Organiser un parcours des ateliers, étape par étape

Un parcours des ateliers repose d’abord sur un itinéraire réaliste, puis sur des horaires que chaque atelier peut réellement tenir. Commencez par confirmer les participants, les lieux et les heures d’ouverture avant de communiquer le programme. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les visites guidées doivent être centralisés assez tôt. Prévoyez ensuite la carte, la signalétique, les bénévoles et le matériel d’accueil : ce sont souvent ces éléments qui manquent le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Recenser les ateliers participants
2 personnes
2
Rassembler l’itinéraire et les lieux
2 personnes
3
Coordonner les horaires d’ouverture par atelier
2 personnes
4
Envoyer les informations aux participants
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Rassembler des photos des artistes
2 personnes
8
Concevoir la carte d'itinéraire
2 personnes
9
Faire imprimer la carte de l'itinéraire
10
Publier le programme en ligne
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Envoyer le communiqué de presse
13
Planifier les publications sur les réseaux sociaux
14
Prévoir l’ouverture et les visites guidées
2 personnes
15
Faire les réservations de matériel
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Créer une liste de contacts pour les organisateurs
18
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
19
Créer des plans par atelier
2 personnes
20
Concevoir la signalétique
21
Préparer les badges nominatifs
22
Imprimer la signalisation
23
Vérifier le matériel de présentation
2 personnes
24
Inventorier les œuvres et les étiquettes
2 personnes
25
Passer la commande traiteur
26
Trier les cartes d’itinéraire
2 personnes
27
Répartir le matériel par site
3 personnes
28
Acheter les boissons et les courses
2 personnes
29
Stocker les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu de montage
2 personnes
32
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer les œuvres et les étiquettes
4 personnes
35
Vérifier l'éclairage
2 personnes
36
Installer la signalétique
3 personnes
37
Préparer les cartes d’itinéraire
2 personnes
38
Tester le matériel sonore
2 personnes
39
Installer le point café et thé
2 personnes
40
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Vérifier les ateliers par téléphone
2 personnes
43
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
45
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
46
Orienter les visiteurs vers les ateliers
2 personnes
47
Accompagner l'ouverture
2 personnes
48
Accompagner les visites guidées
3 personnes
49
Encadrer les ateliers
4 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Communiquer les changements de programme
57
Annoncer le programme du soir
58
Régler l'éclairage pour la soirée
2 personnes
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
60
Effectuer la dernière vérification de l’atelier
2 personnes
61
Fermer le comptoir d’accueil
2 personnes

Suivi

62
Mettre les œuvres en sécurité
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
3 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
71
Ranger la restauration non utilisée
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Informer les artistes du retrait
74
Archiver les données des visiteurs
75
Envoyer les messages de remerciement
76
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 4
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 6
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Écrans de présentationqté 2
Projecteursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 8
Lampes à batterieqté 10

Décoration

Flèches de directionqté 30
Panneaux d'informationqté 20
Cadres photoqté 20
Badges nominatifsqté 80
Supports de badges nominatifsqté 60
Pâte adhésiveqté 10
Pinces à lingeqté 100
Rouleaux de cordeqté 4
Vases à fleursqté 8

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 4
Étiquettesqté 100
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez les ateliers et leurs adresses avant de dessiner l’itinéraire. Regroupez les lieux proches et vérifiez le temps de déplacement entre deux étapes, surtout si les visites guidées ont une heure fixe.
Demandez les horaires d’ouverture définitifs au moins 3 semaines avant l’événement. Un programme publié avant cette confirmation crée rapidement des visiteurs devant une porte fermée.
Fermez les inscriptions avec une liste unique et recueillez les besoins alimentaires en même temps. Transmettez ensuite aux participants les horaires, les adresses, le point de départ et les consignes pratiques dans un seul message.
Préparez la signalétique comme un parcours, pas comme une décoration isolée : une flèche à chaque changement de direction et un panneau d’information à chaque atelier. Imprimez aussi des plans par atelier pour les bénévoles.
Répartissez les bénévoles par créneau et donnez-leur une liste de contacts ainsi que des talkies-walkies si les lieux sont éloignés. Vérifiez la veille les rallonges, multiprises, microphones, écrans et projecteurs prévus pour les présentations.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un parcours des ateliers ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les ateliers, les lieux et leurs horaires doivent être confirmés avant l’impression de la carte et l’envoi des invitations.
Quand publier le programme d’un parcours des ateliers ?: Publiez une première version environ 3 semaines avant l’événement, uniquement après validation des horaires d’ouverture. Envoyez les informations finales aux participants au plus tard 7 jours avant.
Combien de temps prévoir entre deux ateliers ?: Prévoyez au minimum 15 minutes pour un déplacement court et 30 minutes si le public change de quartier ou de site. Ajoutez davantage de marge lorsque les visites guidées commencent à heure fixe.
Que faut-il vérifier la veille d’un parcours des ateliers ?: Contrôlez les clés et les horaires d’accès, la signalétique, les badges, les plans et le matériel de présentation. Faites aussi un appel rapide aux responsables de chaque atelier et confirmez la présence des bénévoles pour chaque créneau.

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