Een Alzheimerinformatiedag organiseren: zo pak je het aan

Begin met het doel van de Alzheimerinformatiedag, de doelgroep en een programma met vaste tijden. Reserveer daarna de locatie en zalen, benader sprekers en controleer vroeg of bezoekers met verschillende mobiliteits- en vervoersbehoeften terechtkunnen. Regel aanmeldingen, dieetwensen en presentatiematerialen niet los van elkaar: die informatie bepaalt je catering, zaalindeling en informatiepakketten. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen, testen en het klaarzetten van registratie, techniek en route-informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Programma en tijden uitwerken
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Informatie online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoersbehoeften inventariseren
11
Toegankelijkheid telefonisch controleren
12
Presentaties en materialen opvragen
13
Sprekers definitief bevestigen
14
Catering reserveren
15
Drukwerk bestellen
16
Routebeschrijving maken
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Aanwezigheidslijst afdrukken
19
Evaluatieformulieren afdrukken
20
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
21
Cateringhoeveelheden bevestigen
22
Aanmeldingen telefonisch bevestigen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Informatietafels inrichten
4 personen
31
Presentaties testen
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Bezoekers registreren
3 personen
38
Bezoekers naar zaal begeleiden
3 personen
39
Programma toelichten
40
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
41
Vragen verzamelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Informatiemarkt begeleiden
4 personen
45
Workshopruimte begeleiden
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Panelgesprek begeleiden
3 personen
48
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
49
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
50
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
51
Avondlezing verzorgen
2 personen
52
Evaluatieformulieren uitdelen
2 personen
53
Afsluiting aankondigen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
56
Afval sorteren
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
59
Informatietafels leeghalen
3 personen
60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Ruimtes schoonmaken
3 personen
63
Materialen inpakken
3 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Deelnemers nabellen
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Informatiemateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 4
Registratiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Paravansaantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieclicker
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 100
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Flip-oversaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12
Klembordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk minimaal 8 tot 12 weken vooruit. Leg eerst datum, programma en zalen vast; pas daarna kun je sprekers, uitnodigingen en online informatie betrouwbaar plannen.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, vervoersbehoeften en een telefoonnummer uit. Bel toegankelijkheid bovendien na bij de locatie en bevestig aanmeldingen telefonisch uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf.
Test de techniek niet pas op de dag zelf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, presentatieclicker, luidsprekers en draadloze microfoons tijdens een proefopstelling; leg ook verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten klaar.
Bevestig cateringhoeveelheden uiterlijk 3 werkdagen vooraf op basis van het actuele aantal deelnemers. Koel dranken op tijd en controleer of er genoeg kopjes, glazen, borden, bestek en serveermateriaal zijn.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar. Zet een registratiebalie klaar, druk de aanwezigheidslijst en evaluatieformulieren af, bereid naamkaartjes en informatiepakketten voor en breng alle materialen uiterlijk de dag ervoor naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Alzheimerinformatiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Sprekers, zalen, drukwerk en catering hebben dan genoeg tijd, terwijl je in de laatste 3 tot 5 werkdagen alleen nog aantallen en details hoeft te bevestigen.
Welke informatie vraag ik bij de aanmelding voor een Alzheimerinformatiedag?: Vraag naam, telefoonnummer, dieetwensen, vervoersbehoeften en eventuele toegankelijkheidsvragen. Gebruik het actuele deelnemersaantal om de catering en informatiepakketten uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst definitief te maken.
Wanneer bevestig ik de sprekers en presentaties?: Bevestig sprekers uiterlijk 1 week vooraf definitief en vraag hun presentaties en materialen op. Plan daarna een technische test, zodat beeld, geluid, microfoons en aansluitingen vóór de dag zelf zijn gecontroleerd.
Wanneer moet ik de catering voor een Alzheimerinformatiedag regelen?: Reserveer de catering zodra datum, locatie en verwacht aantal deelnemers bekend zijn. Bevestig de hoeveelheden 3 werkdagen vooraf en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.