaklampenaantal 12
Verkeersregelaarsbordenaantal 10

Sportmateriaal

Pechhulpfietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 8
Fietsstandaardsaantal 4
Fietslichtsetsaantal 20
Spanbandenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speaker
Microfoon
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Tangenaantal 6
Schenk kannenaantal 8

Catering

Boodschappen
Drankenkrattenaantal 12
Waterdispensersaantal 4
Serveerkommenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Limonadetapsaantal 3
Koffiefiltersaantal 200
Theedozenaantal 8

Registratie

Inschrijftafelkledenaantal 2
Klembordenaantal 8
Registratiemappenaantal 6
Pennenbakjesaantal 4
Routekaartenaantal 250
Deelnemerslijstenaantal 12
Pasje voor vrijwilligersaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Nitrilhandschoenenaantal 100
Koelkompressenaantal 12
Thermische dekensaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Startlint
Ballonnenaantal 100
Pijlbannersaantal 6

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilniscontainersaantal 6
Emmersaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Vraag de vergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt en dien het verkeersplan tegelijk in. Neem voldoende tijd voor vragen of aanpassingen van de gemeente; zonder goedgekeurd plan kun je verkeersposten en afzettingen niet definitief indelen.
Controleer de route minimaal twee keer: eenmaal bij het uitwerken en nogmaals kort voor de tocht. Let vooral op wegwerkzaamheden, smalle doorgangen en plekken waar routepijlen, verkeerskegels of verkeershekken nodig zijn.
Plan fietspechhulp op de route, niet alleen bij de start en finish. Controleer de pechhulpfietsen, pompen, gereedschapssets, reservebinnenbanden en bandenlichters uiterlijk de dag ervoor en laad portofoons en andere batterijen volledig op.
Maak fietsgroepen met een vaste begeleider en geef elke verkeerspost een tijd, locatie en contactmogelijkheid. Deel vrijwilligerspakketten en reflecterende hesjes vooraf uit, zodat niemand op de ochtend zelf nog materiaal hoeft te zoeken.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 2 dagen voor vertrek. Vermeld de startlocatie, aankomsttijd, routekaart, groepsindeling, fietslichtadvies, dieet- of pauze-informatie en een procedure voor routewijzigingen bij slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autovrije fietstocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met route, datum en vergunning. Reserveer daarna de start- en eindlocatie, verkeersregelaars en fietspechhulp voordat je de inschrijving opent.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een autovrije fietstocht?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de tocht. Het verkeersplan moet daarbij aansluiten op de route en de geplande verkeersposten.
Wanneer moet ik de route van een fietstocht controleren?: Controleer de route bij het maken van het plan en opnieuw 3 tot 7 dagen voor de tocht. Controleer op wegwerkzaamheden, gewijzigde verkeerssituaties en plaatsen waar routepijlen of afzetmateriaal ontbreken.
Hoeveel tijd hebben deelnemers nodig voor de laatste informatie?: Stuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 48 uur voor vertrek. Communiceer een routewijziging direct zodra die bekend is en herhaal die bij de start, zodat niemand met een verouderde routekaart vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.