Zo organiseer je een antidiscriminatiebijeenkomst

Begin met het doel van de bijeenkomst en leg daarna datum, locatie en capaciteit vast. Bij dit onderwerp zijn toegankelijkheid, een duidelijke meldprocedure en goede gespreksbegeleiding geen details voor de laatste week. Verzamel bij de aanmelding dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften, zodat je catering, zitplaatsen en route op tijd kunt regelen. Werk vervolgens het programma uit, informeer sprekers en test de techniek voordat deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Ruimte en capaciteit controleren
2 personen
3
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
4
Uitnodigingstekst opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Programma publiceren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Toegankelijkheidsbehoeften verzamelen
13
Aanmeldbevestigingen versturen
2 personen
14
Sprekers informeren
2 personen
15
Presentaties verzamelen
16
Gespreksleiders briefen
2 personen
17
Gedragscode opstellen
2 personen
18
Meldprocedure voorbereiden
2 personen
19
Reservering van stoelen regelen
20
Catering bestellen
2 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Vragenkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Naamkaartjes maken
2 personen
24
Deelnemerslijst afdrukken
25
Route en bewegwijzering printen
26
Laatste deelnemersmail versturen
27
Boodschappen ophalen
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
4 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Ruimtes ventileren
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
35
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
36
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
37
Presentaties klaarzetten
38
Microfoons testen
2 personen
39
Pauzeruimte inrichten
3 personen
40
Infomateriaal uitstallen
2 personen
41
Gedragscode ophangen
42
Meldpunt zichtbaar maken
43
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Programma toelichten
47
Huisregels toelichten
48
Opening verzorgen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Microfoons beheren
51
Vragen verzamelen
2 personen
52
Gesprekken begeleiden
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
56
Dieetopties apart serveren
2 personen
57
Deelnemers naar workshops verwijzen
3 personen
58
Workshopruimtes begeleiden
4 personen
59
Meldingen en vragen opvangen
2 personen
60
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
61
Dinerbuffet serveren
4 personen
62
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
63
Afsluitende reacties verzamelen
2 personen
64
Afsluiting verzorgen
65
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels afnemen
3 personen
69
Stoelen terugplaatsen
4 personen
70
Techniek uitschakelen
2 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Ruimtes schoonmaken
4 personen
73
Toiletten controleren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Herbruikbare materialen opbergen
3 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven catering opslaan
2 personen
79
Deelnemersbedankje versturen
80
Meldingen opvolgen
2 personen
81
Foto- en videomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Sprekerstafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Labelkaartjes buffetaantal 20

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Naambadgehoudersaantal 90
Tafelkleedjesaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Infostandaardsaantal 6
Plakgumaantal 4
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie minstens 4 weken vooraf op rolstoeltoegankelijke entree, toiletten, zitplaatsen en bewegwijzering. Vraag ook na of de ruimte geschikt is voor het verwachte aantal deelnemers en of er een rustige plek beschikbaar is.
Zet bij het aanmeldformulier meteen vragen over dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en toestemming voor contact. Stuur na aanmelding binnen 2 werkdagen een bevestiging met programma, route en contactpersoon.
Leg vóór de uitnodigingen uitgaan een gedragscode en meldprocedure vast. Benoem wie tijdens de bijeenkomst aanspreekbaar is, hoe een melding wordt gedaan en binnen welke termijn de organisator opvolgt.
Brief gespreksleiders en sprekers uiterlijk 1 week van tevoren over tijdsblokken, vragenkaartjes en de omgang met discriminerende of kwetsende opmerkingen. Vraag presentaties minimaal 3 dagen vooraf op en test ze op de gebruikte laptop, projector en microfoons.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar: zet de registratietafel 30 minuten voor aanvang klaar, leg naamkaartjes en deelnemerslijst gereed en hang routebordjes op. Test techniek, verlengkabels, stekkerdozen en geluid vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een antidiscriminatiebijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer de locatie en sprekers eerst; plan de uitnodigingen en promotie uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst.
Hoe maak je een antidiscriminatiebijeenkomst toegankelijk?: Controleer minimaal 4 weken vooraf de entree, toiletten, zaalindeling en zitplaatsen. Vraag bij de aanmelding naar toegankelijkheidsbehoeften en bevestig uiterlijk 1 week vooraf welke voorzieningen geregeld zijn.
Wanneer moet je de gedragscode en meldprocedure klaar hebben?: Zorg dat beide documenten uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst klaar zijn, zodat gespreksleiders en sprekers ze kunnen doornemen. Leg tijdens de ontvangst uit waar deelnemers een melding kunnen doen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor de bijeenkomst een volledige test met laptop, projector, presentaties, speakers en microfoons. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en een reserveoplossing voor presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.