Zo organiseer je een Arbeidersdagfestival

Begin met de datum, locatie en het programma; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna vergunningen, muziek, artiesten, catering en apparatuur vast voordat je uitnodigingen en promotie start. Werk met een plattegrond voor tenten, tafels, bar, podia, toiletten en afvalpunten. In de laatste week draait het om aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en voorraad. Op de dag zelf voorkom je vertraging door dranken, registratie, betaalmiddelen en materialen vooraf per onderdeel klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Benodigde vergunningen controleren
4
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
5
Artiesten en presentator bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Posters ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Catering reserveren
13
Apparatuur reserveren
14
Toiletten en afvalvoorziening regelen
15
Plattegrond van terrein maken
2 personen
16
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
17
Cateringbestelling controleren
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Voorraadlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Registratielijsten klaarleggen
2 personen
25
Contant geld en betaalterminal klaarzetten
2 personen
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Leveringen ontvangen
3 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Podiumzone vrijmaken
3 personen
31
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
34
Buffettafels inrichten
4 personen
35
Bar inrichten
3 personen
36
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Registratietafel klaarzetten
2 personen
40
EHBO-materiaal klaarleggen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
Soundcheck uitvoeren
3 personen
43
Buffet en bar bevoorraden
4 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Aanmeldingen afvinken
2 personen
47
Welkomstdranken serveren
3 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Warme maaltijd serveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
59
Koffie en thee bijvullen
2 personen
60
Laatste ronde aankondigen
61
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Bar sluiten
3 personen
63
Eten veilig opbergen
3 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
65
Geluid en verlichting uitschakelen
2 personen
66
Terrein schoonmaken
6 personen
67
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
68
Servies en keukenmateriaal reinigen
4 personen
69
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
70
Partytenten afbreken
6 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Apparatuur inpakken
3 personen
73
Materialen terugbrengen
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Locatie opleveren
2 personen
76
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
77
Betaalgegevens afsluiten
2 personen
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 6

Servies

Bordenaantal 120
Diepe bordenaantal 100
Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Catering

Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Keukenkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Mobiele bar
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Rode vlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Decoratieve postersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Reserveer de locatie en controleer vergunningen minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Een festival met muziek, catering en tijdelijke voorzieningen vraagt vaak meer voorbereiding dan alleen een bijeenkomst op een bestaand terrein.
Leg muziekprogramma, artiesten en presentator eerst vast en bouw daarna de tijdsplanning. Plan per optreden minstens 15 minuten wisseltijd voor opbouw, soundcheck of vertraging.
Maak de terreinplattegrond zodra de locatie vaststaat. Zet partytenten, klaptafels, mobiele bar, geluidsboxen, toiletten en afvalvoorzieningen erop en geef vrijwilligers één duidelijke versie.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival. Controleer daarna de cateringbestelling, het servies en de koelcapaciteit; gekoelde dranken en hapjes vragen aparte opslag.
Doe de laatste voorraadcontrole de dag ervoor en zet registratie- en betaalmiddelen apart klaar. Koel dranken, verzamel keukenmateriaal en leg geprinte programma’s en bewegwijzering per zone klaar, zodat de opbouw niet ophoudt door zoekwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Arbeidersdagfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Leg muziek, catering en apparatuur uiterlijk 4 tot 6 weken van tevoren vast.
Wanneer moet je de catering voor een Arbeidersdagfestival bestellen?: Verzamel dieetwensen tot 7 dagen voor het festival en bevestig daarna de aantallen. Controleer de bestelling nogmaals 1 dag vooraf, inclusief borden, glazen, bestek en serveermateriaal.
Hoe deel je vrijwilligers in op een Arbeidersdagfestival?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een rooster met vaste blokken van 2 tot 3 uur. Bezet minimaal registratie, catering, terreinbeheer en een aanspreekpunt voor artiesten en techniek.
Wanneer controleer je het weer voor een Arbeidersdagfestival?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de grote planning en opnieuw 24 uur voor de start. Controleer dan ook partytenten, bescherming van apparatuur en de inrichting van droge alternatieve plekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.