Organiser une compétition d’aquabike sans rien laisser au hasard

Une compétition d’aquabike se prépare d’abord sur le papier, avant de réserver le moindre créneau. Commencez par définir le format, le règlement et les parcours, puis validez les autorisations, l’assurance et le dispositif de sécurité. Les inscriptions viennent ensuite, avec une date de clôture assez tôt pour attribuer les numéros et confirmer les départs. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le matériel, les bénévoles et les secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Réserver la zone d’eau
5
Réserver le parcours cycliste
6
Vérifier l’assurance
7
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
8
Informer les services de secours
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir le formulaire d’inscription
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Clôturer la liste des participants
16
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
17
Envoyer les confirmations de départ
18
Vérifier les prévisions météo
19
Confirmer les réservations
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Préparer le parking à vélos
2 personnes
24
Composer les kits de démarrage
3 personnes
25
Vérifier le matériel médical
2 personnes
26
Baliser le parcours
4 personnes
27
Vérifier la profondeur de l’eau
2 personnes
28
Contrôler la qualité de l’eau
2 personnes
29
Installer les bouées de départ et d’arrivée
4 personnes
30
Balisage du parcours cycliste
5 personnes
31
Aménager la zone de transition
4 personnes
32
Monter la tente d’inscription
3 personnes
33
Monter le point de restauration
3 personnes
34
Monter l’arche d’arrivée
3 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Préparer les kits de départ
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Effectuer le briefing de sécurité
4 personnes

Événement

42
Ouvrir l’inscription
4 personnes
43
Vérifier les vélos
3 personnes
44
Accompagner les participants au départ
3 personnes
45
Faire le briefing de départ
2 personnes
46
Encadrer le départ de natation
6 personnes
47
Surveiller la sécurité dans l’eau
6 personnes
48
Surveiller la zone de transition
4 personnes
49
Surveiller le parcours vélo
8 personnes
50
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
51
Enregistrer les arrivants
3 personnes
52
Distribuer de l'eau
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Vérifier les résultats
2 personnes
58
Assurer la remise des prix
3 personnes
59
Informer les participants
2 personnes
60
Prévoir la musique pour le public
61
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel de compétition
5 personnes
63
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
64
Retirer les barrières
5 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
69
Nettoyer le site
5 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Stocker le matériel au sec
3 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Publier les résultats
75
Envoyer un message de remerciement aux participants
76
Annuler les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Râteliers à vélosqté 60
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Bouées de natationqté 12
Bouées de sauvetageqté 6
Pagaiesqté 6
Maillots de compétitionqté 20
Numéros de départqté 80
Braceletsqté 100
Bracelets de dossardqté 80
Rubans de médailleqté 80
Autocollants pour casques de véloqté 80
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 12
Cônesqté 40
Panneaux de parcoursqté 20
Rubansqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 10
Pistolet de départ
Pompes à véloqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Supports à vélosqté 12
Planches de sauvetageqté 3
Lignes de lancerqté 6

Équipement

Tablettes pour ordinateur portableqté 3
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câble d’imprimante
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 80
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 30
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Épongesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définissez le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez les distances, les séries, les règles de dépassement et les conditions d’abandon. Les participants doivent connaître ces éléments au moment de s’inscrire.
Réservez séparément la zone d’eau et le parcours cycliste, puis faites valider leur compatibilité dans le plan de sécurité. Prévoyez le balisage, les barrières, les bouées et les accès nécessaires aux secours.
Fixez la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant la compétition. Ce délai permet de traiter les demandes alimentaires, attribuer les numéros de départ et envoyer les confirmations sans modifier les listes au dernier moment.
Répartissez les bénévoles par poste plutôt que de constituer une équipe générale : départ, parcours, zone d’eau, ravitaillement, parking à vélos et accueil. Donnez à chacun son horaire et son responsable avant le jour J.
Faites l’inventaire du matériel 48 heures avant l’épreuve. Contrôlez notamment les chronomètres, le pistolet de départ, les pompes, les chambres à air, les trousses de secours, les planches de sauvetage et les lignes de lancer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’aquabike ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les réservations de la zone d’eau et du parcours, l’assurance et le plan de sécurité doivent être engagés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition d’aquabike ?: Clôturez-les au moins 7 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, recueillir les besoins alimentaires, attribuer les numéros et envoyer les confirmations.
Quel matériel de sécurité prévoir pour un aquabike ?: Prévoyez au minimum des bouées de natation, des bouées de sauvetage, des planches de sauvetage et des lignes de lancer, en fonction de la configuration de la zone d’eau. Vérifiez aussi le matériel médical 48 heures avant l’épreuve.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d’aquabike ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais répartissez les bénévoles sur chaque zone clé : accueil, départ, eau, vélo, circulation, ravitaillement et secours. Finalisez les affectations au moins 7 jours avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.