Zo organiseer je een atelier open dag

Begin met een duidelijk programma en werk daarna terug naar de open dag. Bepaal wanneer bezoekers binnenkomen, wanneer workshops starten en hoeveel werkstukken je toont. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat je bezoekerslijst, materialen en catering kloppen. In de laatste week draait alles om een logische route door het atelier, een ingerichte expositie en een ontvangst waarbij niemand hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Workshopinschrijvingen verwerken
6
Reserveringen maken
7
Bezoekerslijst afdrukken
8
Route en plattegrond maken
9
Werkstukken selecteren
2 personen
10
Werkstukken labelen
2 personen
11
Werkstukken verpakken
2 personen
12
Presentatiemateriaal controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen naar atelier brengen
2 personen
15
Atelier grondig schoonmaken
3 personen
16
Werktafels vrijmaken
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
18
Expositiewanden opstellen
3 personen
19
Werkstukken tentoonstellen
3 personen
20
Workshoptafels inrichten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
2 personen
25
Informatietafel klaarzetten
26
Techniek en verlichting testen
2 personen

Event

27
Bezoekers ontvangen
2 personen
28
Rondleidingen verzorgen
2 personen
29
Workshops begeleiden
3 personen
30
Hapjes en drankjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Servies en afval verzamelen
33
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Werkstukken veilig inpakken
3 personen
35
Meubilair terugplaatsen
3 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Atelier schoonmaken
3 personen
38
Afval afvoeren
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Expositiewandenaantal 6
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Kleefstripsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersstroom vóór je tafels en expositiewanden neerzet. Zet route- en richtingborden op alle plekken waar iemand moet kiezen, en houd de workshoptafels vrij van de looproute.
Verwerk workshopinschrijvingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Druk de bezoekerslijst daarna af en neem een actuele versie mee naar de informatietafel.
Maak werkstukken niet pas op de ochtend zelf tentoonstellingsklaar. Selecteer, label en verpak ze vooraf; controleer op de dag zelf alleen nog de plaatsing en leesbaarheid van de labels.
Doe de technische controle vóór het atelier volloopt. Test koffiezetapparaten, waterkokers, ledlampen en speakers met de beschikbare verlengkabels en stekkerdozen, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te improviseren.
Zet catering en ontvangst gescheiden van het maak- en expositiegedeelte. Zet dranken koud, bereid koffie en thee voor en leg borden, glazen, bestek en serveertangen klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een atelier open dag?: Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de open dag, zodat je inschrijvingen en workshopplaatsen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik bezoekers en workshopdeelnemers registreren?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vooraf. Gebruik daarna de definitieve bezoekerslijst voor ontvangst, workshopindeling en catering.
Hoe richt je een atelier in voor een open dag?: Maak eerst een route van entree naar informatietafel, expositie en workshopruimte. Zet tafels en stoelen minimaal 2 uur voor opening klaar en houd doorgangen en werktafels vrij.
Wanneer bereid je de catering voor een atelier open dag?: Doe boodschappen en breng materialen uiterlijk de dag ervoor naar het atelier. Zet dranken 2 tot 3 uur vooraf koud en bereid koffie, thee en hapjes in het laatste uur voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.