Organiser une sortie à vélo sans voitures, étape par étape

Commencez par fixer la date et un itinéraire réaliste, puis vérifiez rapidement les autorisations nécessaires et les points de circulation. Réservez ensuite les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que les agents et l’assistance dépannage. Les inscriptions servent à former les groupes, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles. La dernière semaine, concentrez-vous sur la météo, les changements de parcours, le matériel et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Soumettre le plan de circulation
4
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
5
Réserver le lieu de départ
6
Réserver le lieu d’arrivée
7
Réserver des agents de circulation
8
Réserver une assistance dépannage vélo
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Publier la carte du parcours
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Répartir les postes de circulation
2 personnes
16
Former les groupes cyclistes
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
19
Communiquer les changements d’itinéraire
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier le matériel
3 personnes
22
Vérifier les vélos d’assistance en cas de panne
2 personnes
23
Recharger les batteries
2 personnes
24
Trier les bracelets
2 personnes
25
Préparer des kits pour les bénévoles
2 personnes
26
Préparer les panneaux de direction
2 personnes

Événement

27
Balisage de la zone de départ
6 personnes
28
Balisser la zone d’arrivée
4 personnes
29
Installer les tentes de fête
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
32
Mettre en place le poste de dépannage
2 personnes
33
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
35
Installer des barrières de circulation
6 personnes
36
Briefer les signaleurs
2 personnes
37
Briefing des bénévoles
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Refroidir les boissons
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Tenir le comptoir d’inscription
3 personnes
42
Enregistrer les participants
4 personnes
43
Distribuer les bracelets
2 personnes
44
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
45
Donner les consignes de départ
2 personnes
46
Laisser partir les groupes de cyclistes
5 personnes
47
Occuper les postes de circulation
10 personnes
48
Vérifier les flèches d’itinéraire
3 personnes
49
Accompagner le dernier coureur
2 personnes
50
Fournir une assistance en cas de panne sur la route
3 personnes
51
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
52
Tenir les points d’eau
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Passer de la musique
56
Accueillir les cyclistes arrivant
3 personnes
57
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
58
Vérifier les bracelets
2 personnes
59
Accompagner le parking à vélos
2 personnes
60
Faire l'annonce de clôture
61
Démonter les postes de circulation
6 personnes
62
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
63
Dégager le parking à vélos
2 personnes

Suivi

64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
67
Démonter les tentes de fête
6 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Trier les matériaux
3 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Retourner le matériel de circulation
2 personnes
72
Ranger les courses restantes
2 personnes
73
Remercier les participants
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Signaler la fin du permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 24
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 6
Flèches de directionqté 35
Panneaux d'avertissementqté 12
Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Gilets réfléchissantsqté 30
Lampes de pocheqté 12
Panneaux de signalisation pour les agents de circulationqté 10

Matériel de sport

Vélos de dépannageqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 8
Supports à vélosqté 4
Ensembles d’éclairage véloqté 20
Sangles d'arrimageqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur portable
Microphone
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Pichets de serviceqté 8

Catering

Courses
Caisses de boissonsqté 12
Distributeurs d'eauqté 4
Saladiers de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 30
Robinet à limonadeqté 3
Filtres à caféqté 200
Boîtes de théqté 8

Inscription

Nappes pour table d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 8
Dossiers d’inscriptionqté 6
Pots à stylosqté 4
Cartes d'itinéraireqté 250
Listes de participantsqté 12
Badge pour bénévolesqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gants en nitrileqté 100
Packs de froidqté 12
Couvertures thermiquesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ruban de départ
Ballonsqté 100
Bannières fléchéesqté 6

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Conteneurs à déchetsqté 6
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Faites valider l’itinéraire avant d’annoncer la sortie : prévoyez les traversées, les zones à sécuriser et un plan de circulation transmis aux autorités. Un changement tardif oblige à modifier la carte, les panneaux et les messages aux participants.
Réservez les agents de circulation et l’assistance dépannage dès que la date et le parcours sont fixés. Prévoyez une solution pour les crevaisons : vélos de dépannage, pompes, chambres à air, démonte-pneus et kits d’outils.
Fermez les inscriptions assez tôt pour former les groupes cyclistes et affecter les bénévoles aux postes de circulation. Envoyez les informations pratiques au plus tard quelques jours avant le départ, avec le lieu, l’horaire, le parcours et la conduite à tenir en cas de modification.
Préparez un kit par bénévole avec un gilet réfléchissant, les consignes, un moyen de communication et, selon le poste, une lampe ou un panneau. Testez les talkies-walkies et rechargez les batteries avant l’installation, plutôt que le matin même.
Faites une vérification complète la veille : barrières, cônes, ruban de balisage, flèches, panneaux, signalétique de départ et d’arrivée, supports à vélos et éclairages. Contrôlez aussi les prévisions météo et annoncez tout changement d’itinéraire dès qu’il est confirmé.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont stabilisés, idéalement plusieurs semaines avant la sortie. Le délai dépend de l’autorité concernée ; ne publiez pas le parcours définitif avant d’avoir vérifié les exigences locales.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une sortie à vélo ?: Fermez-les quelques jours avant l’événement pour avoir le temps de traiter les participants, leurs besoins alimentaires et la composition des groupes. Gardez une marge pour préparer les bracelets et les kits des bénévoles.
Que prévoir en cas de panne de vélo pendant la sortie ?: Prévoyez au minimum une assistance mobile avec pompes, chambres à air de rechange, démonte-pneus et kits d’outils. Vérifiez les vélos de dépannage avant le départ et définissez un moyen de contact pour localiser rapidement un participant.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message après l’inscription, puis les consignes finales quelques jours avant le départ. Si l’itinéraire change, transmettez la nouvelle carte et les horaires dès validation, sans attendre la veille.

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