Cómo organizar un Día de información sobre Alzheimer
Un Día de información sobre Alzheimer necesita más coordinación que una jornada de charlas convencional. Empieza cerrando la fecha, el programa y un recinto accesible antes de invitar a nadie. Después confirma ponentes, inscripciones, necesidades de transporte y preferencias dietéticas con plazos claros. La última semana sirve para comprobar cantidades, materiales, presentaciones y equipos, no para resolver cambios de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el recinto y las salas
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Elaborar el programa y los horarios
2 personas
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la información en línea
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recabar las necesidades de transporte
- 11
Comprobar la accesibilidad por teléfono
- 12
Solicitar presentaciones y materiales
- 13
Confirmar definitivamente a los ponentes
- 14
Reservar el catering
- 15
Encargar material impreso
- 16
Hacer indicaciones de ruta
- 17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 18
Imprimir la lista de asistencia
- 19
Imprimir formularios de evaluación
- 20
Preparar los paquetes de información
3 personas
- 21
Confirmar las cantidades de catering
- 22
Confirmar las inscripciones por teléfono
2 personas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar los espacios
2 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Montar mesas de información
4 personas
- 31
Probar presentaciones
2 personas
- 32
Probar los micrófonos
2 personas
- 33
Colgar señalización
2 personas
- 34
Preparar el rincón del café
2 personas
- 35
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
- 36
Recibir a los ponentes
2 personas
- 37
Registrar a los visitantes
3 personas
- 38
Guiar a los visitantes al salón
3 personas
- 39
Presentar el programa
- 40
Presentar la apertura
2 personas
- 41
Recopilar preguntas
2 personas
- 42
Servir café y té
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Acompañar la feria de información
4 personas
- 45
Coordinar la sala del taller
2 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Moderación del panel de debate
3 personas
- 48
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
- 49
Servir la cena
5 personas
- 50
Comprobar las comidas especiales
2 personas
- 51
Realizar la conferencia de la tarde
2 personas
- 52
Repartir formularios de evaluación
2 personas
- 53
Anunciar el cierre
- 54
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 55
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 56
Clasificar residuos
3 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Limpiar el rincón del café
2 personas
- 59
Vaciar las mesas informativas
3 personas
- 60
Apagar la técnica
2 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 62
Limpiar espacios
3 personas
- 63
Empaquetar materiales
3 personas
- 64
Cerrar el recinto
2 personas
- 65
Devolver el material alquilado
2 personas
- 66
Llamar a los participantes
2 personas
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
- 68
Reenviar el material informativo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 4
- Mostrador de registro
- Percheroscant. 2
- Percheroscant. 4
- Biomboscant. 3
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clicker de presentación
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 6
- Cables de cargacant. 6
- Canaletas para cablescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 6
- Bandejas térmicascant. 4
- Papeleracant. 6
Decoración
- Mantelescant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 100
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el recinto y las salas antes de publicar el programa. Comprueba por teléfono la accesibilidad, los aseos, los recorridos interiores y el espacio para personas que necesiten más tiempo o apoyo.
- Pide a cada ponente su presentación y materiales al menos 7 días antes. Así puedes probar el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y los cables antes de la jornada.
- Usa el formulario de inscripción para recoger preferencias dietéticas y necesidades de transporte desde el principio. Llama para confirmar las inscripciones y los datos pendientes durante los últimos 3 días laborables.
- Prepara la recepción con tarjetas de nombre, lista de asistencia, indicaciones de ruta y paquetes de información. Imprime un pequeño margen adicional, por ejemplo un 10 %, para cubrir cambios y registros tardíos.
- Confirma las cantidades del catering 48 horas antes y deja las bebidas enfriándose con antelación. Lleva al recinto los materiales, regletas, alargadores y canaletas para cables antes de que lleguen los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de información sobre Alzheimer?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, contactar con ponentes y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar presentaciones, accesibilidad, transporte y catering.
- ¿Cuándo debo confirmar a los ponentes y sus presentaciones?
- Confirma definitivamente a los ponentes aproximadamente 7 días antes del evento. Pide también sus presentaciones y materiales con ese margen para poder revisar la duración y probar los equipos.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes para el catering?
- Confirma las cantidades 48 horas antes, usando las inscripciones actualizadas y las confirmaciones telefónicas. Añade solo un margen razonable para registros tardíos, según el espacio y el presupuesto disponible.
- ¿Qué hay que comprobar para que la jornada sea accesible?
- Haz una comprobación telefónica del recinto al menos 2 semanas antes y vuelve a verificarla la semana del evento. Revisa entradas, salas, aseos, recorridos, asientos y las necesidades de transporte indicadas en las inscripciones.
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