Eine Atelierroute Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Atelierroute entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine belastbare Route mit abgestimmten Öffnungszeiten. Beginne mit den teilnehmenden Ateliers und ihren Entfernungen, bevor du Einladungen oder Presseinformationen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Besucherinformationen, Beschilderung und die Einteilung der Freiwilligen. Plane außerdem früh, wie Eröffnung, Führungen, Technik und Catering an jedem Ort funktionieren. So vermeidest du, dass Besucher vor verschlossenen Türen stehen oder wichtige Materialien erst am Veranstaltungstag fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmende Ateliers festlegen
2 Personen
2
Route und Orte zusammenstellen
2 Personen
3
Öffnungszeiten je Atelier abstimmen
2 Personen
4
Teilnehmerinformationen versenden
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Fotomaterial von Künstlern sammeln
2 Personen
8
Routenkarte gestalten
2 Personen
9
Streckenkarte drucken lassen
10
Programm online veröffentlichen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Pressemitteilung versenden
13
Social-Media-Beiträge planen
14
Eröffnung und Führungen planen
2 Personen
15
Materialreservierungen erstellen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Kontaktliste für Organisatoren erstellen
18
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
19
Grundrisse pro Atelier erstellen
2 Personen
20
Beschilderung entwerfen
21
Namensschilder vorbereiten
22
Beschilderung drucken
23
Präsentationsmaterial kontrollieren
2 Personen
24
Kunstwerke und Beschriftungen inventarisieren
2 Personen
25
Cateringbestellung aufgeben
26
Routenplaketten sortieren
2 Personen
27
Materialien pro Standort verteilen
3 Personen
28
Getränke und Einkäufe besorgen
2 Personen
29
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
30
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

31
Aufbauort öffnen
2 Personen
32
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Kunstwerke und Beschriftungen anbringen
4 Personen
35
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
3 Personen
37
Streckenkarten bereitlegen
2 Personen
38
Tonanlage testen
2 Personen
39
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
40
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
41
Freiwillige einweisen
2 Personen
42
Ateliers telefonisch abklären
2 Personen
43
Empfangstheke besetzen
2 Personen
44
Besucher registrieren
2 Personen
45
Routenpläne austeilen
2 Personen
46
Besucher zu Ateliers leiten
2 Personen
47
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
48
Führungen begleiten
3 Personen
49
Workshops betreuen
4 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Programmänderungen kommunizieren
57
Abendprogramm ankündigen
58
Lichtniveau für den Abend einstellen
2 Personen
59
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
60
Letzte Atelierkontrolle durchführen
2 Personen
61
Empfangstresen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Kunstwerke sichern
4 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
2 Personen
66
Location reinigen
3 Personen
67
Abfall entsorgen
2 Personen
68
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
69
Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Wegweiser entfernen
2 Personen
71
Nicht verwendetes Catering aufräumen
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Künstler über die Abholung informieren
74
Besucherdaten archivieren
75
Dankesnachrichten versenden
76
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

InformationstischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 30
TischdeckenAnz. 6
HockerAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
PräsentationsbildschirmeAnz. 2
ProjektorenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtständerAnz. 8
BatterielampenAnz. 10

Dekoration

WegweiserAnz. 30
InfotafelnAnz. 20
BilderrahmenAnz. 20
NamensschilderAnz. 80
NamensschildhalterAnz. 60
KlebestiftAnz. 10
WäscheklammernAnz. 100
SeilrollenAnz. 4
BlumenvasenAnz. 8

Küche

WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
KühltaschenAnz. 4
EtikettenAnz. 100
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst die teilnehmenden Ateliers und eine realistische Reihenfolge fest. Prüfe pro Strecke Gehzeiten, Zugänge und die verfügbare Zeit zwischen zwei Stationen, bevor du die Routenkarte drucken lässt.
Stimme die Öffnungszeiten jedes Ateliers schriftlich ab und veröffentliche nur bestätigte Zeiten. Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher; Änderungen sollten sofort über denselben Kontaktweg verteilt werden.
Erstelle für jedes Atelier einen eigenen Grundriss mit Eingang, Infotisch, Sitzplätzen, Kunstwerken und Fluchtwegen. Kennzeichne außerdem, wo Kaffeemaschinen, Kühlboxen, Verlängerungskabel und Präsentationstechnik stehen.
Teile Freiwillige nicht nur nach Ort, sondern auch nach Aufgabe ein: Empfang, Führungen, Orientierung und Technik brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Eine gemeinsame Kontaktliste und Funkgeräte helfen, wenn sich ein Zeitplan verschiebt.
Kontrolliere Beschilderung, Namensschilder, Beschriftungen und Präsentationsmaterial mindestens einen Tag vorher vor Ort. Zähle Geschirr und Getränke für die erwartete Besucherzahl und kläre Ernährungswünsche vor der Cateringbestellung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Atelierroute organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit den teilnehmenden Ateliers und der Routenplanung. Öffnungszeiten, Führungen und Materialreservierungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie plant man die Route für eine Atelierroute?: Ordne die Ateliers nach Lage und plane pro Strecke die tatsächliche Gehzeit plus 10 bis 15 Minuten Puffer ein. Die fertige Karte sollte mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung geprüft und anschließend gedruckt werden.
Wann müssen Einladungen und Presseinformationen verschickt werden?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Die Pressemitteilung und die ersten Social-Media-Beiträge können 3 bis 4 Wochen vor der Atelierroute erscheinen, sobald Orte und Öffnungszeiten bestätigt sind.
Wie viele Helfer braucht eine Atelierroute?: Plane pro geöffnetem Atelier mindestens eine Ansprechperson und zusätzlich zwei bis drei Personen für zentrale Information, Führungen und Koordination ein. Erstelle den Einsatzplan spätestens 2 Wochen vorher und bestätige ihn noch einmal 3 Tage vor dem Termin.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.