Zo organiseer je een architectuurcongres

Begin met het programma en de datum, en leg daarna direct de locatie vast. Een architectuurcongres staat of valt met bevestigde sprekers, betrouwbare presentatietechniek en een registratie die tijdens de ontvangst soepel verloopt. Plan voldoende tijd voor presentaties, dieetwensen, naamkaartjes en route-informatie. Test beamer, scherm, microfoons en kabels niet pas op de congresdag, maar controleer ze vooraf én nogmaals bij opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en datum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
5
Presentaties opvragen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekerslijst bijwerken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Programma afdrukken
13
Routebeschrijving maken
14
Parkeerinformatie versturen
15
Catering reserveren
2 personen
16
Lunchmenu samenstellen
2 personen
17
Vegetarische opties vastleggen
18
Reserveringen controleren
19
Technische benodigdheden testen
2 personen
20
Presentaties verzamelen
21
Back-up presentaties maken
22
Naamkaartjes sorteren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
26
Presentatieruimte klaarzetten
3 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Podiumtafel inrichten
2 personen
30
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Verlichting instellen
2 personen
33
Presentaties klaarzetten
34
Infopunten inrichten
2 personen
35
Programma's neerleggen
2 personen
36
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
39
Catering controleren
2 personen
40
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Bezoekers registreren
4 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Welkomstkoffie serveren
3 personen
45
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
46
Sprekers aankondigen
47
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
48
Microfoons beheren
49
Vragen uit de zaal begeleiden
50
Koffie en thee bijvullen
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzehapjes serveren
3 personen
53
Lunchbuffet serveren
5 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
57
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
58
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
59
Bezoekers uitchecken
2 personen
60
Sprekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Buffet afbouwen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
3 personen
68
Toiletten controleren
69
Geleende materialen sorteren
2 personen
70
Apparatuur retourneren
2 personen
71
Meubilair retourneren
3 personen
72
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
73
Registratiegegevens archiveren
74
Bedankmails versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 140
Rechthoekige tafelsaantal 16
Hoge statafelsaantal 10
Podiumtafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Kleedkamerrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 30
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 160
Koffielepelsaantal 160
Dinerbordenaantal 160
Dessertbordenaantal 160
Dinerbesteksetsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
USB-sticksaantal 4
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24
Laserpointeraantal 2
Oplaadbare batterijenaantal 16

Registratie

Registratietafelsaantal 3
Naamkaartjesaantal 140
Badgehoudersaantal 140
Lanyardsaantal 140
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Registratiebordenaantal 3
Programmamappenaantal 140
Polsbandjesaantal 140

Decoratie

Congresbanierenaantal 4
Richtingsbordenaantal 12
Infopanelenaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Sprekersnaambordjesaantal 6
Programmapostersaantal 8
Plantenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmandenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, datum en locatie eerst vast; benader sprekers daarna meteen en vraag presentaties uiterlijk 1 week vooraf op. Zo houd je tijd over om de volgorde te controleren en back-ups te maken.
Open de aanmelding zodra het programma voldoende staat. Verzamel bij iedere inschrijving direct dieetwensen en werk de bezoekerslijst minimaal 2 keer bij: na de sluiting en op de dag vóór het congres.
Maak de registratiebalie klaar met gesorteerde naamkaartjes, een actuele bezoekerslijst en een duidelijk programma. Reken per bezoeker op ongeveer 1 minuut voor controle en uitgifte, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Controleer techniek met de laptop en de daadwerkelijke presentaties: beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, presentatieklikker, draadloze microfoons en luidsprekers. Leg presentaties ook op minstens 2 USB-sticks klaar.
Reserveer catering op basis van de definitieve bezoekerslijst en leg vegetarische opties apart vast. Zet dranken tijdig koud en controleer vóór opening of waterglazen, koffiekopjes, servies en bestek op de juiste plekken staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een architectuurcongres?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Benader sprekers direct daarna; vraag hun definitieve bevestiging en presentatie uiterlijk 1 week vóór het congres op.
Wanneer moet ik sprekers voor een architectuurcongres benaderen?: Benader sprekers zodra datum, locatie en het globale programma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Stuur 1 week vóór het congres een laatste bevestiging met tijden, route en technische afspraken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de registratie van een congres?: Reken op ongeveer 1 minuut per bezoeker wanneer naamkaartjes vooraf gesorteerd zijn. Plan de registratie minimaal 30 minuten vóór de eerste sessie open en houd de bezoekerslijst de dag ervoor definitief bij.
Wanneer test je de techniek voor een architectuurcongres?: Test alle apparatuur minimaal 1 week vooraf met de laptop en een echte presentatie. Doe tijdens de opbouw nog een tweede test en controleer dan ook microfoons, HDMI-adapters, stekkerdozen en verlengkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.