Organiser un salon de l’aquarium, étape par étape

Un salon de l’aquarium se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des exposants, puis autour des inscriptions et de la circulation des visiteurs. Prévoyez assez tôt les bacs, les structures, l’électricité et le transport des aquariums : ce sont les éléments les plus difficiles à improviser. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, répartir les bénévoles et publier les informations pratiques. Le jour J, installez d’abord les équipements techniques avant de préparer l’accueil et les espaces de vente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Contacter les exposants
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Préparer le plan du stand
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Publier les informations aux visiteurs
10
Créer un plan pour les visiteurs
11
Confirmer les exposants
12
Envoyer les infos de parking
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Coordonner le transport de l’aquarium
2 personnes
15
Étiqueter les tables de vente
2 personnes
16
Compter les bracelets et les billets
17
Préparer l’argent liquide
2 personnes
18
Imprimer les panneaux du programme
19
Faire les courses
2 personnes
20
Réfrigérer les produits périssables
21
Préparer la table d'inscription
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer les bacs d’aquarium
4 personnes
25
Vérifier les supports d’aquarium
3 personnes
26
Brancher les filtres et les pompes à air
3 personnes
27
Brancher l’éclairage de l’aquarium
2 personnes
28
Contrôler la qualité de l’eau
2 personnes
29
Acclimater les poissons en douceur
3 personnes
30
Accueillir les exposants
3 personnes
31
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
32
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

37
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
2 personnes
39
Distribuer les billets et les bracelets
2 personnes
40
Soutenir les exposants
2 personnes
41
Vérifier les températures des aquariums
2 personnes
42
Revérifier la qualité de l’eau
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Dégager les allées
2 personnes
49
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
50
Finaliser la vente des poissons
2 personnes

Suivi

51
Emballer les poissons et les plantes en toute sécurité
4 personnes
52
Vider les aquariums
4 personnes
53
Éteindre les filtres et les pompes
2 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Vider les glacières
2 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Décharger le matériel de stand
4 personnes
58
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
59
Nettoyer le lieu
3 personnes
60
Nettoyer le matériel d’aquarium
3 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Vérifier le chiffre de la caisse
2 personnes
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Structures d'aquariumqté 20
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Bacs d'aquariumqté 24
Filtres intérieursqté 24
Pompes à airqté 12
Tuyaux d’airqté 100
Pierres à airqté 24
Éclairage de l’aquariumqté 24
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 16
Thermomètresqté 24
Testeurs de qualité de l’eauqté 4
Pompes à eauqté 4
Lampes de pocheqté 6
Distributeurs automatiquesqté 2
Caissesqté 2
Glacièresqté 6
Capuchons étanches pour rallongesqté 16
Goulottes de câblesqté 30
Bacs de récupération d’eauqté 24
Bacs de transport pour poissonsqté 30
Filets de pêcheqté 12
Conteneurs d'eauqté 12
Siphons d’aquariumqté 6
Thermomètres d’eauqté 12
Balances numériquesqté 4
Lampes de tableqté 12
Boîtes à outilsqté 3
Attaches-câblesqté 200
Ruban imperméableqté 8
Fusibles de secoursqté 20
Talkies-walkiesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafeqté 4
Caisses réfrigéréesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pince de serviceqté 8
Verres à eauqté 100
Petits bolsqté 60

Décoration

Nappesqté 24
Numéros de standqté 24
Panneaux d'informationqté 10
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Affiches d'aquariumqté 12
Badges nominatifsqté 40
Crochets adhésifsqté 30
Numéros de tableqté 24
Pots à stylosqté 8
Papier d’impressionqté 2
Imprimante couleur
Dévidoirs de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 8
Marqueursqté 24

Nettoyage

Seauxqté 8
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Raclettes de solqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 2
Aspirateurs à eauqté 2
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Panneaux d'avertissementqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Catering

Courses
Plateaux réutilisablesqté 8
Bacs de stockage fermablesqté 12

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis contactez les exposants avec un délai de réponse précis, par exemple sous 10 jours. Vous saurez ainsi combien de tables, de bacs et de prises prévoir.
Ouvrez les inscriptions avant d’envoyer les invitations et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Arrêtez les inscriptions au moins 7 jours avant le salon pour finaliser les réservations et les quantités.
Dessinez le plan des stands en séparant les tables de vente, les aquariums et la zone d’accueil. Gardez des passages suffisamment larges pour les visiteurs et prévoyez l’accès aux rallonges, multiprises et pompes à air.
Organisez le transport des aquariums et contrôlez les supports avant l’installation. Testez les filtres, pompes, tuyaux, éclairages et thermomètres plusieurs heures avant l’ouverture, plutôt qu’au moment où les exposants arrivent.
Préparez l’accueil la veille : bracelets, billets, argent liquide, panneaux du programme et informations de parking. Le matin, installez la table d’inscription en premier afin de pouvoir orienter les visiteurs dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’aquarium ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les exposants, le lieu, le transport des aquariums et le matériel technique doivent être confirmés avant les dernières semaines.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant le salon. Fermez-les 7 jours avant l’événement si vous devez prévoir des repas, des billets ou des bracelets en quantité exacte.
Que faut-il vérifier pour les aquariums avant l’ouverture ?: Testez les supports, les filtres, les pompes à air, les tuyaux, l’éclairage et les multiprises le jour précédent. Contrôlez aussi la température et la qualité de l’eau avant l’arrivée du public.
Quand répartir les bénévoles pour un salon de l’aquarium ?: Répartissez-les au plus tard 7 jours avant le salon, avec des horaires précis. Prévoyez des personnes pour l’inscription, l’orientation, les stands, le transport et le rangement.

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