Zo organiseer je een aquariumbeurs zonder verrassingen

Begin een aquariumbeurs niet met de tafels, maar met de datum, locatie en standhouders. Zodra je weet hoeveel deelnemers en aquariumbakken je kunt plaatsen, maak je de standindeling en plan je transport, stroom en water. Daarna volgen bezoekersinformatie, vrijwilligers, registratie en catering. De meeste problemen ontstaan doordat standhouders te laat weten wat ze meenemen of doordat kabels, filters en koeling pas op de beursdag worden gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf de opening en leg elk praktisch detail vooraf vast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Standhouders benaderen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Standindeling maken
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Bezoekersinformatie publiceren
10
Plattegrond voor bezoekers maken
11
Standhouders bevestigen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Aquariumtransport afstemmen
2 personen
15
Verkooptafels labelen
2 personen
16
Polsbandjes en tickets tellen
17
Contant geld voorbereiden
2 personen
18
Programmaborden afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Bederfelijke producten koelen
21
Registratietafel voorbereiden
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Aquariumbakken plaatsen
4 personen
25
Aquariumstellingen controleren
3 personen
26
Filters en luchtpompen aansluiten
3 personen
27
Aquariumverlichting aansluiten
2 personen
28
Waterkwaliteit controleren
2 personen
29
Vissen rustig acclimatiseren
3 personen
30
Standhouders ontvangen
3 personen
31
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
32
Informatieborden ophangen
2 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Consumpties koud zetten
2 personen
36
Kassa en pinapparaat testen
2 personen

Event

37
Entreebalie bemannen
2 personen
38
Bezoekers welkom heten
2 personen
39
Tickets en polsbandjes uitgeven
2 personen
40
Standhouders ondersteunen
2 personen
41
Aquariumtemperaturen controleren
2 personen
42
Waterkwaliteit opnieuw controleren
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes aanvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Looppaden vrijhouden
2 personen
49
Laatste bezoekers informeren
2 personen
50
Verkoop van vissen afronden
2 personen

Nazorg

51
Vissen en planten veilig verpakken
4 personen
52
Aquariums leegmaken
4 personen
53
Filters en pompen uitschakelen
2 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Koelboxen leegmaken
2 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Standmateriaal uitladen
4 personen
58
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
59
Locatie schoonmaken
3 personen
60
Aquariumspullen reinigen
3 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Kassaopbrengst controleren
2 personen
63
Gevonden voorwerpen registreren
64
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Aquariumstellingenaantal 20
Registratietafel
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Aquariumbakkenaantal 24
Binnenfiltersaantal 24
Luchtpompenaantal 12
Luchtslangenaantal 100
Luchtstenenaantal 24
Aquariumverlichtingaantal 24
Stekkerdozenaantal 16
Verlengkabelsaantal 16
Thermometersaantal 24
Waterkwaliteitstestersaantal 4
Waterpompenaantal 4
Handlampenaantal 6
Pinautomatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Koelboxenaantal 6
Waterdichte verlengkabelhoezenaantal 16
Kabelgotenaantal 30
Wateropvangbakkenaantal 24
Vistransportbakkenaantal 30
Visnettenaantal 12
Watercontainersaantal 12
Aquariumhevelsaantal 6
Waterthermometersaantal 12
Digitale weegschalenaantal 4
Tafellampenaantal 12
Gereedschapskoffersaantal 3
Tie-wrapsaantal 200
Waterdichte tapeaantal 8
Reservezekeringenaantal 20
Portofoonsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Koelkrattenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheptangenaantal 8
Waterglazenaantal 100
Schaaltjesaantal 60

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Standnummersaantal 24
Informatiebordenaantal 10
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Aquariumpostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Kleefhakenaantal 30
Tafelnummersaantal 24
Pennenbakjesaantal 8
Printpapieraantal 2
Kleurenprinter
Plakbanddispensersaantal 6
Scharenaantal 8
Markeerstiftenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 8
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Vloertrekkersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2
Waterzuigersaantal 2
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 6

Catering

Boodschappen
Herbruikbare dienbladenaantal 8
Afsluitbare voorraadbakkenaantal 12

Tips

Leg de standhouders vroeg vast en vraag direct hoeveel verkooptafels, aquariumbakken en stroompunten zij nodig hebben. Maak de standindeling pas definitief nadat je deze gegevens hebt verwerkt.
Plan aquariumtransport afzonderlijk van de opbouw. Spreek per standhouder een aankomsttijd af en controleer vooraf of aquariumstellingen, bakken, filters, luchtpompen en verlengkabels op hun plek kunnen staan.
Test alle techniek vóór de opening: laat binnenfilters, luchtpompen, verlichting en waterpompen minimaal 30 minuten draaien. Leg stekkerdozen en verlengkabels zo aan dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Maak de registratietafel compleet voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Tel polsbandjes en tickets, bereid contant geld voor en test pinautomaten of kassa's uiterlijk de dag ervoor.
Koop bederfelijke producten op tijd en koel ze direct. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, bekers en servies bij elkaar, zodat vrijwilligers tijdens de beurs niet tussen de aquariumbakken hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik standhouders voor een aquariumbeurs benaderen?: Benader standhouders bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de beursdatum. Geef ze na de eerste uitnodiging 10 tot 14 dagen om zich aan te melden en stuur daarna een bevestiging met standruimte, aankomsttijd en transportafspraken.
Wanneer maak je de standindeling van een aquariumbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en de verwachte standhouders bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Bevries de definitieve indeling uiterlijk 10 dagen voor de beurs, zodat je plattegrond, labels en bezoekersinformatie nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om aquariums en techniek op te bouwen?: Reken voor een kleine aquariumbeurs op minstens 3 uur opbouwtijd, plus 30 minuten voor een technische controle. Plan aquariumtransport en het plaatsen van stellingen eerder dan de bezoekersopbouw, zodat filters, luchtpompen, verlichting en kabels rustig getest kunnen worden.
Wanneer regel je tickets, polsbandjes en de registratietafel?: Tel tickets en polsbandjes 2 tot 3 dagen voor de beurs en leg de registratietafel de avond ervoor klaar. Test betaalmiddelen uiterlijk 24 uur vooraf en wijs ten minste 2 vrijwilligers aan voor registratie tijdens het drukste eerste uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.