Zo organiseer je een ambachtenmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum en locatie en werk daarna in vaste rondes: toestemming, deelnemers, indeling, programma en uitvoering. Een ambachtenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten. Je moet aanmeldingen bijhouden, stroom en betalingen regelen en standhouders vooraf duidelijke informatie geven. Plan de praktische controle uiterlijk in de laatste week, zodat je nog kunt bijsturen bij ontbrekende materialen of veranderend weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Bewegwijzering ontwerpen
10
Programma opstellen
2 personen
11
Demonstraties bevestigen
12
Reserveringen maken
13
Huurmaterialen bestellen
14
Betaalwijze voorbereiden
15
Contant wisselgeld regelen
16
Plattegrond afdrukken
17
Naambadges maken
2 personen
18
Infobrief voor standhouders maken
19
Stroompunten controleren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Materiaal sorteren
3 personen
25
Kassa's voorbereiden
2 personen

Event

26
Standhouders ontvangen
3 personen
27
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
28
Kramen opbouwen
6 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Infopunt inrichten
2 personen
35
Kassa inrichten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
3 personen
37
Hapjes uitstallen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
40
Openingsomroep voorbereiden
41
Standhouders informeren
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Infopunt bemannen
2 personen
44
Kassa bemannen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten bijvullen
50
Demonstraties begeleiden
2 personen
51
Fotomomenten begeleiden
52
Rondgang langs standhouders
2 personen
53
Avondverlichting inschakelen
54
Laatste bestelling aankondigen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Kassa's afsluiten
2 personen
57
Standhouders uitchecken
2 personen
58
Kramen afbreken
6 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen registreren
68
Kassaopbrengst veilig opbergen
2 personen
69
Standhouders informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 18
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kassatafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 6
Presentatiekubussenaantal 12
Opbergkrattenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Naambordhoudersaantal 22
Plakstripsaantal 4
Decoratieve mandenaantal 10

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Tabletsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmegafoon
Acculampenaantal 8
Oplaadbare batterijenaantal 16
Gereedschapskistenaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Steekwagensaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Kabelgotenaantal 10

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelcontainersaantal 4
Waterkannenaantal 6
dienbladenaantal 8

Catering

Servettenhoudersaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je alle kraamhouders bevestigt. Reserveer ruimte voor looproutes, demonstraties, kassatafels en minimaal één duidelijke informatieplek.
Stuur standhouders uiterlijk twee weken vooraf een infobrief met hun plek, opbouwtijd, stroommogelijkheden, betaalafspraken en wat zij zelf moeten meenemen. Daarmee voorkom je vragen op de ochtend zelf.
Controleer stroompunten en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten per zone klaar. Test betaalterminals, tablets en kassas vóór de markt; regel contant wisselgeld niet pas wanneer de eerste bezoekers arriveren.
Maak het programma concreet met begintijden van demonstraties en zet die op bewegwijzering en plattegronden. Bevestig demonstraties minimaal één week vooraf, omdat een uitval anders direct een leeg onderdeel in het programma oplevert.
Plan de laatste boodschappen en het koelen van dranken op de dag vóór de markt. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf, zodat je op tijd kunt beslissen over partytenten, verlichting en bescherming van materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ambachtenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen, indeling, programma en praktische controles.
Wanneer moet ik kraamhouders voor een ambachtenmarkt uitnodigen?: Benader kraamhouders ongeveer 8 weken vóór de markt en geef minimaal 4 weken inschrijftijd. Werk de deelnemerslijst daarna wekelijks bij en bevestig de definitieve plek uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel ruimte heb je nodig per marktkraam?: Reken niet alleen met de breedte van een marktkraam, maar ook met stoelen, opbergkratten en loopruimte. Reserveer per stand minstens de kraamruimte plus ongeveer 1 meter vrije ruimte aan de bezoekerszijde en houd brede hoofdlooproutes vrij.
Wanneer regel je betalingen en wisselgeld voor een ambachtenmarkt?: Test betaalterminals en kassas minimaal 3 dagen vooraf en bereid de kassa's de dag vóór de markt voor. Regel contant wisselgeld uiterlijk de ochtend ervoor, verdeeld over de kassapunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.