Tag der offenen Tür im Atelier planen: die richtige Reihenfolge
Bei einem Tag der offenen Tür im Atelier müssen Ausstellung, Besucherstrom und Workshops gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum und Programm fest, verschicke dann die Einladungen und bearbeite Anmeldungen sowie Workshop-Plätze. Danach folgen Werke, Raumplanung und Materialtransport. In den letzten Tagen zählen klare Beschriftungen, ein verständlicher Lageplan und ein vorbereiteter Empfang, damit Gäste nicht suchen müssen und die Arbeitsbereiche frei bleiben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
- 6
Reservierungen vornehmen
- 7
Besucherliste ausdrucken
- 8
Route und Lageplan erstellen
- 9
Werke auswählen
2 Personen
- 10
Werkstücke beschriften
2 Personen
- 11
Exponate verpacken
2 Personen
- 12
Präsentationsmaterial kontrollieren
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien ins Atelier bringen
2 Personen
- 15
Atelier gründlich reinigen
3 Personen
- 16
Arbeitstische freiräumen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
- 18
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
- 19
Werkstücke ausstellen
3 Personen
- 20
Workshop-Tische einrichten
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 25
Infotisch aufbauen
- 26
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Event
- 27
Besucher empfangen
2 Personen
- 28
Führungen durchführen
2 Personen
- 29
Workshops betreuen
3 Personen
- 30
Snacks und Getränke servieren
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
- 32
Geschirr und Abfall einsammeln
- 33
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Werkstücke sicher verpacken
3 Personen
- 35
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Atelier reinigen
3 Personen
- 38
Abfall entsorgen
2 Personen
- 39
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- AusstellungswändeAnz. 6
- HockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- RichtungsschilderAnz. 8
- NamensschilderAnz. 50
- KlebestreifenAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege spätestens vier bis sechs Wochen vorher Datum, Öffnungszeiten und Programm fest. Verschicke die Einladungen danach gesammelt und führe Anmeldungen, Ernährungswünsche und Workshop-Plätze in einer Liste zusammen.
- Plane die Ausstellung nicht erst am Vortag. Wähle die Werke früh aus, beschrifte jedes Werkstück und kontrolliere Präsentationsmaterial sowie Ausstellungswände, bevor alles ins Atelier gebracht wird.
- Ordne die Räume nach dem Besucherstrom: Eingang und Infotisch zuerst, Ausstellung danach, Workshop-Tische an einen klar abgegrenzten Platz. Erstelle zusätzlich einen Lageplan und bringe Richtungs- und Willkommensschilder rechtzeitig an.
- Räume Arbeitstische frei und reinige das Atelier gründlich, bevor Tische, Stühle und Ausstellungswände aufgestellt werden. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, LED-Lampen und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher, statt technische Probleme während des Empfangs zu lösen.
- Bereite Getränke und Snacks in getrennten Stationen vor: Kaffee und Tee brauchen Tassen, Kannen und eine gut erreichbare Wasserquelle, Snacks Teller, Besteck und Servierzangen. Getränke kannst du am Veranstaltungstag kalt stellen; Kaffee und Tee sollten erst kurz vor Beginn vorbereitet werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Tag der offenen Tür im Atelier einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens sieben bis zehn Tage vorher, damit Besucherliste, Workshop-Plätze und Ernährungswünsche feststehen.
- Wie plant man Workshops bei einem Tag der offenen Tür im Atelier?
- Lege pro Workshop eine feste Teilnehmerzahl und ein Anmeldeende fest, idealerweise sieben Tage vor der Veranstaltung. Richte die Workshop-Tische mindestens am Vortag ein und trenne sie vom Ausstellungsbereich, damit Material und Exponate geschützt bleiben.
- Wann sollte man die Ausstellung im Atelier aufbauen?
- Wähle und beschrifte die Werke mindestens drei bis fünf Tage vorher. Stelle Ausstellungswände, Möbel und Exponate am Vortag auf, damit am Veranstaltungstag nur noch Licht, Getränke, Snacks und der Infotisch vorbereitet werden müssen.
- Was wird bei einem Tag der offenen Tür im Atelier oft vergessen?
- Häufig fehlen gut sichtbare Richtungsschilder, ein ausgedrucktes Besucherregister und ein Lageplan. Kontrolliere diese drei Punkte spätestens am Vorabend und prüfe zusätzlich Kabel, Beleuchtung, Kaffeeausstattung und ausreichend Geschirr.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!