Zo organiseer je een autocrosswedstrijd

Begin niet met het werven van deelnemers, maar met de locatie, vergunningen en veiligheid. Leg daarna het circuit, het wedstrijdreglement en de paddockindeling vast, zodat je weet wat deelnemers en publiek kunnen verwachten. Vervolgens regel je inschrijvingen, startnummers, vrijwilligers en communicatie. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke briefing, betrouwbare portofoons en een gecontroleerd parcours met afzethekken, vlaggen en hulpdiensten op de hoogte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Circuitindeling vastleggen
3 personen
5
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
6
Hulpdiensten informeren
7
Omwonenden informeren
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Wedstrijdschema maken
2 personen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Functies verdelen
2 personen
17
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
18
Baancommissarissen instrueren
3 personen
19
Reserveringen maken
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Prijzen en bekers ophalen
2 personen
22
Voertuigen en trailers controleren
3 personen
23
Circuit uitzetten
6 personen
24
Veiligheidsbarrières plaatsen
6 personen
25
Paddock indelen
4 personen
26
Parkeerplaatsen markeren
4 personen
27
Toegangsborden plaatsen
2 personen
28
Tenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Tijdwaarneming installeren
3 personen
33
Startlicht testen
2 personen
34
Omroep testen
2 personen
35
EHBO-punt inrichten
2 personen
36
Brandblussers plaatsen
2 personen
37
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
38
Catering voorbereiden
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

41
Deelnemers aanmelden
3 personen
42
Technische keuring uitvoeren
4 personen
43
Rijdersbriefing geven
3 personen
44
Publiek ontvangen
4 personen
45
Opening aankondigen
46
Startopstelling begeleiden
4 personen
47
Races begeleiden
8 personen
48
Rondetijden registreren
3 personen
49
Baanveiligheid bewaken
8 personen
50
Start- en finishvlaggen bedienen
2 personen
51
Omroep verzorgen
2 personen
52
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Incidenten registreren
2 personen
59
Pauzeprogramma aankondigen
60
Finalisten bekendmaken
2 personen
61
Finale begeleiden
8 personen
62
Einduitslag controleren
3 personen
63
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
64
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
65
Circuit afsluiten
4 personen

Nazorg

66
Wedstrijdmateriaal demonteren
6 personen
67
Barrières verwijderen
6 personen
68
Tenten afbreken
6 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Terrein schoonmaken
6 personen
72
Afval afvoeren
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Materiaal controleren
3 personen
75
Geleend materiaal retourneren
2 personen
76
Uitslagen publiceren
77
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startnummersaantal 40
Start- en finishvlaggenaantal 12
Rode waarschuwingsvlaggenaantal 8
Gele waarschuwingsvlaggenaantal 8
Pionnenaantal 80
Lint voor parcoursaantal 10
Afzethekkenaantal 40
Houten palenaantal 80
Rubberbandenaantal 60
Startlicht
Rondeteller
Stopwatchesaantal 6
Finishlijn
Prijzengeldkoffersaantal 3
Bekersaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsvestenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 12
Oordoppenaantal 100
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat
Batterijenaantal 40
Laptopaantal 2
Printer
Printerpapieraantal 2

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Klapkistenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Mokkenaantal 60
Schenkkanenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelvitrinesaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Thermosflessenaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Communicatie

Inschrijfformulierenaantal 60
Wedstrijdreglementenaantal 50
Paddockbordjesaantal 20
Richtingbordenaantal 20
Parkeerbordenaantal 12
Markeringsstiftenaantal 12
Kleefbandaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 6
Schroevendraaiersetsaantal 4
Tangenaantal 6
Sleutelsetsaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Spanbandenaantal 12
Jerrycansaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag vergunningen en controleer de verzekering minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijd. Neem in het veiligheidsplan ook de toegangsroute voor hulpdiensten, afzettingen en de positie van brandblussers en EHBO-koffers op.
Maak het wedstrijdreglement voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld onder meer voertuig- en veiligheidsvoorwaarden, tijdschema, vlagprocedures en wanneer inschrijvingen sluiten; zo hoef je later minder deelnemers individueel te corrigeren.
Plan de circuitindeling op papier én op het terrein. Zet bochten en rijlijnen uit met pionnen, lint, houten palen en rubberbanden, en plaats veiligheidsbarrières vóór voertuigen en trailers het terrein oprijden.
Wijs per functie een verantwoordelijke aan en geef jury, baancommissarissen en andere vrijwilligers uiterlijk 60 minuten voor de start een briefing. Test portofoons, startlicht, rondeteller, stopwatches en geluidsinstallatie samen voordat het publiek binnenkomt.
Controleer de veiligheidsmiddelen tijdens de laatste terreinronde: brandblussers, EHBO-koffers, reddingsdekens, veiligheidsvesten, brillen en oordoppen moeten zichtbaar en bereikbaar zijn. Houd daarnaast een reservevoorraad batterijen, verlengkabels en stekkerdozen achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een autocrosswedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan. Reserveer daarna tijd voor inschrijvingen, vrijwilligers, materiaalcontrole en communicatie met omwonenden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een autocrosswedstrijd?: Maak per baanpost minimaal één baancommissaris en plan daarnaast aparte mensen voor jury, start, finish, paddock, deelnemersregistratie en publieksbegeleiding. Tel voor een klein evenement al snel 15 tot 25 vrijwilligers, afhankelijk van de baan en het aantal heats.
Wanneer moet je het wedstrijdschema en de startnummers maken?: Verwerk de aanmeldingen tot uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en bevestig daarna de deelnemers. Maak het definitieve schema en wijs startnummers 3 tot 5 dagen vooraf toe, zodat lijsten, vlagprocedures en omroepteksten nog gecontroleerd kunnen worden.
Wat moet je op de wedstrijddag vóór de start controleren?: Plan een volledige controle 60 tot 90 minuten voor de eerste heat. Loop het parcours, de finishlijn, barrières, vlagposten, paddock, portofoons, startlicht, EHBO, brandblussers en geluidsinstallatie na voordat deelnemers en publiek zich verspreiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.