Arbeiterfest organisieren: So gelingt die Planung

Ein Arbeiterfest braucht früh eine klare Reihenfolge: Zuerst legst du Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, danach folgen Genehmigungen, Künstler, Einladungen und Helfer. Plane Catering und Ausstattung erst auf Grundlage der Anmeldungen, Ernährungswünsche und des Geländeplans. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, gekühlte Getränke, vollständige Bestellungen und vorbereitete Registrierungslisten. So vermeidest du Engpässe am Eingang, beim Buffet und an der Bar.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Erforderliche Genehmigungen prüfen
4
Musikprogramm festlegen
2 Personen
5
Künstler und Moderator bestätigen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung in sozialen Medien posten
8
Poster aufhängen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Catering reservieren
13
Ausrüstung reservieren
14
Toiletten und Abfallentsorgung organisieren
15
Geländeplan erstellen
2 Personen
16
Programm und Wegweiser drucken
2 Personen
17
Cateringbestellung prüfen
2 Personen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Bestandsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
24
Registrierungslisten bereitlegen
2 Personen
25
Bargeld und Zahlungsterminal bereitlegen
2 Personen
26
Gelände inspizieren
3 Personen
27
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
28
Partyzelte aufbauen
6 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
30
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
31
Tonanlage aufstellen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
34
Buffettische einrichten
4 Personen
35
Bar einrichten
3 Personen
36
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
40
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
42
Soundcheck durchführen
3 Personen
43
Buffet und Bar auffüllen
4 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

45
Gäste empfangen
4 Personen
46
Anmeldungen abhaken
2 Personen
47
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
48
Eröffnungsrede halten
49
Musikprogramm begleiten
2 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Buffet auffüllen
3 Personen
53
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
56
Geschirr abwaschen
3 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
59
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
60
Letzte Runde ankündigen
61
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Bar schließen
3 Personen
63
Essen sicher verstauen
3 Personen
64
Fundsachen sammeln
2 Personen
65
Ton und Licht ausschalten
2 Personen
66
Gelände reinigen
6 Personen
67
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
68
Geschirr und Küchenausstattung reinigen
4 Personen
69
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
70
Partyzelte abbauen
6 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Geräte einpacken
3 Personen
73
Materialien zurückbringen
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
77
Zahlungsdaten abschließen
2 Personen
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 100
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 120
Tiefe TellerAnz. 100
GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Catering

ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
KüchenschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

Mobiler Barwagen
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
BaustrahlerAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Rote FahnenAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
Dekorative PosterAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Tipps

Lege Datum, Programm und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei sofort, ob Genehmigungen, zusätzliche Toiletten oder eine Abfallentsorgung nötig sind.
Bestätige Musikprogramm, Künstler und Moderation spätestens 4 Wochen vor dem Fest schriftlich. Für Lautsprecher, Kaffeemaschinen, Kühlschränke und Zelte brauchst du ebenfalls eine verbindliche Reservierung.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche bis etwa 10 Tage vor dem Termin. Bestelle das Catering erst danach und rechne pro angemeldeter Person eine kleine Reserve ein.
Teile Freiwillige für Registrierung, Buffet, Getränke, Aufbau und Abbau ein – nicht erst am Veranstaltungstag. Ein kurzer Schichtplan mit mindestens zwei Personen am Eingang verhindert Wartezeiten.
Prüfe 48 Stunden vorher Wettervorhersage, Bestandsliste und Cateringbestellung. Kühle Getränke am Vorabend, stelle Geschirr, Servierutensilien, Wegweiser, Bargeld und Zahlungsterminal am Festtag nach Bereichen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Arbeiterfest organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Künstler, Catering und Ausstattung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Fest geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Arbeiterfest?: Plane mindestens eine feste Person für Registrierung, Getränke, Buffet, Aufbau und Abbau ein. Bei größeren Gruppen sollten am Eingang und an der Bar jeweils zwei Personen gleichzeitig eingeteilt sein.
Wann soll man das Catering für ein Arbeiterfest bestellen?: Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche bis ungefähr 10 Tage vorher. Prüfe die Bestellung 48 Stunden vor Beginn und ergänze eine kleine Reserve für Nachmeldungen.
Was muss man am Tag vor dem Arbeiterfest vorbereiten?: Kühle Getränke, stelle Materialien und Registrierungslisten zusammen und kontrolliere Geschirr, Kühlboxen, Kaffeemaschinen sowie Lautsprecher. Prüfe außerdem 48 Stunden vorher das Wetter und passe Zelte oder den Geländeplan an.

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