Organiser un marché artisanal, étape par étape
Un marché artisanal se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et plan des stands doivent être fixés avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins électriques et alimentaires, puis le programme et la signalétique. Les dernières vérifications concernent les paiements, la météo, le matériel et l’accueil. Ce plan vous aide à garder une vue d’ensemble jusqu’à l’installation des tentes, tables et stands le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
- 4
Contacter les exposants
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Mettre à jour la liste des participants
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Concevoir la signalétique
- 10
Élaborer le programme
2 personnes
- 11
Confirmer les démonstrations
- 12
Faire les réservations
- 13
Commander le matériel de location
- 14
Préparer le mode de paiement
- 15
Prévoir de la monnaie
- 16
Imprimer le plan
- 17
Créer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Créer la lettre d'information pour les exposants
- 19
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 20
Vérifier les prévisions météo
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Trier le matériel
3 personnes
- 25
Préparer les caisses
2 personnes
Événement
- 26
Accueillir les exposants
3 personnes
- 27
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 28
Monter les stands
6 personnes
- 29
Installer les tables
4 personnes
- 30
Installer les chaises
3 personnes
- 31
Brancher l’électricité
2 personnes
- 32
Installer l'éclairage
3 personnes
- 33
Installer la décoration
3 personnes
- 34
Aménager le point d’information
2 personnes
- 35
Installer la caisse
2 personnes
- 36
Mettre en place le point café
3 personnes
- 37
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 38
Vérifier les toilettes
- 39
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
- 40
Préparer l'annonce d'ouverture
- 41
Informer les exposants
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Tenir le point d'information
2 personnes
- 44
Tenir la caisse
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
3 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Réapprovisionner les toilettes
- 50
Encadrer les démonstrations
2 personnes
- 51
Encadrer les séances photo
- 52
Faire le tour des exposants
2 personnes
- 53
Allumer l’éclairage du soir
- 54
Annoncer la dernière commande
- 55
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 56
Fermer les caisses
2 personnes
- 57
Faire le check-out des exposants
2 personnes
- 58
Démonter les stands
6 personnes
- 59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 60
Retirer la décoration
3 personnes
- 61
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 62
Rassembler les déchets
4 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Inventorier le matériel
2 personnes
- 65
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 66
Ranger le stock restant
2 personnes
- 67
Enregistrer les objets trouvés
- 68
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
- 69
Informer les exposants des objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 18
- Tablesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tabourets de barqté 6
- Tables de caisseqté 2
- Portants à vêtementsqté 6
- Cubes de présentationqté 12
- Caisses de rangementqté 20
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 10
- Porte-nomsqté 22
- Bandes adhésivesqté 4
- Paniers décoratifsqté 10
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Tablettesqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Mégaphone à main
- Lampes sur batterieqté 8
- Piles rechargeablesqté 16
- Boîtes à outilsqté 2
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Diablesqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Goulottes de câblesqté 10
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
Cuisine
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Conteneurs réfrigérésqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- plateauxqté 8
Catering
- Porte-serviettesqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Pains de glaceqté 24
- Filtres à caféqté 100
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Pinces à déchetsqté 4
Conseils
- Commencez par le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifiez notamment les points d’alimentation électrique, les accès pour le déchargement et les contraintes liées aux tentes.
- Dessinez le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez les emplacements selon les besoins réels : une démonstration, un portant à vêtements ou un terminal de paiement ne prennent pas la même place qu’une simple table.
- Fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant l’événement. Demandez à chaque exposant ses besoins électriques, alimentaires et mobiliers, puis mettez à jour la liste des participants au fil des confirmations.
- Préparez les paiements séparément pour les exposants et les visiteurs. Testez les terminaux de paiement au moins 48 heures avant, prévoyez de la monnaie et indiquez clairement les moyens acceptés sur la signalétique.
- La veille, regroupez le matériel par zone dans des caisses : badges, plans imprimés, multiprises, rallonges, piles rechargeables et éclairage. Refroidissez les boissons et vérifiez les prévisions météo avant de décider où placer les activités sensibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de recruter les exposants, de traiter les inscriptions et de commander le mobilier ou le matériel de location.
- Quand contacter les exposants pour un marché artisanal ?
- Commencez les contacts 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant l’événement afin de finaliser le plan, les badges et les besoins techniques.
- Combien de stands peut-on installer sur un marché artisanal ?
- Le nombre dépend de la surface disponible et des passages à conserver autour des stands. Dessinez le plan avant les inscriptions et gardez au moins 1,20 m de circulation libre, davantage près des entrées et des démonstrations.
- Quand préparer le matériel et les paiements ?
- Testez les terminaux, les tablettes et les rallonges 48 heures avant. Triez ensuite le matériel par zone la veille, prévoyez la monnaie et gardez les caisses, badges et plans imprimés dans un point d’accueil clairement identifié.
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