Organiser un salon automobile étape par étape

Un salon automobile se prépare d’abord comme un dispositif de circulation, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer la date, le lieu et la capacité réelle du parking avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, recueillez les informations sur les voitures, construisez le plan de stationnement et transmettez des consignes précises aux participants. Les autorisations, l’assurance, les toilettes, les déchets et les branchements électriques sont les points souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier la capacité du lieu
3
Organiser l’assurance de l’événement
4
Vérifier le permis requis
5
Demander une autorisation
6
Inviter les participants en voiture
2 personnes
7
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
10
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Collecter les informations sur les voitures
2 personnes
14
Créer la répartition des participants
2 personnes
15
Créer l’agencement du parking
2 personnes
16
Faire la réservation du parking
17
Réserver la collecte des déchets
18
Faire la réservation des tables et des chaises
19
Vérifier la réservation des toilettes
20
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
21
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
22
Confirmer les coordonnées des participants
2 personnes
23
Envoyer les instructions aux participants
2 personnes
24
Concevoir les panneaux de stationnement
25
Créer un plan pour les visiteurs
26
Créer des badges nominaux pour les participants
2 personnes
27
Imprimer les panneaux d'information
2 personnes
28
Préparer les flèches de direction
2 personnes
29
Inventorier les fournitures
2 personnes
30
Vérifier la liste des courses
2 personnes
31
Faire les courses
3 personnes
32
Récupérer le matériel
3 personnes
33
Imprimer la liste d’inscription des voitures
34
Préparer le service traiteur
4 personnes
35
Effectuer le contrôle du site
2 personnes
36
Balisage du site
4 personnes
37
Mettre en place l’itinéraire de stationnement
4 personnes
38
Installer les tables et les chaises
5 personnes
39
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
40
Marquer les places de parking
4 personnes
41
Placer les panneaux d’information
3 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Brancher l’éclairage
2 personnes
44
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
45
Accueillir les voitures
5 personnes
46
Guider les voitures vers les emplacements
5 personnes
47
Publier les informations sur les voitures
3 personnes
48
Mettre les boissons au frais
3 personnes
49
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

50
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Distribuer les bracelets
2 personnes
53
Assurer la circulation du parking
4 personnes
54
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
55
Guider les véhicules vers l’accès
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Servir les boissons
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
2 personnes
62
Réapprovisionner les articles de toilette
63
Photographier les voitures et les visiteurs
2 personnes
64
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
65
Recueillir les votes du public
2 personnes
66
Animer la remise des prix
3 personnes
67
Ouvrir l'itinéraire de départ
3 personnes
68
Accompagner les voitures au départ
4 personnes
69
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes
70
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
71
Faire partir les voitures en toute sécurité
4 personnes

Suivi

72
Refroidir les restes alimentaires
2 personnes
73
Rassembler la vaisselle
3 personnes
74
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
75
Retirer la décoration
3 personnes
76
Débrancher l’éclairage
2 personnes
77
Retirer les panneaux de stationnement
3 personnes
78
Rassembler les déchets
4 personnes
79
Nettoyer le site
4 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Nettoyer l’équipement
2 personnes
82
Vérifier le matériel
2 personnes
83
Ranger les matériaux réutilisables
3 personnes
84
Retourner les matériels de location
3 personnes
85
Évacuer les déchets
2 personnes
86
Enregistrer les objets trouvés
87
Sélectionner les photos des participants
2 personnes
88
Envoyer un message de remerciement
89
Partager les photos avec les participants
90
Vérifier les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 6
Barrières de sécuritéqté 24
Cônesqté 40
Cônes de signalisationqté 30

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 6
Appareil photoqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Nappesqté 12
Trophéesqté 3
Mur photo
Supports de fond photoqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Bouteilles isothermesqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Badges nominatifsqté 50
Braceletsqté 200
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 8
Bulletins de voteqté 200
Caisse ou coffre à argent
Monnaie pour la caisse

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24

Communication

Panneaux de stationnementqté 12
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Brochures du programmeqté 200
Plansqté 200
Présentoirs de tableqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan du parking avant d’annoncer l’événement. Prévoyez des emplacements numérotés, une zone d’arrivée et une voie libre pour les secours, puis vérifiez que la capacité correspond au nombre de voitures attendu.
Demandez dès l’inscription le modèle, les dimensions approximatives et les besoins particuliers de chaque voiture. Utilisez ces données pour répartir les véhicules sans devoir refaire le plan la veille.
Envoyez les consignes aux exposants au moins 7 jours avant l’ouverture : heure d’arrivée, entrée à utiliser, emplacement, vitesse maximale et procédure en cas de retard. Les visiteurs doivent recevoir un plan séparé.
Testez le parcours de circulation sur place avant le salon, avec cônes et barrières. Vérifiez les croisements entre voitures, visiteurs et zone d’inscription, surtout autour de l’entrée et des espaces photo.
Prévoyez l’alimentation électrique et l’éclairage avant l’installation des tentes. Comptez les rallonges, multiprises et passe-câbles nécessaires, et gardez les câbles hors des passages pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon automobile ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants et visiteurs. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver le parking, de souscrire l’assurance et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon automobile ?: Ouvrez-les 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez ou vérifiez les inscriptions au moins 7 jours avant afin de finaliser la répartition des voitures, les besoins alimentaires et les coordonnées des participants.
Quelles autorisations faut-il pour un salon automobile ?: Cela dépend du lieu, du nombre de visiteurs et de l’occupation de l’espace public. Vérifiez au minimum 8 semaines avant la date si une autorisation, un permis spécifique ou une déclaration est nécessaire, puis confirmez les exigences auprès de la commune et du propriétaire du site.
Comment organiser la circulation des voitures et des visiteurs ?: Séparez les flux dès le plan initial : une entrée pour les voitures, un chemin piéton clairement balisé et une sortie distincte si l’espace le permet. Testez le parcours au moins 3 jours avant l’ouverture avec cônes, barrières et panneaux de stationnement.

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