Organiser une journée d’information sur Alzheimer, étape par étape

Une journée d’information sur Alzheimer demande plus qu’un programme de conférences. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, l’accessibilité, les besoins de transport et l’accueil sur place. Commencez par fixer la date, le lieu et les horaires, puis avancez vers les invitations et la logistique. Les dernières vérifications concernent surtout les quantités du traiteur, les présentations, les badges et le matériel audiovisuel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Élaborer le programme et les horaires
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier les informations en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recenser les besoins en transport
11
Vérifier l’accessibilité par téléphone
12
Demander les présentations et le matériel
13
Confirmer définitivement les intervenants
14
Réserver le catering
15
Commander les imprimés
16
Rédiger l’itinéraire
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la liste de présence
19
Imprimer les formulaires d’évaluation
20
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
21
Confirmer les quantités de traiteur
22
Confirmer les inscriptions par téléphone
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les espaces
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer les tables d’information
4 personnes
31
Tester les présentations
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Préparer le point café
2 personnes
35
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

36
Accueillir les intervenants
2 personnes
37
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
38
Accompagner les visiteurs dans la salle
3 personnes
39
Présenter le programme
40
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
41
Recueillir les questions
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Animer le marché d’information
4 personnes
45
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Animer le débat
3 personnes
48
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
49
Servir le dîner
5 personnes
50
Vérifier les repas adaptés
2 personnes
51
Animer la conférence du soir
2 personnes
52
Distribuer les formulaires d’évaluation
2 personnes
53
Annoncer la clôture
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
56
Trier les déchets
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer le point café
2 personnes
59
Vider les tables d'information
3 personnes
60
Éteindre la technique
2 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Nettoyer les espaces
3 personnes
63
Emballer le matériel
3 personnes
64
Fermer le lieu
2 personnes
65
Retourner les matériels de location
2 personnes
66
Relancer les participants
2 personnes
67
Envoyer un message de remerciement
68
Renvoyer le matériel d'information

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 4
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 4
Paraventsqté 3

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Télécommande de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Goulottes de câblesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 12
Louchesqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Poubellesqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Porte-nomsqté 100
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Chevaletsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Presse-papiersqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, les salles et les horaires, puis contactez les intervenants avec un délai de réponse précis, idéalement sous 7 jours. Sans confirmation écrite, le programme reste fragile.
Ajoutez au formulaire d’inscription les besoins alimentaires, de transport et d’accessibilité. Appelez les personnes concernées avant la semaine de l’événement pour vérifier les informations pratiques.
Demandez les présentations et les besoins techniques au moins 5 jours avant la journée. Testez ensuite l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les microphones, les câbles et les rallonges sur place.
Préparez les badges, la liste de présence, les dossiers d’information et les formulaires d’évaluation la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les confirmations téléphoniques peuvent modifier les effectifs.
Confirmez les quantités du traiteur 48 heures avant, puis refroidissez les boissons et acheminez le matériel le jour précédent si possible. Prévoyez un comptoir d’inscription clairement visible dès l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée d’information sur Alzheimer ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et contactez les intervenants au début, puis ouvrez les inscriptions environ 4 à 6 semaines avant l’événement.
Que faut-il demander dans le formulaire d’inscription ?: Demandez les coordonnées, les besoins alimentaires, les besoins de transport et les adaptations d’accessibilité. Prévoyez une relance téléphonique 7 à 10 jours avant pour confirmer les informations sensibles.
Quand faut-il confirmer les intervenants et leurs présentations ?: Obtenez une confirmation définitive au plus tard 2 semaines avant la journée. Demandez les présentations et le matériel nécessaire au moins 5 jours avant afin de pouvoir tester la technique.
Quand confirmer le nombre de repas pour une journée d’information ?: Confirmez les quantités au traiteur 48 heures avant, après avoir traité les dernières inscriptions. Gardez une petite marge pour les personnes confirmées par téléphone ou les intervenants ajoutés au programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.