Organiser un congrès d’architecture, étape par étape

Commencez par fixer le programme, la date et le lieu avant de solliciter les intervenants. Enchaînez ensuite les confirmations, les inscriptions et la préparation des informations pratiques, puis verrouillez la restauration et la technique. Pour ce type de congrès, les retards viennent souvent des présentations reçues trop tard, des besoins alimentaires non collectés et des adaptateurs vidéo oubliés. Gardez une liste de visiteurs mise à jour jusqu’au jour J pour préparer les badges et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et la date
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Demander les présentations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Mettre à jour la liste des visiteurs
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer le programme
13
Rédiger l’itinéraire
14
Envoyer les infos de parking
15
Réserver le catering
2 personnes
16
Composer le menu du déjeuner
2 personnes
17
Enregistrer les options végétariennes
18
Vérifier les réservations
19
Tester le matériel technique
2 personnes
20
Rassembler les présentations
21
Créer des présentations de secours
22
Trier les badges nominatifs
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
26
Préparer l’espace de présentation
3 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Aménager la table de scène
2 personnes
30
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Régler l’éclairage
2 personnes
33
Préparer les présentations
34
Installer les points d'information
2 personnes
35
Déposer les programmes
2 personnes
36
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
39
Vérifier le catering
2 personnes
40
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

41
Accueillir les intervenants
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Servir le café de bienvenue
3 personnes
45
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
46
Annoncer les intervenants
47
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
48
Gérer les micros
49
Animer les questions de la salle
50
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir les en-cas de pause
3 personnes
53
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
57
Animer le cocktail networking
3 personnes
58
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
59
Enregistrer les visiteurs au départ
2 personnes
60
Dire au revoir aux intervenants
2 personnes

Suivi

61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Démonter le buffet
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la salle
3 personnes
68
Vérifier les toilettes
69
Trier le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner le matériel
2 personnes
71
Restituer le mobilier
3 personnes
72
Ranger les courses restantes
2 personnes
73
Archiver les données d'inscription
74
Envoyer les e-mails de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tables rectangulairesqté 16
Tables hautesqté 10
Table de scèneqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Portants de logeqté 2
Cintresqté 30
Poubellesqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 160
Tasses à caféqté 160
Cuillères à caféqté 160
Assiettes de dînerqté 160
Assiettes à dessertqté 160
Sets de couverts pour le dînerqté 160
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Clés USBqté 4
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Pointeur laserqté 2
Piles rechargeablesqté 16

Inscription

Tables d’inscriptionqté 3
Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Lanyardsqté 140
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Panneaux d’inscriptionqté 3
Dossiers du programmeqté 140
Braceletsqté 140

Décoration

Bannières de congrèsqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 20
Pancartes avec les noms des intervenantsqté 6
Affiches du programmeqté 8
Plantesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Corbeilles à painqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et la date au moins 12 semaines avant le congrès, puis réservez rapidement le lieu : il doit accueillir les chaises de conférence, les tables, l’espace scène et le comptoir d’inscription.
Contactez les intervenants dès que le programme est défini et fixez une date limite de confirmation, idéalement 6 semaines avant l’événement. Demandez leurs présentations au plus tard 7 jours avant pour pouvoir les rassembler et préparer des fichiers de secours.
Ouvrez les inscriptions au moins 6 semaines avant le congrès. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, puis arrêtez la liste des visiteurs 3 à 5 jours avant pour trier les badges nominatifs et transmettre les options végétariennes au traiteur.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, le cliqueur et les microphones au moins 2 heures avant l’accueil. Prévoyez une rallonge, une multiprise et une clé USB contenant toutes les présentations, car les problèmes de connexion arrivent souvent au dernier moment.
Envoyez l’itinéraire et les informations de parking 5 à 7 jours avant, puis installez les boissons et le comptoir d’inscription avant l’arrivée du premier participant. Pour le déjeuner, confirmez le nombre de couverts et le menu avec le traiteur au plus tard 72 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès d’architecture ?: Prévoyez idéalement 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le programme, ouvrir les inscriptions et régler la restauration et la technique sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès d’architecture ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, dès que le programme et le lieu sont confirmés. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de préparer les badges et le nombre de repas.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les dès la confirmation de chaque intervenant, avec une échéance fixée à 7 jours avant le congrès. Gardez ensuite une copie sur l’ordinateur de présentation et sur une clé USB pour éviter un blocage le jour même.
Quand tester le matériel technique pour un congrès ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, les câbles et adaptateurs HDMI, le cliqueur, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges.

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