Wie du ein Animationsfilmfestival organisierst

Ein Animationsfilmfestival steht und fällt mit einem realistischen Programm, geprüften Vorführrechten und zuverlässig getesteter Technik. Beginne mit Datum, Ort und Filmauswahl, bevor du Tickets oder Werbung veröffentlichst. Danach folgen Raumplanung, Helfer-Einteilung, Catering und die technische Vorbereitung. Plane außerdem Zeit für Untertitel, Backups und einen Probelauf ein – diese Punkte werden häufig erst bemerkt, wenn bereits Gäste vor dem Projektor sitzen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum und Programm festlegen
2 Personen
2
Filme auswählen und Lizenzen prüfen
2 Personen
3
Filmvorführungen planen
2 Personen
4
Location reservieren
5
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
6
Website oder Ticketseite öffnen
2 Personen
7
Festivalplakat entwerfen
8
Programmheft gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Festival online bewerben
2 Personen
11
Poster verteilen
3 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Filmhosts briefen
2 Personen
16
Lieferungen reservieren
17
Technik testen
3 Personen
18
Untertitel überprüfen
2 Personen
19
Drehbuch ausdrucken
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Filme und Dateien sichern
2 Personen
24
Filmprogramm drucken
2 Personen
25
Catering vorbereiten
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Saal reinigen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Projektor und Leinwand aufstellen
3 Personen
33
Lautsprecher und Mikrofone aufstellen
2 Personen
34
Beleuchtung einrichten
2 Personen
35
Filme auf das Abspielgerät laden
2 Personen
36
Bild und Ton testen
3 Personen
37
Pausensnacks bereitstellen
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Empfangsteam briefen
3 Personen
40
Programmhefte auslegen
2 Personen

Event

41
Türen öffnen
3 Personen
42
Besucher registrieren
3 Personen
43
Programmhefte verteilen
2 Personen
44
Festival eröffnen
45
Ersten Film ankündigen
46
Ersten Film abspielen
2 Personen
47
Saal während des Films bewachen
2 Personen
48
Pausensnacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Zweiten Film ankündigen
51
Zweiten Film abspielen
2 Personen
52
Besucherfragen begleiten
2 Personen
53
Abendpause ankündigen
54
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
55
Abendbuffet servieren
4 Personen
56
Tische und Buffet betreuen
2 Personen
57
Den dritten Film ankündigen
58
Dritten Film abspielen
2 Personen
59
Publikumsabstimmung austeilen
2 Personen
60
Publikumsstimmen sammeln
3 Personen
61
Gewinner bekanntgeben
62
Abschlussfilm ankündigen
63
Abschlussfilm abspielen
2 Personen
64
Festival abschließen
65
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Catering aufräumen
3 Personen
69
Filme und Equipment sicher verstauen
2 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
72
Saal gründlich reinigen
3 Personen
73
Geräte reinigen
2 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
77
Foto- und Filmmaterial archivieren
78
Dankeschön an Besucher senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
Registrierungstisch
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Medienplayer
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 6
KabelbinderAnz. 50

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtständerAnz. 2

Dekoration

FestivalplakateAnz. 20
WegweiserAnz. 10
FilmleinwändeAnz. 4
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebehakenAnz. 30
AbklebebandAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
PinnwandAnz. 2
StifteAnz. 30
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsgelAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe für jeden Film die Vorführlizenz, Laufzeit, Altersfreigabe und vorhandene Untertitel; plane zwischen zwei Filmen mindestens 15 Minuten für Wechsel und Einlass ein.
Teste Projektor, Leinwand, Medienplayer, Laptop, HDMI-Kabel und Adapter spätestens 7 Tage vorher gemeinsam. Spiele jeden Film einmal vollständig ab und speichere zusätzlich eine zweite Kopie auf einem USB-Stick.
Plane die Räume nach dem tatsächlichen Ablauf: Registrierungstisch am Eingang, freie Wege zu den Sitzreihen und einen gut sichtbaren Wegweiser zur nächsten Vorführung. Klebe lose Kabel mit Kabelbindern oder geeigneter Sicherung aus dem Laufweg.
Teile Freiwillige mit festen Schichten ein und briefe Filmhosts mindestens 2 Tage vorher. Pro Vorführung sollte eine verantwortliche Person für Einlass, Ansage und technische Rückfragen erreichbar sein.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle Catering mit Zeitpuffer. Kontrolliere am Vortag Programmhefte, Namensschilder, USB-Sticks, Ladekabel und Powerbanks – Kleinteile fehlen sonst oft trotz vollständiger Technik.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Animationsfilmfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Filmlizenzen, Location und Technik sollten zuerst geklärt sein; Werbung und Ticketseite folgen erst, wenn Datum und Programm belastbar sind.
Wie viele Filme passen in einen Festivaltag?: Rechne pro Vorführung mit Filmlaufzeit plus 15 bis 30 Minuten für Einlass, Ansage und Wechsel. Bei sechs Stunden Veranstaltungszeit sind meist 4 bis 6 Vorführungen realistisch, abhängig von den Filmlängen.
Wann sollte man die Filmtechnik testen?: Führe den ersten vollständigen Techniktest 7 Tage vor dem Festival durch und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel, Adapter und die Ersatzkopie.
Wie viele Helfer braucht ein Animationsfilmfestival?: Für bis zu 100 Gäste solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einplanen: Registrierung, Saalbetreuung, Technik und Filmhosts. Bei parallelen Vorführungen brauchst du pro zusätzlichem Raum mindestens eine weitere verantwortliche Person.

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