Cómo organizar una feria de acuarios sin improvisar
Una feria de acuarios necesita más coordinación que una exposición con mesas y carteles. Primero se cierran la fecha, el lugar y los expositores; después se gestionan las inscripciones, el plano de puestos y la información para visitantes. Los tanques, soportes, filtros, bombas y conexiones eléctricas requieren una revisión propia antes de abrir las puertas. Este orden ayuda a evitar los problemas habituales: acuarios que llegan tarde, puestos sin espacio o alimentos perecederos fuera de refrigeración.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
- 2
Contactar con los expositores
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 8
Hacer reservas
- 9
Publicar información para visitantes
- 10
Crear un mapa para los visitantes
- 11
Fijar los soportes de los puestos
- 12
Enviar la información de aparcamiento
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Coordinar el transporte de acuarios
2 personas
- 15
Etiquetar las mesas de venta
2 personas
- 16
Contar pulseras y entradas
- 17
Preparar efectivo
2 personas
- 18
Imprimir carteles del programa
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Refrigerar los productos perecederos
- 21
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 22
Montar mesas
4 personas
- 23
Colocar las sillas
3 personas
- 24
Colocar los tanques del acuario
4 personas
- 25
Comprobar los soportes del acuario
3 personas
- 26
Conectar filtros y bombas de aire
3 personas
- 27
Conectar la iluminación del acuario
2 personas
- 28
Controlar la calidad del agua
2 personas
- 29
Aclimatar a los peces con calma
3 personas
- 30
Recibir a los expositores
3 personas
- 31
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
- 32
Colocar carteles informativos
2 personas
- 33
Colgar la decoración
2 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Poner las consumiciones a enfriar
2 personas
- 36
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Evento
- 37
Atender la entrada
2 personas
- 38
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 39
Entregar entradas y pulseras
2 personas
- 40
Apoyar a los expositores
2 personas
- 41
Controlar las temperaturas del acuario
2 personas
- 42
Volver a comprobar la calidad del agua
2 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer los aperitivos
2 personas
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Comprobar los baños
- 48
Mantener despejados los pasillos
2 personas
- 49
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 50
Cerrar la venta de peces
2 personas
Seguimiento
- 51
Empaquetar peces y plantas de forma segura
4 personas
- 52
Vaciar acuarios
4 personas
- 53
Apagar filtros y bombas
2 personas
- 54
Lavar la vajilla
2 personas
- 55
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Descargar el material del stand
4 personas
- 58
Recoger y retirar la basura
3 personas
- 59
Limpiar el lugar
3 personas
- 60
Limpiar los artículos del acuario
3 personas
- 61
Devolver el material prestado
2 personas
- 62
Comprobar la recaudación de la taquilla
2 personas
- 63
Registrar objetos perdidos
- 64
Llamar de nuevo a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Soportes para acuariocant. 20
- Mesa de registro
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
- Cajas de almacenajecant. 12
Equipo
- Tanques de acuariocant. 24
- Filtros interiorescant. 24
- Bombas de airecant. 12
- Mangueras de airecant. 100
- Piedras difusorascant. 24
- Iluminación del acuariocant. 24
- Regletascant. 16
- Cables alargadorescant. 16
- Termómetroscant. 24
- Testadores de calidad del aguacant. 4
- Bombas de aguacant. 4
- Linternas de manocant. 6
- Cajeros automáticoscant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Fundas impermeables para alargadorescant. 16
- Canaletas para cablescant. 30
- Bandejas de recogida de aguacant. 24
- Bandejas de transporte para pecescant. 30
- Redes de pescacant. 12
- Contenedores de aguacant. 12
- Sifones para acuariocant. 6
- Termómetros de aguacant. 12
- Básculas digitalescant. 4
- Lámparas de mesacant. 12
- Maletines de herramientascant. 3
- Bridascant. 200
- Cinta impermeablecant. 8
- Fusibles de repuestocant. 20
- Walkie-talkiescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarracant. 4
- Cajas isotérmicascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Pinzas para servircant. 8
- Vasos para aguacant. 100
- Cuencoscant. 60
Decoración
- Mantelescant. 24
- Números de standcant. 24
- Paneles informativoscant. 10
- Carteles del programacant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Pósteres de acuariocant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Ganchos adhesivoscant. 30
- Números de mesacant. 24
- Portalápicescant. 8
- Papel de impresióncant. 2
- Impresora de color
- Dispensadores de cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 24
Limpieza
- Cuboscant. 8
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Limpiacristalescant. 3
- Paños de microfibracant. 30
- Papeleracant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
- Aspiradores de aguacant. 2
- Escobas de manocant. 4
- Recogedores de polvocant. 4
- Señales de advertenciacant. 6
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Guirnalda de lucescant. 6
Catering
- Compras
- Bandejas reutilizablescant. 8
- Contenedores de almacenaje con tapacant. 12
Consejos
- Cierra la lista de expositores antes de dibujar el plano de puestos. Reserva espacio para los soportes de acuario, el paso de visitantes y las conexiones de regletas y cables alargadores; cambiar la distribución el día anterior suele retrasar todo el montaje.
- Pide con antelación los datos de transporte de cada acuario: tamaño, peso y hora prevista de llegada. Coordina las descargas por franjas para que los tanques no se acumulen en la entrada y comprueba que cada soporte aguante el peso correspondiente.
- Envía a los visitantes el mapa, el programa y la información de aparcamiento al menos 3 días antes. Incluye también dónde estará el registro, porque contar pulseras y entradas en el último momento puede bloquear la recepción.
- Haz una revisión técnica de cada puesto antes de colocar los animales: filtros interiores, bombas de aire, mangueras, piedras difusoras, iluminación, termómetros y testadores de calidad del agua. Deja linternas a mano para detectar fugas o conexiones sueltas durante el montaje.
- Asigna voluntarios por turnos de al menos 2 horas y separa las funciones de registro, orientación y apoyo a expositores. Prepara el efectivo, las cajas registradoras y la mesa de registro antes de abrir, y refrigera los productos perecederos en cuanto llegue la compra.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de acuarios?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y ubicación, contactar con expositores, abrir inscripciones, preparar reservas y coordinar el transporte de los acuarios.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?
- Ciérralas entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para hacer el plano de puestos, etiquetar las mesas, asignar voluntarios y enviar la información definitiva.
- ¿Qué se revisa el día del montaje de una feria de acuarios?
- Comprueba al menos 3 horas antes de abrir que las mesas y soportes estén firmes, los tanques colocados, las bombas y filtros funcionen y no haya cables sueltos. Haz una segunda revisión justo antes de recibir al público.
- ¿Cuándo se envía la información a los visitantes?
- Envía el mapa, el programa y las indicaciones de aparcamiento entre 3 y 5 días antes. Si hay cambios de última hora, manda una actualización el día anterior para evitar consultas en la mesa de registro.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!