Architekturkongress organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Einlass
Ein Architekturkongress braucht früh klare Entscheidungen: Datum, Programm, Ort und Referenten bestimmen den gesamten weiteren Ablauf. Danach folgen Einladungen, Anmeldung, Catering und die technische Vorbereitung. Plane nicht nur die Vorträge, sondern auch Präsentationen, Namensschilder, Wegbeschreibung und Parkinformationen. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Adapter, Ersatzpräsentationen oder eine fertig eingerichtete Registrierungstheke. Mit einer festen Reihenfolge behältst du bei 74 Aufgaben und 70 benötigten Gegenständen den Überblick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Datum festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Referenten bestätigen
- 5
Präsentationen anfordern
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Besucherliste aktualisieren
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Programm drucken
- 13
Wegbeschreibung erstellen
- 14
Parkinformationen versenden
- 15
Catering reservieren
2 Personen
- 16
Mittagsmenü zusammenstellen
2 Personen
- 17
Vegetarische Optionen festlegen
- 18
Reservierungen prüfen
- 19
Technische Ausstattung testen
2 Personen
- 20
Präsentationen sammeln
- 21
Ersatzpräsentationen erstellen
- 22
Namenskarten sortieren
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
- 26
Präsentationsraum vorbereiten
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Tische aufstellen
3 Personen
- 29
Podiumstisch herrichten
2 Personen
- 30
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 33
Präsentationen vorbereiten
- 34
Infopunkte einrichten
2 Personen
- 35
Programme auslegen
2 Personen
- 36
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 38
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 39
Catering prüfen
2 Personen
- 40
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
- 41
Referenten empfangen
2 Personen
- 42
Besucher registrieren
4 Personen
- 43
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 44
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
- 45
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 46
Redner ankündigen
- 47
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 48
Mikrofone verwalten
- 49
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 50
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 53
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
- 54
Buffet auffüllen
3 Personen
- 55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 56
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 57
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 58
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 59
Besucher auschecken
2 Personen
- 60
Redner verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Technik ausschalten
2 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Buffet abbauen
3 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Saal reinigen
3 Personen
- 68
Toiletten kontrollieren
- 69
Geliehene Materialien sortieren
2 Personen
- 70
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 71
Möbel zurückgeben
3 Personen
- 72
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 73
Registrierungsdaten archivieren
- 74
Dankes-E-Mails versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 140
- Rechteckige TischeAnz. 16
- Hohe StehtischeAnz. 10
- PodiumstischAnz. 2
- RednerstühleAnz. 6
- UmkleideracksAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 30
- AbfallbehälterAnz. 12
Geschirr
- WassergläserAnz. 160
- WeingläserAnz. 160
- KaffeetassenAnz. 160
- KaffeelöffelAnz. 160
- Dinner-TellerAnz. 160
- DesserttellerAnz. 160
- Abendbesteck-SetsAnz. 160
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- USB-SticksAnz. 4
- FlipchartsAnz. 4
- Flipchart-MarkerAnz. 24
- LaserpointerAnz. 2
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 16
Registrierung
- RegistrierungstischeAnz. 3
- NamensschilderAnz. 140
- BadgehalterAnz. 140
- LanyardsAnz. 140
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- RegistrierungsschilderAnz. 3
- ProgrammhefteAnz. 140
- ArmbänderAnz. 140
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
- TischdeckenAnz. 20
- Namensschilder für RednerAnz. 6
- Programmatische PosterAnz. 8
- PflanzenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StimmungsleuchtenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 10
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutzlappenAnz. 30
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Programm und Datum fest und reserviere anschließend die Location. Für Referenten solltest du mehrere Wochen Vorlauf einplanen, damit Zusagen und Präsentationen rechtzeitig vorliegen.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm, Ort und Teilnahmeablauf feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und aktualisiere die Besucherliste mindestens einmal pro Woche.
- Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und sammle sie zentral. Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker am Vortag; speichere zusätzlich Ersatzpräsentationen auf einem USB-Stick.
- Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist und trenne Mittagsmenü und vegetarische Optionen klar. Prüfe die Reservierungen 2 bis 3 Tage vorher und stelle Getränke sowie benötigtes Geschirr am Veranstaltungstag rechtzeitig bereit.
- Richte die Registrierungstheke mindestens 60 Minuten vor Einlass ein. Sortiere Namenskarten alphabetisch, lege gedruckte Programme aus und verschicke Wegbeschreibung sowie Parkinformationen spätestens 3 Tage vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Architekturkongress planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress angesprochen und bestätigt werden.
- Wann sollte man die Referenten für einen Architekturkongress anfragen?
- Frage die Referenten 8 bis 12 Wochen vor der Veranstaltung an. Fordere ihre Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin an, damit Technik und Ersatzdateien geprüft werden können.
- Wann muss das Catering für einen Architekturkongress bestellt werden?
- Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, meist 7 bis 14 Tage vor dem Kongress. Prüfe 2 bis 3 Tage vorher die Personenzahl, Ernährungswünsche und vegetarischen Optionen.
- Wie viel Zeit braucht die Registrierung beim Architekturkongress?
- Plane den Aufbau der Registrierungstheke mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Für Namenskarten, Besucherliste, Programme und Nachfragen solltest du pro 100 Gäste mindestens zwei Personen einteilen.
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