Zo organiseer je een aquabikewedstrijd
Begin met het wedstrijdformat en leg daarna de regels, route en veiligheidsverantwoordelijkheden vast. Reserveer het watergebied en fietsparcours voordat je uitnodigingen verstuurt, want beschikbaarheid en vergunningen bepalen de rest van je planning. Open vervolgens de inschrijving, verzamel dieetwensen en sluit de deelnemerslijst op tijd. In de laatste week controleer je het weer, materiaal, medische middelen en alle reserveringen. Op de dag zelf moeten start, wisselpunten, fietsenstalling en hulpverlening al een duidelijke plek hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Watergebied reserveren
- 5
Fietsparcours reserveren
- 6
Verzekering controleren
- 7
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
- 8
Hulpdiensten informeren
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Inschrijfformulier openen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Deelnemerslijst sluiten
- 16
Startnummers toewijzen
2 personen
- 17
Startbevestigingen versturen
- 18
Weersverwachting controleren
- 19
Reserveringen bevestigen
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen
- 24
Startpakketten samenstellen
3 personen
- 25
Medische middelen controleren
2 personen
- 26
Parcours markeren
4 personen
- 27
Waterdiepte controleren
2 personen
- 28
Waterkwaliteit controleren
2 personen
- 29
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
- 30
Fietsparcours afzetten
5 personen
- 31
Wisselzone inrichten
4 personen
- 32
Registratietent opbouwen
3 personen
- 33
Cateringpunt opbouwen
3 personen
- 34
Finishboog opbouwen
3 personen
- 35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 37
Startpakketten klaarleggen
3 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 41
Veiligheidsbriefing uitvoeren
4 personen
Event
- 42
Registratie openen
4 personen
- 43
Fietsen controleren
3 personen
- 44
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
- 45
Startbriefing geven
2 personen
- 46
Zwemstart begeleiden
6 personen
- 47
Waterveiligheid bewaken
6 personen
- 48
Wisselzone bewaken
4 personen
- 49
Fietsparcours bewaken
8 personen
- 50
Tussentijden registreren
3 personen
- 51
Finishers registreren
3 personen
- 52
Water uitdelen
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Hapjes serveren
3 personen
- 55
Toiletten controleren
2 personen
- 56
Afval verzamelen
2 personen
- 57
Uitslagen controleren
2 personen
- 58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 59
Deelnemers informeren
2 personen
- 60
Publieksmuziek verzorgen
- 61
Parcours vrijgeven
4 personen
Nazorg
- 62
Wedstrijdmateriaal verzamelen
5 personen
- 63
Boeien uit het water halen
4 personen
- 64
Afzettingen verwijderen
5 personen
- 65
Tenten afbreken
4 personen
- 66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
- 69
Terrein schoonmaken
5 personen
- 70
Afval afvoeren
2 personen
- 71
Materialen droog opslaan
3 personen
- 72
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 74
Uitslagen publiceren
- 75
Deelnemersbedankje versturen
- 76
Vergunningen afmelden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Fietsenrekkenaantal 60
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Zwemboeienaantal 12
- Reddingsboeienaantal 6
- Peddelsaantal 6
- Wedstrijdhesjesaantal 20
- Startnummersaantal 80
- Polsbandjesaantal 100
- Startnummerbandenaantal 80
- Medaillelintenaantal 80
- Fietshelmstickersaantal 80
- Stopwatchesaantal 8
- Klembordenaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Parcoursbordenaantal 20
- Lintenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Dranghekkenaantal 20
- Afzetlintaantal 10
- Startpistool
- Fietspompenaantal 4
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Reserve binnenbandenaantal 20
- Fietsstandaardsaantal 12
- Reddingsplankenaantal 3
- Werplijnenaantal 6
Apparatuur
- Laptoptabletsaantal 3
- Printer
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Megafoonsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printersnoer
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Muziekmixer
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- IJsboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afwasteiltjesaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg minimaal 6 weken vooraf het wedstrijdformat, de regels, het watergebied en het fietsparcours vast. Zo weet je hoeveel startnummers, hesjes, vrijwilligers en veiligheidsmateriaal nodig zijn.
- Regel vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan voordat je deelnemers werft. Informeer hulpdiensten uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd over route, tijden en bereikbaarheid.
- Sluit de deelnemerslijst 7 dagen vooraf en wijs daarna startnummers toe. Verstuur startbevestigingen met starttijd, parcoursinformatie, fietshelmvermelding en aanwijzingen voor de fietsenstalling.
- Maak per onderdeel een vrijwilligersteam met een herkenbare coördinator. Plan minimaal één team voor waterveiligheid, één voor het fietsparcours, één voor registratie en één voor tijdwaarneming.
- Controleer het materiaal 2 dagen vooraf en zet op de wedstrijddag een aparte reparatieplek klaar. Leg fietspompen, gereedschapskoffers en reserve binnenbanden klaar voordat de eerste deelnemer aankomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een aquabikewedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, reserveringen van water en parcours en het veiligheidsplan kunnen meerdere weken duren; sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een aquabikewedstrijd?
- Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor registratie en tijdwaarneming, en aparte vrijwilligers voor waterveiligheid en het fietsparcours. Het exacte aantal hangt af van het aantal deelnemers en de lengte van de route; wijs iedere post uiterlijk 2 weken vooraf toe.
- Wat moet ik regelen voor de veiligheid bij een aquabikewedstrijd?
- Maak een veiligheidsplan met route, afzettingen, communicatie en noodprocedure. Controleer minimaal 2 dagen vooraf de reddingsboeien, reddingsplanken, werplijnen en medische middelen en informeer hulpdiensten uiterlijk 2 weken vooraf.
- Wanneer controleer ik het weer voor een aquabikewedstrijd?
- Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor de start. Leg vooraf vast bij welke omstandigheden je het programma aanpast, uitstelt of afgelast en wie deelnemers en vrijwilligers informeert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!