Organiser une réunion antidiscrimination, étape par étape

Une réunion antidiscrimination demande plus qu’une salle et un programme. Commencez par fixer un lieu accessible, puis structurez les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes d’aménagement. Préparez ensuite les intervenants, le code de conduite et la procédure de signalement avant de régler la technique et l’accueil. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui perturbent souvent la journée : informations incomplètes, sièges mal réservés ou matériel non testé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier l'espace et la capacité
2 personnes
3
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
4
Rédiger le texte de l’invitation
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Publier le programme
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recueillir les besoins d'accessibilité
13
Envoyer les confirmations d'inscription
2 personnes
14
Informer les intervenants
2 personnes
15
Rassembler les présentations
16
Briefer les animateurs
2 personnes
17
Établir le code de conduite
2 personnes
18
Préparer la procédure de signalement
2 personnes
19
Gérer la réservation des sièges
20
Commander le catering
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Préparer les cartes de questions
2 personnes
23
Créer des badges nominatifs
2 personnes
24
Imprimer la liste des participants
25
Imprimer l'itinéraire et la signalétique
26
Envoyer le dernier e-mail aux participants
27
Récupérer les courses
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer les en-cas
4 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Aérer les espaces
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
35
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
36
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
37
Préparer les présentations
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Aménager l’espace de pause
3 personnes
40
Installer le matériel d’information
2 personnes
41
Afficher le code de conduite
42
Rendre le point d’information visible
43
Instruire l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Présenter le programme
47
Expliquer le règlement intérieur
48
Assurer l’ouverture
49
Accompagner les intervenants
2 personnes
50
Gérer les micros
51
Recueillir les questions
2 personnes
52
Animer les échanges
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
56
Servir séparément les options de régime
2 personnes
57
Orienter les participants vers les ateliers
3 personnes
58
Encadrer les salles d’atelier
4 personnes
59
Recueillir les notifications et les questions
2 personnes
60
Installer le buffet du dîner
4 personnes
61
Servir le buffet du dîner
4 personnes
62
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
63
Recueillir les retours de clôture
2 personnes
64
Assurer la clôture
65
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Essuyer les tables
3 personnes
69
Remettre les chaises en place
4 personnes
70
Éteindre la technique
2 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Nettoyer les espaces
4 personnes
73
Vérifier les toilettes
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Fermer le lieu
2 personnes
76
Ranger les matériaux réutilisables
3 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Stocker la restauration restante
2 personnes
79
Envoyer un message de remerciement aux participants
80
Suivre les signalements
2 personnes
81
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table des intervenants
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Étiquettes pour le buffetqté 20

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Nappesqté 12
Bannières d’informationqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Colle repositionnableqté 4
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifiez la capacité réelle, l’accès sans obstacle, les sanitaires et la circulation entre l’entrée, les sièges et l’espace des intervenants.
Dans le formulaire d’inscription, prévoyez des champs séparés pour les besoins alimentaires et d’accessibilité. Relancez les personnes inscrites 7 jours avant la réunion afin de confirmer les informations sensibles.
Envoyez aux intervenants le programme, leur horaire de passage et les consignes au moins 10 jours avant. Demandez leurs présentations 5 jours à l’avance pour tester les fichiers sur l’ordinateur et le projecteur.
Présentez le code de conduite et la procédure de signalement dès l’accueil. Préparez une personne référente identifiable et expliquez comment demander de l’aide sans devoir exposer publiquement sa situation.
Faites un test technique complet 24 à 48 heures avant : ordinateur, projecteur, écran, microphones, enceintes, câbles et multiprises. Le jour même, installez la table d’inscription, les badges et la signalétique au moins 45 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion antidiscrimination ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver un lieu accessible, d’ouvrir les inscriptions, de confirmer les intervenants et de traiter les demandes alimentaires ou d’aménagement.
Quand envoyer les invitations pour une réunion antidiscrimination ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez ou vérifiez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les badges, les sièges, la restauration et la liste des participants.
Comment rendre une réunion antidiscrimination accessible ?: Vérifiez l’accès au bâtiment, la circulation, les sanitaires et la disposition des sièges au moins 3 semaines avant. Demandez les besoins d’accessibilité dans le formulaire, puis confirmez chaque aménagement avec la personne concernée avant la réunion.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un test complet 24 à 48 heures avant, puis un contrôle rapide 45 minutes avant l’accueil. Testez notamment les présentations, le projecteur, les microphones, les enceintes, les câbles et les multiprises.

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