Organiser une course d’autocross, étape par étape

Une course d’autocross se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité, puis comme une compétition. Commencez par le règlement, les autorisations, l’assurance et le plan du circuit avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, attribuez les rôles, préparez le planning des manches et contrôlez les véhicules. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les secours, la signalisation, les riverains et les moyens de communication entre commissaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Définir la répartition du circuit
3 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
6
Informer les services de secours
7
Informer les riverains
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
14
Établir le planning des matchs
2 personnes
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les rôles
2 personnes
17
Préparer le briefing du jury
2 personnes
18
Briefer les commissaires de piste
3 personnes
19
Faire les réservations
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les prix et les coupes
2 personnes
22
Contrôler les véhicules et les remorques
3 personnes
23
Tracer le circuit
6 personnes
24
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
25
Répartir le paddock
4 personnes
26
Baliser les places de parking
4 personnes
27
Installer les panneaux d’accès
2 personnes
28
Monter les tentes
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Installer le système de chronométrage
3 personnes
33
Tester le feu de départ
2 personnes
34
Tester la sonorisation
2 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Placer les extincteurs
2 personnes
37
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
38
Préparer le service traiteur
4 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

41
Inscrire les participants
3 personnes
42
Effectuer le contrôle technique
4 personnes
43
Faire le briefing des pilotes
3 personnes
44
Accueillir le public
4 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Accompagner l’installation de départ
4 personnes
47
Encadrer les courses
8 personnes
48
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
49
Surveiller la sécurité de la piste
8 personnes
50
Gérer les drapeaux de départ et d’arrivée
2 personnes
51
Gérer les annonces
2 personnes
52
Répondre aux questions du public
2 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Enregistrer les incidents
2 personnes
59
Annoncer le programme de la pause
60
Annoncer les finalistes
2 personnes
61
Encadrer la finale
8 personnes
62
Vérifier le classement final
3 personnes
63
Assurer la remise des prix
3 personnes
64
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes
65
Fermer le circuit
4 personnes

Suivi

66
Démonter le matériel de compétition
6 personnes
67
Retirer les barrières
6 personnes
68
Démonter les tentes
6 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le site
6 personnes
72
Évacuer les déchets
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Vérifier le matériel
3 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Publier les résultats
77
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Numéros de départqté 40
Drapeaux de départ et d’arrivéeqté 12
Drapeaux d'avertissement rougesqté 8
Drapeaux d’avertissement jaunesqté 8
Cônesqté 80
Ruban de parcoursqté 10
Barrières de sécuritéqté 40
Poteaux en boisqté 80
Bandes élastiquesqté 60
Feu de départ
Compteur de tours
Chronomètresqté 6
Ligne d’arrivée
Valises de prix en argentqté 3
Gobeletsqté 6

Sécurité

Extincteursqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 20
Lunettes de sécuritéqté 12
Bouchons d'oreillesqté 100
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Groupe électrogène
Pilesqté 40
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 6
Caisses pliantesqté 12
Glacièresqté 6
Parasolsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tassesqté 60
Carafesqté 6
Plateauxqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Vitrines réfrigéréesqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Bouteilles isothermesqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Communication

Formulaires d'inscriptionqté 60
Règlement du concoursqté 50
Panneaux de paddockqté 20
Panneaux de directionqté 20
Panneaux de stationnementqté 12
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 12

Outils

Marteauqté 6
Jeux de tournevisqté 4
Pincesqté 6
Jeux de clésqté 4
Attaches-câblesqté 200
Sangles d'arrimageqté 12
Jerricansqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement et le format des manches avant de publier le formulaire d’inscription. Prévoyez ensuite une date limite de traitement afin de confirmer les participants et d’attribuer les numéros de départ sans modifier le planning au dernier moment.
Traitez la sécurité avant la logistique : définissez les zones réservées au public, installez les barrières, préparez les drapeaux d’avertissement et transmettez le plan aux services de secours. Les extincteurs et les trousses de premiers secours doivent être accessibles, pas stockés au fond d’un véhicule.
Attribuez un rôle précis à chaque bénévole et organisez un briefing séparé pour le jury et les commissaires de piste. Pour une communication rapide pendant les manches, testez les talkies-walkies et le système de son au moins 2 heures avant le départ.
Contrôlez chaque véhicule et chaque remorque avant l’accès au paddock, puis répartissez les emplacements selon le plan prévu. Gardez une zone libre pour les interventions et ne laissez pas les câbles, rallonges ou multiprises traverser les passages.
Tracez le circuit et la ligne d’arrivée avant l’installation finale des cônes, rubans et barrières. Faites un tour complet à pied avec les responsables de course, vérifiez le compteur de tours et les chronomètres, puis répétez la procédure de départ avec les drapeaux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’autocross ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, prévenir les riverains et recruter les bénévoles. Gardez les 2 dernières semaines pour confirmer les participants, finaliser le planning et contrôler le matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à une course d’autocross ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 semaines avant la course et fixez une clôture 10 à 14 jours avant le départ. Ce délai permet de traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et attribuer les numéros de départ.
Combien de commissaires faut-il prévoir pour un circuit d’autocross ?: Le nombre dépend du circuit et de ses zones à surveiller, mais prévoyez au minimum 1 commissaire par poste de sécurité, plus un responsable de course et un remplaçant. Faites le briefing au moins 1 heure avant la première manche.
Que faut-il vérifier le matin d’une course d’autocross ?: Vérifiez le circuit, les barrières, les drapeaux, les extincteurs, les trousses de secours, les radios et l’alimentation électrique avant l’arrivée du public. Terminez ce contrôle au moins 2 heures avant le départ pour corriger un problème sans retarder les manches.

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