Zo organiseer je een atelierroute zonder losse eindjes

Begin een atelierroute niet met posters of social media, maar met de deelnemers en de route. Leg eerst vast welke ateliers meedoen, verzamel alle locaties en stem openingstijden af. Daarna bouw je het programma, de routekaart en de communicatie op rond informatie die bezoekers echt nodig hebben. In de laatste week verschuift de aandacht naar bewegwijzering, materialen, vrijwilligers en techniek. Zo voorkom je dat een atelier wel op de kaart staat, maar niet bereikbaar of geopend is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemende ateliers vastleggen
2 personen
2
Route en locaties verzamelen
2 personen
3
Openingstijden per atelier afstemmen
2 personen
4
Deelnemersinformatie versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Fotomateriaal van kunstenaars verzamelen
2 personen
8
Routekaart ontwerpen
2 personen
9
Routekaart laten drukken
10
Programma online publiceren
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Persbericht versturen
13
Socialmediaberichten plannen
14
Opening en rondleidingen plannen
2 personen
15
Reserveringen voor materialen maken
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Contactlijst voor organisatoren maken
18
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
19
Plattegronden per atelier maken
2 personen
20
Bewegwijzering ontwerpen
21
Naambadges voorbereiden
22
Bewegwijzering printen
23
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
24
Kunstwerken en labels inventariseren
2 personen
25
Cateringbestelling plaatsen
26
Routekaartjes sorteren
2 personen
27
Materialen per locatie verdelen
3 personen
28
Dranken en boodschappen inkopen
2 personen
29
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
30
Catering voorbereiden
3 personen

Event

31
Opbouwlocatie openen
2 personen
32
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Kunstwerken en labels plaatsen
4 personen
35
Verlichting controleren
2 personen
36
Bewegwijzering ophangen
3 personen
37
Routekaarten klaarleggen
2 personen
38
Geluidsapparatuur testen
2 personen
39
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
40
Hapjes op schalen leggen
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
42
Ateliers telefonisch controleren
2 personen
43
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
44
Bezoekers registreren
2 personen
45
Routekaarten uitdelen
2 personen
46
Bezoekers naar ateliers verwijzen
2 personen
47
Opening begeleiden
2 personen
48
Rondleidingen begeleiden
3 personen
49
Workshops begeleiden
4 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Programmawijzigingen communiceren
57
Avondprogramma aankondigen
58
Lichtniveau voor avond instellen
2 personen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
60
Laatste ateliercontrole uitvoeren
2 personen
61
Ontvangstbalie afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Kunstwerken veiligstellen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
3 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Geleende materialen verzamelen
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Routeborden verwijderen
2 personen
71
Ongebruikte catering opruimen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Kunstenaars informeren over afhalen
74
Bezoekersgegevens archiveren
75
Bedankberichten versturen
76
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 6
Krukkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Presentatieschermenaantal 2
Projectorenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstandaardenaantal 8
Batterijlampenaantal 10

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 20
Fotolijstenaantal 20
Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 60
Kleefgumaantal 10
Wasknijpersaantal 100
Touwrollenaantal 4
Bloemenvazenaantal 8

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertablettenaantal 6
Koelzakkenaantal 4
Etikettenaantal 100
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg deelnemende ateliers en hun openingstijden uiterlijk vier weken vooraf vast. Vraag meteen om adres, contactpersoon, fotomateriaal, dieetwensen en informatie over rondleidingen; ontbrekende gegevens vertragen later de routekaart en publicatie.
Maak de routekaart pas nadat alle locaties zijn gecontroleerd. Zet per atelier een duidelijk adres, openingstijd en herkenbaar routepunt; druk de kaarten uiterlijk één week vooraf, zodat fouten nog kunnen worden hersteld.
Plan communicatie in drie momenten: een eerste uitnodiging, een praktische herinnering en berichten op de dagen zelf. Vermeld telkens openingstijden, route-informatie en wijzigingen, want bezoekers zoeken meestal niet alleen naar namen maar ook naar bereikbaarheid.
Geef vrijwilligers per dienst één vaste taak en een korte contactlijst. Plan de briefing uiterlijk één dag vooraf en controleer of informatiebord, naambadges, portofoons en plattegronden op de juiste locatie liggen.
Test techniek en presentatie per atelier uiterlijk de dag voor de route. Controleer projectoren, presentatieschermen, microfoons, speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen; neem daarnaast batterijlampen mee voor plekken waar de verlichting onvoldoende is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een atelierroute?: Begin minstens acht weken vooraf met deelnemende ateliers en route-informatie. Leg openingstijden en locaties uiterlijk vier weken vooraf vast, en reserveer de laatste week voor drukken, briefing en controles.
Wanneer moet de routekaart van een atelierroute klaar zijn?: Maak het ontwerp nadat alle adressen en openingstijden zijn gecontroleerd. Laat de routekaart uiterlijk één week vooraf drukken, zodat je nog tijd hebt om een verkeerd adres of gewijzigde tijd aan te passen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een atelierroute?: Reken minimaal één aanspreekpunt per informatiepunt of centrale locatie en wijs per atelier een vaste contactpersoon aan. Maak de indeling uiterlijk een week vooraf en geef iedereen de contactlijst en veiligheidsinstructies.
Wat moet je de dag voor een atelierroute controleren?: Controleer per atelier de kunstwerken, labels, presentatiematerialen, bewegwijzering en techniek. Leg routepijlen, informatieborden, naambadges en plattegronden klaar en test projectoren, microfoons en verlichting uiterlijk één dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.