Organiser un festival du film d’animation étape par étape

Commencez par fixer la date, le format et le programme avant de réserver le lieu ou d’ouvrir la billetterie. La sélection des films doit avancer avec la vérification des licences, des sous-titres et des formats de projection. Ensuite, construisez le planning de la salle, répartissez les bénévoles et préparez la communication. Les derniers jours servent surtout à tester la technique, sécuriser les fichiers et vérifier que l’accueil du public est prêt.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du festival
2 personnes
2
Sélectionner les films et vérifier les licences
2 personnes
3
Planifier les projections de films
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
6
Ouvrir le site web ou la page de billetterie
2 personnes
7
Concevoir l’affiche du festival
8
Mettre en page le programme
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Promouvoir le festival en ligne
2 personnes
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Briefer les hôtes du film
2 personnes
16
Réserver les livraisons
17
Tester la technique
3 personnes
18
Vérifier les sous-titres
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Sécuriser les films et les fichiers
2 personnes
24
Imprimer le programme de films
2 personnes
25
Préparer le service traiteur
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Nettoyer la salle
3 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer le projecteur et l'écran
3 personnes
33
Installer les haut-parleurs et les micros
2 personnes
34
Régler l’éclairage
2 personnes
35
Mettre les films sur le matériel de lecture
2 personnes
36
Tester l'image et le son
3 personnes
37
Préparer les en-cas de la pause
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
40
Préparer les brochures du programme
2 personnes

Événement

41
Ouvrir les portes
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Ouvrir le festival
45
Annoncer le premier film
46
Lancer le premier film
2 personnes
47
Surveiller la salle pendant le film
2 personnes
48
Servir les snacks de pause
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Annoncer le deuxième film
51
Lire le deuxième film
2 personnes
52
Gérer les questions des visiteurs
2 personnes
53
Annoncer la pause du soir
54
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
55
Servir le buffet du soir
4 personnes
56
Suivre les tables et le buffet
2 personnes
57
Annoncer le troisième film
58
Lancer le troisième film
2 personnes
59
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
60
Recueillir les votes du public
3 personnes
61
Annoncer le vainqueur
62
Annoncer le film de clôture
63
Diffuser le film de clôture
2 personnes
64
Clôturer le festival
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Ranger le service traiteur
3 personnes
69
Ranger les films et le matériel en lieu sûr
2 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
72
Nettoyer la salle en profondeur
3 personnes
73
Nettoyer le matériel
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
77
Archiver les photos et les vidéos
78
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Lecteur multimédia
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Serre-câblesqté 50

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Affiches du festivalqté 20
Panneaux indicateursqté 10
Écrans de projectionqté 4
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Crochets adhésifsqté 30
Ruban de masquageqté 6
Nappesqté 12
Panneau d’affichageqté 2
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le temps réel des projections : ajoutez les présentations, les changements de séance et au moins 15 minutes de battement entre deux films. Cela évite un programme impossible à tenir.
Vérifiez les licences avant toute communication publique. Conservez les autorisations avec les fichiers des films et testez chaque vidéo, piste audio et sous-titre sur l’ordinateur qui servira le jour du festival.
Ne vous limitez pas à réserver un projecteur : prévoyez aussi l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges. Faites un test complet dans la salle au moins 48 heures avant l’ouverture.
Fermez les inscriptions avec une date précise et demandez les besoins alimentaires avant de confirmer le traiteur. Préparez ensuite les badges, la table d’inscription et la liste des bénévoles par créneau.
Le jour J, imprimez le déroulé et le programme des films, puis gardez une copie de secours sur au moins deux clés USB. Les fichiers ne doivent pas dépendre d’un seul ordinateur ou d’une seule connexion internet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film d’animation ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les licences, réserver la salle, lancer la billetterie, promouvoir le programme et organiser un vrai test technique.
Quand faut-il vérifier les licences des films ?: Faites-le dès la présélection, avant de publier l’affiche ou le programme. Gardez une confirmation écrite pour chaque film au plus tard 4 semaines avant la première projection.
Quand tester le projecteur et les sous-titres ?: Réalisez un test complet au moins 48 heures avant le festival, dans la salle prévue. Vérifiez l’image, le son, le format, les sous-titres et les câbles avec les fichiers définitifs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival du film d’animation ?: Pour une petite journée, prévoyez au minimum 1 personne à l’inscription, 1 responsable technique, 1 hôte par salle et 1 personne pour coordonner l’équipe. Ajoutez un remplaçant pour chaque poste exposé aux pauses et aux repas.

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