Zo organiseer je een animatiefilmfestival

Begin niet met posters of catering, maar met het programma en de rechten van de films. Leg daarna datum, locatie en vertoningstijden vast, zodat je weet hoeveel zalen, vrijwilligers en techniek nodig zijn. Open vervolgens de ticketpagina en werk terug naar promotie, aanmeldingen en catering. Test projector, mediaspeler, kabels, geluid en ondertiteling ruim voor de eerste vertoning. Een draaiboek met contactpersonen, bestanden en wisselmomenten voorkomt de meeste problemen op de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en programma vastleggen
2 personen
2
Films selecteren en licenties controleren
2 personen
3
Filmvertoningen inplannen
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Zaalindeling uitwerken
2 personen
6
Website of ticketpagina openen
2 personen
7
Festivalposter ontwerpen
8
Programmafolder opmaken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Festival online promoten
2 personen
11
Posters verspreiden
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Filmhosts briefen
2 personen
16
Leveringen reserveren
17
Techniek testen
3 personen
18
Ondertiteling controleren
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Films en bestanden veiligstellen
2 personen
24
Filmprogramma afdrukken
2 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal schoonmaken
3 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Projector en scherm plaatsen
3 personen
33
Speakers en microfoons plaatsen
2 personen
34
Verlichting instellen
2 personen
35
Films op afspeelapparatuur zetten
2 personen
36
Beeld en geluid testen
3 personen
37
Pauzesnacks klaarzetten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Ontvangstteam briefen
3 personen
40
Programmafolders klaarleggen
2 personen

Event

41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Programmafolders uitdelen
2 personen
44
Festival openen
45
Eerste film aankondigen
46
Eerste film afspelen
2 personen
47
Zaal tijdens film bewaken
2 personen
48
Pauzesnacks serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Tweede film aankondigen
51
Tweede film afspelen
2 personen
52
Bezoekersvragen begeleiden
2 personen
53
Avondpauze aankondigen
54
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
55
Avondbuffet serveren
4 personen
56
Tafels en buffet bijhouden
2 personen
57
Derde film aankondigen
58
Derde film afspelen
2 personen
59
Publieksstemming uitdelen
2 personen
60
Publieksstemmen verzamelen
3 personen
61
Winnaar bekendmaken
62
Slotfilm aankondigen
63
Slotfilm afspelen
2 personen
64
Festival afsluiten
65
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Catering opruimen
3 personen
69
Films en apparatuur veilig opbergen
2 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
72
Zaal grondig schoonmaken
3 personen
73
Apparatuur schoonmaken
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
77
Foto- en filmmateriaal archiveren
78
Bezoekersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Mediaspeler
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Muziekspeler
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Kabelbindersaantal 50

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstandaardsaantal 2

Decoratie

Festivalpostersaantal 20
Pijlbordenaantal 10
Filmdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakhaakjesaantal 30
Afplaktapeaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Prikbordaantal 2
Pennenaantal 30
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende gelaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de licenties voordat je films publiceert of tickets verkoopt. Maak per titel één overzicht met de speelduur, bestandsversie, ondertiteling en toestemming voor de geplande vertoning.
Plan tussen twee films minimaal 15 minuten voor zaalwissel, vragen aan de filmhost en technische controle. Zet bestanden op minstens twee USB-sticks en test elke film op de projector en mediaspeler die je op de dag gebruikt.
Werk voor vrijwilligers met duidelijke tijdsblokken van bijvoorbeeld 2 uur. Bezet in elk geval registratie, zaalbegeleiding, techniek en catering afzonderlijk; één persoon kan niet tegelijk een film starten en bezoekers ontvangen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival en geef het definitieve aantal eters daarna door aan de catering. Houd bij de registratie een aparte lijst voor aangemelde bezoekers, hosts en vrijwilligers.
Loop de locatie minstens 1 week vooraf met het draaiboek door. Controleer waar de registratietafel, buffettafels, afvalbakken, projectie en kabels komen en markeer looproutes met pijlborden voordat het publiek arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een animatiefilmfestival te organiseren?: Reken op minimaal 8 weken voor een kleinschalig festival en begin liever 12 weken vooraf. Filmselectie, licenties, locatie en programma moeten eerst rond zijn; promotie en ticketverkoop volgen daarna.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een animatiefilmfestival regelen?: Regel de licenties voordat je het programma online zet, bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de eerste vertoning. Controleer per film ook de toegestane vertoningsdatum, ondertiteling en aanlevering van het bestand.
Hoeveel tijd moet er tussen twee filmvertoningen zitten?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee vertoningen voor uitloop, zaalwissel en een technische controle. Bij een nieuwe zaal, andere beeldverhouding of afwijkend geluidsformaat is 30 minuten veiliger.
Wanneer test je de techniek voor een animatiefilmfestival?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de festivaldag, minstens 2 uur voor de eerste film. Test projector, scherm, mediaspeler, laptop, HDMI-kabels, adapters, geluid en ondertiteling met de echte bestanden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.