Einen Aquathlon organisieren: So gehst du vor

Bei einem Aquathlon müssen Schwimmstrecke, Laufkurs und Wechselbereich wie ein gemeinsamer Ablauf funktionieren. Lege zuerst Ort, Datum und Distanzen fest, kläre danach Genehmigungen und Sicherheitsfragen und öffne erst dann die Anmeldung. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Startgruppen, sichtbare Wegweiser und zuverlässige Kommunikation über den Ablauf. Plane außerdem Zeit für die Kontrolle von Startnummern, Sportmaterial, Wetter und medizinischen Angaben ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Schwimm- und Laufstrecke festlegen
3 Personen
3
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
4
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
5
Reservierung der Umkleideräume vornehmen
6
Materialreservierung vornehmen
7
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
12
Startgruppen einteilen
2 Personen
13
Startnummern zuweisen
2 Personen
14
Medizinische Daten prüfen
2 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Wetterprotokoll bereitlegen
2 Personen
17
Startliste drucken
18
Wegweiser ausdrucken
19
Startnummern sortieren
2 Personen
20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Sportmaterial prüfen
3 Personen
23
Zäune und Absperrgitter laden
3 Personen
24
Location inspizieren
3 Personen
25
Organisationstisch aufstellen
2 Personen
26
Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
27
Schwimmstrecke abstecken
4 Personen
28
Laufparcours abstecken
4 Personen
29
Wechselzone aufbauen
4 Personen
30
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
31
Beschilderung anbringen
3 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
33
Zelte aufbauen
4 Personen
34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
35
Startnummern bereitlegen
2 Personen
36
Wasserstationen einrichten
3 Personen
37
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
38
Kommunikationsmittel testen
2 Personen
39
Sicherheitsbriefing geben
8 Personen

Event

40
Freiwilligenposten besetzen
12 Personen
41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
42
Startnummern ausgeben
3 Personen
43
Badekappen verteilen
2 Personen
44
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
45
Schwimmstart betreuen
6 Personen
46
Wechselzone kontrollieren
3 Personen
47
Laufstrecke absichern
8 Personen
48
Zeiten erfassen
3 Personen
49
Wasser und Obst servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Finisher in Empfang nehmen
4 Personen
52
Endergebnis prüfen
2 Personen
53
Preise überreichen
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Teilnehmer informieren
2 Personen
56
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

57
Wettkampfausrüstung abbauen
4 Personen
58
Streckenmarkierungen entfernen
4 Personen
59
Abfall sammeln
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Materialien einladen
4 Personen
64
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Ergebnisse und Fotos versenden
2 Personen
66
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

SchwimmbahnenAnz. 8
SchwimmbojenAnz. 12
BadekappenAnz. 120
StartnummernAnz. 120
StartnummernbänderAnz. 120
MedaillenbänderAnz. 120
StoppuhrenAnz. 8
Pokal auf dem PodiumAnz. 12
StreckenbandAnz. 10
KegelAnz. 40
WegweiserAnz. 25
WegweiserAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
KabelmattenAnz. 8
RettungsringeAnz. 6
RettungsleinenAnz. 6
PfeifenAnz. 12
SchwimmwestenAnz. 12
WarnwestenAnz. 20
ParcoursuhrenAnz. 4

Ausstattung

MegafonAnz. 2
FunkgeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Laptop
Drucker

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaraffeAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
TablettsAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllsäckeAnz. 80
BesenAnz. 3
BlitzstaubwedelAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
ReinigungssprayAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 48

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Schwimm- und Laufstrecke früh fest und markiere beide Abschnitte bei der Ortsbesichtigung. Prüfe dabei Engstellen, Ein- und Ausstieg sowie den Übergang in den Laufbereich.
Erstelle den Sicherheitsplan nicht erst am Veranstaltungstag. Weise Rettungskräfte und Helfer festen Positionen zu, halte Rettungsringe, Rettungsleinen und Pfeifen bereit und prüfe die Funkgeräte vor dem ersten Start.
Teile die Teilnehmenden vorab in Startgruppen ein und vergib Startnummern passend zur Liste. Drucke Startliste und Wegweiser spätestens am Vortag, damit Änderungen am Morgen nicht den ganzen Ablauf verzögern.
Plane den Wechselbereich mit Kleiderständern, Aufbewahrungsboxen und klaren Wegen. Kabelmatten, Absperrgitter und Verkehrskegel sollten so liegen, dass weder Athleten noch Helfer über Leitungen oder Material stolpern.
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Stelle einen kurzen Wetter- und Abbruchplan bereit und informiere Helfer mit Warnwesten und Megafon über jede Änderung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Aquathlon organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Strecke und Genehmigungen. Die Anmeldung sollte erst starten, wenn Sicherheitskonzept, Umkleiden und Materialreservierungen bestätigt sind.
Wie plant man die Startgruppen bei einem Aquathlon?: Teile die Gruppen nach Schwimmniveau, Streckenlänge und verfügbarer Bahnen- oder Wasserfläche ein. Plane pro Gruppe feste Startzeiten und kontrolliere die Teilnehmerliste spätestens 24 Stunden vorher.
Was braucht man für die Sicherheit beim Aquathlon?: Für den Schwimmbereich gehören je nach Strecke Rettungsringe, Rettungsleinen, Pfeifen und gegebenenfalls Schwimmwesten in den Sicherheitsplan. Lege außerdem feste Helferpositionen fest und teste Funkgeräte mindestens 30 Minuten vor dem Start.
Wann sollte man das Material für einen Aquathlon kontrollieren?: Prüfe Sportmaterial, Absperrungen, Startnummern und Zeitmessung am Vortag und lade alles gesammelt für den Veranstaltungstag. Am Morgen bleibt dann nur eine kurze Funktionskontrolle von Stoppuhren, Parcoursuhren und Kommunikationsmitteln.

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