Organiser un aquathlon sans rien laisser au hasard

Un aquathlon alterne natation et course : l’organisation doit donc coordonner deux parcours, les transitions et la sécurité des participants. Commencez par fixer la date, le lieu et les distances, puis validez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les séries, les numéros de départ, le chronométrage et le balisage. Les oublis les plus fréquents concernent les données médicales, le protocole météo et le matériel de secours près de l’eau.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le parcours de nage et de course
3 personnes
3
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
4
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
5
Faire une réservation des vestiaires
6
Faire la réservation de matériel
7
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
12
Répartir les séries de départ
2 personnes
13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
14
Vérifier les données médicales
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Préparer le protocole météo
2 personnes
17
Imprimer la liste de départ
18
Imprimer les panneaux d’itinéraire
19
Trier les dossards
2 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
23
Charger les clôtures et barrières de sécurité
3 personnes
24
Inspecter le lieu
3 personnes
25
Installer la table d'organisation
2 personnes
26
Vérifier les vestiaires
2 personnes
27
Balisage du parcours de natation
4 personnes
28
Tracer le parcours de course
4 personnes
29
Installer la zone de transition
4 personnes
30
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
31
Installer la signalisation
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
3 personnes
33
Monter les tentes
4 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Préparer les dossards
2 personnes
36
Installer des points d’eau
3 personnes
37
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
38
Tester les moyens de communication
2 personnes
39
Donner le briefing de sécurité
8 personnes

Événement

40
Prendre les postes des bénévoles
12 personnes
41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
3 personnes
43
Distribuer des bonnets de bain
2 personnes
44
Accompagner les participants au départ
3 personnes
45
Encadrer le départ de natation
6 personnes
46
Vérifier la zone de relais
3 personnes
47
Surveiller le parcours
8 personnes
48
Enregistrement des horaires
3 personnes
49
Servir de l’eau et des fruits
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accueillir les finisseurs
4 personnes
52
Vérifier le classement final
2 personnes
53
Remettre les prix
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Informer les participants
2 personnes
56
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

57
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
58
Retirer les marquages du parcours
4 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Charger le matériel
4 personnes
64
Rendre le matériel loué
2 personnes
65
Envoyer les résultats et les photos
2 personnes
66
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 4
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Lignes de nageqté 8
Bouéesqté 12
Bonnets de bainqté 120
Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Rubans de médailleqté 120
Chronomètresqté 8
Coupes du podiumqté 12
Ruban de parcoursqté 10
Cônesqté 40
Panneaux de directionqté 25
Panneaux indicateursqté 20
Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Passe-câblesqté 8
Bouées de sauvetageqté 6
Cordes de sauvetageqté 6
Siffletsqté 12
Gilets de sauvetageqté 12
Giletsqté 20
Chronos du parcoursqté 4

Équipement

Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintesqté 2
Microphoneqté 2
Ordinateur portable
Imprimante

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafeqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Plateauxqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 80
Balaiqté 3
Pelle-ramasse-poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Spray nettoyantqté 4
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours de natation et celui de course au moins 4 semaines avant l’épreuve. Vérifiez les points de sortie, les croisements et la visibilité de chaque panneau depuis le parcours.
Intégrez les données médicales au formulaire d’inscription et contrôlez-les avant de répartir les séries. Gardez une liste de départ imprimée et une copie accessible à l’équipe de sécurité.
Pour chaque série, préparez les bonnets, numéros et bracelets dans l’ordre de départ. Faites une vérification croisée des chronomètres et des chronos de parcours avant l’arrivée des participants.
Ne limitez pas la sécurité aux bouées : placez les bouées de sauvetage, cordes, sifflets et gilets aux points définis dans le plan de sécurité. Donnez un talkie-walkie à chaque responsable de zone.
Consultez les prévisions météo la veille et le matin même. Définissez à l’avance le délai d’annulation, de report ou de modification du parcours, puis informez les participants par un canal unique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un aquathlon ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une petite épreuve. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, réserver le matériel et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un aquathlon ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date prévue, après validation des distances, du parcours et des règles de sécurité. Fermez-les quelques jours avant l’épreuve pour vérifier les données médicales et répartir les séries.
Combien de personnes faut-il pour encadrer un aquathlon ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au moins un responsable pour la natation, un pour la course, un pour les transitions et un coordinateur général. Ajoutez des signaleurs à chaque croisement ou zone sans visibilité directe.
Que faire si la météo devient dangereuse le jour de l’aquathlon ?: Appliquez le protocole préparé à l’avance : suspendre les départs, raccourcir ou modifier le parcours, reporter ou annuler l’épreuve. Prenez la décision au plus tard 60 minutes avant le départ si les conditions ne permettent pas une natation sûre.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.