Zo organiseer je een autoshow zonder chaos

Een autoshow begint niet met glanzende auto’s, maar met een terreinplan. Leg eerst datum, locatie en capaciteit vast en controleer daarna vergunningen, verzekering en verkeersstromen. Terwijl deelnemers zich aanmelden, verzamel je per auto de benodigde informatie en werk je de indeling uit. Denk vroeg aan toiletten, afvalinzameling, stroom en beschutting: die voorzieningen worden vaak pas geregeld als de inschrijvingen al binnen zijn. Met duidelijke instructies en bewegwijzering voorkom je opstoppingen bij aankomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Locatiecapaciteit controleren
3
Evenementverzekering regelen
4
Benodigde vergunning controleren
5
Vergunning aanvragen
6
Autodeelnemers uitnodigen
2 personen
7
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldformulier openen
9
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
10
Promotieposters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Auto-informatie verzamelen
2 personen
14
Deelnemersindeling maken
2 personen
15
Parkeerindeling maken
2 personen
16
Reservering parkeerterrein maken
17
Reservering afvalinzameling maken
18
Reservering tafels en stoelen maken
19
Reservering toiletten controleren
20
Verkeersroute uitwerken
2 personen
21
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
22
Contactgegevens deelnemers bevestigen
2 personen
23
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
24
Parkeerborden ontwerpen
25
Plattegrond voor bezoekers maken
26
Naamkaartjes voor deelnemers maken
2 personen
27
Informatieborden printen
2 personen
28
Routepijlen voorbereiden
2 personen
29
Benodigdheden inventariseren
2 personen
30
Boodschappenlijst controleren
2 personen
31
Boodschappen doen
3 personen
32
Materialen ophalen
3 personen
33
Auto's aanmeldlijst afdrukken
34
Catering voorbereiden
4 personen
35
Locatiecontrole uitvoeren
2 personen
36
Terrein afzetten
4 personen
37
Parkeerroute uitzetten
4 personen
38
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
39
Registratiebalie opbouwen
3 personen
40
Autovakken markeren
4 personen
41
Informatieborden plaatsen
3 personen
42
Versiering ophangen
3 personen
43
Verlichting aansluiten
2 personen
44
Stroompunten beveiligen
2 personen
45
Auto's ontvangen
5 personen
46
Auto's naar vakken begeleiden
5 personen
47
Auto-informatie plaatsen
3 personen
48
Dranken koud zetten
3 personen
49
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

50
Registratiebalie bemannen
2 personen
51
Bezoekers ontvangen
3 personen
52
Polsbandjes uitdelen
2 personen
53
Parkeerbegeleiding verzorgen
4 personen
54
Informatiebalie bemannen
2 personen
55
Route naar auto's begeleiden
2 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Koffie en thee bijvullen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten controleren
2 personen
62
Toiletartikelen bijvullen
63
Auto's en bezoekers fotograferen
2 personen
64
Publieksstemming uitdelen
2 personen
65
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
66
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
67
Vertrekroute openen
3 personen
68
Vertrekkende auto's begeleiden
4 personen
69
Bezoekersuitgang begeleiden
2 personen
70
Registratiebalie sluiten
2 personen
71
Auto's veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

72
Restanten voedsel koelen
2 personen
73
Servies verzamelen
3 personen
74
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
75
Versiering verwijderen
3 personen
76
Verlichting afkoppelen
2 personen
77
Parkeerborden verwijderen
3 personen
78
Afval verzamelen
4 personen
79
Terrein schoonmaken
4 personen
80
Servies afwassen
3 personen
81
Apparatuur reinigen
2 personen
82
Materialen controleren
2 personen
83
Bruikbare materialen opbergen
3 personen
84
Huurmaterialen retourneren
3 personen
85
Afval afvoeren
2 personen
86
Gevonden voorwerpen registreren
87
Deelnemersfoto's selecteren
2 personen
88
Bedankbericht versturen
89
Foto's met deelnemers delen
90
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 6
Afzethekkenaantal 24
Pionnenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 30

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Handmegafoon
Portofoonsaantal 6
Fotocameraaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Start- en finishbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Prijstrofeeënaantal 3
Fotowand
Fotowandstandaardsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Thermosflessenaantal 4
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Registratie

Naamkaartjesaantal 50
Polsbandjesaantal 200
Stiftenaantal 12
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Stembriefjesaantal 200
Kassa- of geldkist
Contantgeld wisselgeld

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24

Communicatie

Parkeerbordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Programmafoldersaantal 200
Plattegrondenaantal 200
Tafeldisplaysaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak vóór de uitnodigingen een terreinindeling met aparte zones voor deelnemers, bezoekers, registratie en hulpdiensten. Zo weet je meteen hoeveel auto’s en hoeveel parkeerplaatsen passen.
Open de aanmeldingen pas nadat je de capaciteit hebt gecontroleerd. Vraag per auto minimaal contactgegevens en voertuiggegevens op, zodat je later geen lange berichtenronde nodig hebt.
Werk de verkeersroute uit met afzethekken, pionnen en verkeerskegels en stuur die route vooraf aan deelnemers. Plan bovendien iemand bij de entree die met een handmegafoon of portofoon kan bijsturen.
Regel toiletten, afvalinzameling, tafels, stoelen en eventuele partytenten zodra de datum en locatie vaststaan. Voor koffie en water heb je daarnaast een stroomplan nodig met verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.
Maak één deelnemersinstructie met aankomsttijd, parkeerplaats, contactnummer en wat er op de auto-informatie moet staan. Zet voor bezoekers een aparte plattegrond en parkeerborden klaar, zodat de registratiebalie niet de verkeersstroom blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een autoshow organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren. In die periode kun je de locatie, capaciteit, verzekering en eventuele vergunning regelen en daarna nog 6 tot 8 weken promotie voeren.
Hoeveel auto’s passen er op een terrein voor een autoshow?: Reken niet alleen met het oppervlak van de auto’s: houd per auto ook ruimte vrij voor deuropenen, looproutes en veiligheidsafstand. Reserveer als praktische start ongeveer 25 tot 35 m² per deelnemende auto en controleer het aantal daarna met de locatiecapaciteit.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een autoshow?: Stuur de eerste uitnodiging 8 tot 12 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het evenement. Zo houd je tijd over om de deelnemersindeling, parkeerindeling en contactgegevens te controleren.
Wat moet je regelen voor verkeer en veiligheid bij een autoshow?: Werk uiterlijk 4 weken vooraf een verkeersroute en veiligheidsplan uit. Leg vast waar afzethekken, pionnen, verkeerskegels, nooddoorgangen en portofoons komen en geef deelnemers de route minimaal 7 dagen voor de autoshow door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.