Zo organiseer je een aquatlon zonder verrassingen

Begin een aquatlon niet met inschrijvingen, maar met de haalbaarheid van het zwem- en loopparcours. Leg eerst datum, locatie, capaciteit en veiligheidsmaatregelen vast; daarna volgen vergunningen, materiaal en communicatie. Werk vervolgens toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst, startseries en een draaiboek voor de wedstrijddag. Vooral de overgang tussen zwemmen en lopen, reddingsmiddelen en een slechtweerplan worden vaak te laat geregeld. Met deze aanpak houd je overzicht over alle 66 taken en 62 benodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Zwem- en loopparcours vastleggen
3 personen
3
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
4
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
5
Reservering kleedruimtes maken
6
Reservering materiaal maken
7
Inschrijfformulier opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst controleren
2 personen
12
Startseries indelen
2 personen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Medische gegevens controleren
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Weersprotocol klaarzetten
2 personen
17
Startlijst afdrukken
18
Routeborden afdrukken
19
Startnummers sorteren
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Sportmateriaal controleren
3 personen
23
Hekken en dranghekken laden
3 personen
24
Locatie inspecteren
3 personen
25
Organisatietafel plaatsen
2 personen
26
Kleedruimtes controleren
2 personen
27
Zwemparcours uitzetten
4 personen
28
Loopparcours uitzetten
4 personen
29
Wisselzone opbouwen
4 personen
30
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
33
Tenten opbouwen
4 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Startnummers klaarleggen
2 personen
36
Waterposten inrichten
3 personen
37
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
38
Communicatiemiddelen testen
2 personen
39
Veiligheidsbriefing geven
8 personen

Event

40
Vrijwilligersposten innemen
12 personen
41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Startnummers uitdelen
3 personen
43
Badmutsen uitdelen
2 personen
44
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
45
Zwemstart begeleiden
6 personen
46
Wisselzone controleren
3 personen
47
Loopparcours bewaken
8 personen
48
Tijden registreren
3 personen
49
Water en fruit serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Finishers opvangen
4 personen
52
Einduitslag controleren
2 personen
53
Prijzen uitreiken
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Deelnemers informeren
2 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

57
Wedstrijdmateriaal afbouwen
4 personen
58
Parcoursmarkeringen verwijderen
4 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Materialen inladen
4 personen
64
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
65
Uitslag en foto’s versturen
2 personen
66
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Zwemlijnenaantal 8
Boeienaantal 12
Badmutsenaantal 120
Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Stopwatchesaantal 8
Podiumbekersaantal 12
Parcourslintaantal 10
Pionnenaantal 40
Routebordenaantal 25
Pijlbordenaantal 20
Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Kabelmattenaantal 8
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Fluitjesaantal 12
Reddingsvestenaantal 12
Hesjesaantal 20
Parcoursklokkenaantal 4

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonaantal 2
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenkkanaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Dienbladenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 80
Bezemaantal 3
Bliksemstofferaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Reinigingssprayaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 48

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het zwem- en loopparcours minimaal 8 weken vooraf vast en loop beide routes fysiek na. Bepaal waar boeien, zwemlijnen, parcourslint, pionnen en routeborden komen en noteer afstanden en knelpunten.
Maak het veiligheidsplan voordat je deelnemers uitnodigt. Beschrijf toezicht bij het zwemonderdeel, de inzet van reddingsboeien, reddingslijnen, fluitjes en reddingsvesten, plus de procedure bij onweer of slecht zicht.
Regel vergunningen, meldingen, kleedruimtes en materiaalreserveringen uiterlijk 6 weken voor de start. Controleer ook of dranghekken, verkeerskegels en kabelmatten op tijd beschikbaar zijn voor veilige doorgangen.
Sluit de inschrijving uiterlijk 1 week voor het evenement en controleer daarna de deelnemerslijst, medische gegevens en dieetwensen. Deel startseries en startnummers pas uit nadat je het maximale aantal deelnemers per serie hebt vastgesteld.
Maak op de laatste werkdag een aparte wedstrijddag-set: afgedrukte startlijst en routeborden, gesorteerde startnummers, opgeladen portofoons, megafoon en powerbanks. Plan minstens 2 uur voor de eerste start voor locatie-inspectie en het opbouwen van de organisatietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een aquatlon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijddag. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie en parcours vast; vergunningen, veiligheid en materiaal volgen uiterlijk 6 weken vooraf.
Hoe maak je een veilig aquatlonparcours?: Loop het zwem- en loopparcours minstens 2 keer na en leg alle kruisingen, keerpunten en uitgangen vast. Plan per zwemzone toezicht en zet boeien, reddingsmiddelen, afzettingen en routeborden vóór de eerste deelnemers klaar.
Wanneer deel je startseries en startnummers in?: Verwerk de inschrijvingen tot uiterlijk 1 week voor de start en maak daarna de deelnemerslijst definitief. Deel startseries en startnummers pas in nadat medische gegevens en het aantal deelnemers per serie zijn gecontroleerd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een aquatlon op te bouwen?: Reserveer minstens 2 uur vóór de eerste start voor de locatie-inspectie, organisatietafel, parcoursmarkering en veiligheidscontrole. Laat een apart team minimaal 30 minuten vóór de start de portofoons, megafoon en reddingsmaterialen testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.