Organiser un atelier portes ouvertes sans rien laisser au hasard

Une journée portes ouvertes dans un atelier se prépare dans un ordre précis : programme, inscriptions, sélection des travaux, aménagement puis accueil des visiteurs. Commencez par fixer les horaires et le nombre de participants avant de prévoir les ateliers et les réservations. Les derniers jours servent surtout à rendre les œuvres lisibles, dégager les tables de travail et installer un parcours simple. Prévoyez aussi l’accueil, les boissons et les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Traiter les inscriptions aux ateliers
6
Faire les réservations
7
Imprimer la liste des visiteurs
8
Créer l’itinéraire et le plan
9
Sélectionner les travaux
2 personnes
10
Étiqueter les travaux
2 personnes
11
Emballer les préparations
2 personnes
12
Vérifier le matériel de présentation
13
Faire les courses
2 personnes
14
Apporter le matériel à l'atelier
2 personnes
15
Nettoyer soigneusement l'atelier
3 personnes
16
Libérer les tables de travail
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Installer les cloisons d’exposition
3 personnes
19
Exposer les travaux
3 personnes
20
Installer les tables d'atelier
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer les en-cas
2 personnes
25
Installer la table d’information
26
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes

Événement

27
Accueillir les visiteurs
2 personnes
28
Assurer les visites guidées
2 personnes
29
Encadrer les ateliers
3 personnes
30
Servir les amuse-bouches et les boissons
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
32
Rassembler la vaisselle et les déchets
33
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

34
Emballer les œuvres en toute sécurité
3 personnes
35
Remettre le mobilier en place
3 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Nettoyer l'atelier
3 personnes
38
Évacuer les déchets
2 personnes
39
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Murs d’expositionqté 6
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 50
Bandes adhésivesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires de visite, les créneaux d’atelier et le nombre de places disponibles pour chaque activité.
Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant l’ouverture. Vous aurez le temps de confirmer les réservations, d’imprimer la liste des visiteurs et de prévoir les besoins alimentaires.
Sélectionnez et étiquetez les travaux avant leur emballage. Réservez au moins une demi-journée pour vérifier les supports de présentation et éviter de découvrir une pièce manquante au moment de l’installation.
Le jour précédent, nettoyez soigneusement l’atelier et libérez les tables de travail. Installez ensuite les tables, les chaises et les cloisons d’exposition afin de garder un espace dégagé pour la circulation.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : panneau d’accueil, panneaux de direction, badges, boissons au frais, café, thé et en-cas. Gardez une table d’information visible dès l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour fixer le programme, envoyer les invitations et gérer les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour l’aménagement, l’exposition et la préparation de l’accueil.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec les horaires et les ateliers proposés. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de confirmer les places et les besoins alimentaires.
Comment organiser les ateliers pendant les portes ouvertes ?: Définissez un nombre de places par créneau et traitez les inscriptions séparément des visites libres. Préparez les tables d’atelier et le matériel au moins 1 heure avant le premier groupe.
Que préparer la veille d’un atelier portes ouvertes ?: La veille, nettoyez l’atelier, libérez les tables, installez le mobilier et disposez les cloisons d’exposition. Vérifiez aussi l’éclairage, les rallonges, les multiprises et les boissons pour ne pas gérer ces détails pendant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.