Eine Antidiskriminierungsveranstaltung organisieren

Beginne mit einem zugänglichen Veranstaltungsort, einem klaren Ziel und einem realistischen Ablaufplan. Danach folgen Einladung, Anmeldung und die Abfrage von Barrierefreiheits- sowie Ernährungsbedarfen. Vor dem Termin müssen Sprecher, Gesprächsleitung, Technik und Schutzmaßnahmen abgestimmt sein. Plane außerdem Zeit für Einlass, Orientierung und Rückfragen ein: Gerade bei sensiblen Themen entscheidet eine gut vorbereitete Atmosphäre darüber, ob sich Menschen sicher beteiligen können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Raum und Kapazität prüfen
2 Personen
3
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
4
Einladungstext erstellen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Programm veröffentlichen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung in sozialen Medien posten
9
Poster verteilen
3 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Bedarfe an Barrierefreiheit erfassen
13
Anmeldebestätigungen versenden
2 Personen
14
Sprecher informieren
2 Personen
15
Präsentationen sammeln
16
Gesprächsleiter briefen
2 Personen
17
Verhaltenskodex erstellen
2 Personen
18
Meldeverfahren vorbereiten
2 Personen
19
Sitzplatzreservierung organisieren
20
Catering bestellen
2 Personen
21
Technik testen
2 Personen
22
Fragekarten vorbereiten
2 Personen
23
Namensschilder erstellen
2 Personen
24
Teilnehmerliste ausdrucken
25
Route und Beschilderung drucken
26
Letzte Teilnehmermail versenden
27
Einkäufe abholen
2 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
4 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Räume lüften
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Empfangstheke einrichten
2 Personen
35
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
36
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
37
Präsentationen vorbereiten
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Pausenraum einrichten
3 Personen
40
Infomaterial auslegen
2 Personen
41
Verhaltenskodex aufhängen
42
Meldestelle sichtbar machen
43
Welcome-Team einweisen
2 Personen

Event

44
Teilnehmende empfangen
4 Personen
45
Namensschilder verteilen
2 Personen
46
Programm vorstellen
47
Hausregeln erläutern
48
Eröffnung betreuen
49
Redner betreuen
2 Personen
50
Mikrofone verwalten
51
Fragen sammeln
2 Personen
52
Gespräche moderieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
56
Diätoptionen getrennt servieren
2 Personen
57
Teilnehmer zu Workshops weiterleiten
3 Personen
58
Workshopräume betreuen
4 Personen
59
Meldungen und Fragen entgegennehmen
2 Personen
60
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
61
Abendbuffet servieren
4 Personen
62
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
63
Abschlussrückmeldungen sammeln
2 Personen
64
Abschluss organisieren
65
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Tische abwischen
3 Personen
69
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
70
Technik ausschalten
2 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Räume reinigen
4 Personen
73
Toiletten kontrollieren
2 Personen
74
Fundsachen sammeln
75
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
76
Wiederverwendbare Materialien verstauen
3 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
79
Dankeschön an Teilnehmer versenden
80
Meldungen nachverfolgen
2 Personen
81
Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 12
Registrierungstisch
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
GläserAnz. 90
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
Buffet-EtikettenAnz. 20

Dekoration

NamensschilderAnz. 90
NamensschildhalterAnz. 90
TischdeckenAnz. 12
InformationsbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
InfoständerAnz. 6
KleberAnz. 4
WäscheklammernAnz. 100

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe den Raum mindestens 6 Wochen vorher: Kapazität, stufenlose Wege, erreichbare Toiletten, Sitzplatzreserven und gut sichtbare Beschilderung sollten geklärt sein, bevor du Einladungen verschickst.
Frage bei der Anmeldung getrennt nach Ernährungswünschen und Barrierefreiheitsbedarfen. Verschicke die Anmeldebestätigung spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung mit Adresse, Anreise, Beginn und Kontaktmöglichkeit.
Lege Verhaltenskodex und Meldeverfahren vor der Veröffentlichung des Programms fest. Benenne mindestens eine ansprechbare Person und erkläre, wie Vorfälle während und nach der Veranstaltung gemeldet werden können.
Sammle Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Termin und teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam im Raum. So fallen fehlende Adapter oder leere Akkus nicht erst beim Einlass auf.
Plane für die Registrierung 30 Minuten vor Programmbeginn und drucke Teilnehmerliste, Namensschilder sowie Route und Beschilderung am Vortag. Fragekarten, reservierte Sitzplätze und ein klarer Ablauf helfen der Gesprächsleitung, Diskussionen sicher zu moderieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Antidiskriminierungsveranstaltung planen?: Für eine öffentliche Veranstaltung sind 8 bis 12 Wochen realistisch. Den Ort und seine Barrierefreiheit solltest du in der ersten Woche festlegen; Einladungen können etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Was muss bei der Anmeldung abgefragt werden?: Neben Name und Kontakt gehören Ernährungswünsche und konkrete Bedarfe an Barrierefreiheit ins Formular. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering, Sitzplätze und Unterstützung organisiert werden können.
Wie viel Zeit sollte man für den Einlass einplanen?: Öffne die Registrierung 30 Minuten vor Beginn. Bei mehr als 50 erwarteten Personen oder reservierten Sitzplätzen sind 45 Minuten sinnvoll, damit Namensschilder, Teilnehmerliste und Nachfragen nicht den Programmstart verzögern.
Wann sollte die Technik für die Veranstaltung getestet werden?: Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und, wenn möglich, noch einmal 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Präsentationen, Mikrofonlautstärke, Stromversorgung und die Verbindung zwischen Laptop und Projektor.

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