Eine Kunsthandwerksmarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kunsthandwerksmarkt entscheidet die Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles ruhig läuft. Lege zuerst Datum, Ort und Standaufteilung fest, prüfe anschließend Genehmigungen und gewinne die Aussteller. Danach folgen Anmeldungen, Lageplan, Programm, Mietmaterial und Zahlungsabwicklung. Plane außerdem Strom, Beleuchtung, Verpflegung und einen wetterfesten Aufbau ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
- 4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Teilnehmerliste aktualisieren
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Beschilderung entwerfen
- 10
Programm erstellen
2 Personen
- 11
Vorführungen bestätigen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Mietmaterial bestellen
- 14
Zahlungsart vorbereiten
- 15
Bargeldwechsel organisieren
- 16
Lageplan drucken
- 17
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 18
Infobrief für Aussteller erstellen
- 19
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Material sortieren
3 Personen
- 25
Kassen vorbereiten
2 Personen
Event
- 26
Aussteller empfangen
3 Personen
- 27
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 28
Stände aufbauen
6 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Strom anschließen
2 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 35
Kasse einrichten
2 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 37
Snacks auslegen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
- 39
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
- 40
Begrüßungsansage vorbereiten
- 41
Standbetreiber informieren
2 Personen
- 42
Besucher begrüßen
3 Personen
- 43
Infostand besetzen
2 Personen
- 44
Kasse bedienen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten auffüllen
- 50
Vorführungen betreuen
2 Personen
- 51
Fotomomente begleiten
- 52
Rundgang bei den Ausstellern
2 Personen
- 53
Abendbeleuchtung einschalten
- 54
Letzte Bestellung ankündigen
- 55
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Kassen abschließen
2 Personen
- 57
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 58
Stände abbauen
6 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Abfall sammeln
4 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 65
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 67
Fundgegenstände registrieren
- 68
Kasseinnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
- 69
Standbetreiber über Fundstücke informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 18
- TischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 6
- KassentischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 6
- PräsentationswürfelAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 10
- NamensschildhalterAnz. 22
- KlebestreifenAnz. 4
- Dekorative KörbeAnz. 10
Ausstattung
- KartenterminalsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Handmegafon
- Akku-LampenAnz. 8
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 16
- WerkzeugkistenAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 4
- SackkarrenAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- KühlcontainerAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- TablettsAnz. 8
Catering
- ServiettenhalterAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
- KaffeefilterAnz. 100
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 4
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Erst wenn diese Punkte geklärt sind, solltest du Aussteller verbindlich anschreiben und Stände vergeben.
- Zeichne die Marktaufteilung vor den Anmeldungen. Plane Wege von mindestens 1,20 Metern Breite ein und markiere Standflächen, Kassentische, Sitzplätze sowie Stromanschlüsse im Lageplan.
- Schicke den Ausstellern spätestens 14 Tage vor dem Termin einen Infobrief. Darin sollten Aufbauzeit, Standgröße, Zufahrt, Zahlungsart, Ansprechpartner und der endgültige Lageplan stehen.
- Bereite die Kassen und Kartenterminals am Vortag vor. Halte pro Kasse Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen bereit und teste jedes Terminal einmal mit dem vorhandenen WLAN oder Mobilfunknetz.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, Akku-Lampen und zusätzliche Kabelkanäle. Getränke sollten einige Stunden vor Beginn gekühlt werden; Snacks und Geschirr legst du getrennt nach Aussteller- und Helferbedarf bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kunsthandwerksmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, Standbetreiber, Mietmaterial und ein gedrucktes Programm brauchst du meist mehrere Abstimmungsrunden.
- Wie viel Platz braucht ein Stand auf einer Kunsthandwerksmarkt?
- Plane pro Stand die vereinbarte Tisch- oder Verkaufsfläche plus mindestens 1,20 Meter Bewegungsraum vor dem Stand ein. Zeichne außerdem einen durchgehenden Besucherweg von mindestens 1,20 Metern Breite ein.
- Wann sollte man die Aussteller einer Kunsthandwerksmarkt informieren?
- Eine erste Einladung sollte 6 bis 8 Wochen vorher verschickt werden. Die verbindlichen Details zu Aufbau, Standplatz, Strom, Parken und Zahlungsabwicklung gehen spätestens 14 Tage vor der Marktöffnung raus.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Kunsthandwerksmarkt?
- Rechne mindestens mit zwei Personen für Aufbau und Material, einer Person für Kasse und Zahlungsfragen sowie einer Ansprechperson für Aussteller. Bei mehr als 20 Ständen ist eine zusätzliche Person für Rundgänge und Nachschub sinnvoll.
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