Zo organiseer je een alumnibarbecue zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte; die drie bepalen bijna alles wat daarna volgt. Verstuur uitnodigingen op tijd en vraag meteen naar dieetwensen, zodat je het menu en de hoeveelheden niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Regel daarna barbecue, gas, tafels, partytenten en koeling. Op de dag zelf werk je van opbouw naar voorbereiding: eerst de ruimte, dan buffet en drank, en pas daarna de ontvangst van oud-studenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
9
Barbecue en gas controleren
2 personen
10
Muziek afspeellijst maken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Groenten wassen en snijden
3 personen
15
Salades en bijgerechten maken
3 personen
16
Vlees en vegetarische items portioneren
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Barbecue opstellen
3 personen
20
Buffettafels inrichten
3 personen
21
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Muziek en verlichting testen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Hapjes aanvullen
2 personen
29
Barbecue aansteken
2 personen
30
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
31
Barbecuegerechten serveren
3 personen
32
Buffet en tafels schoon houden
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

35
Afval verzamelen
3 personen
36
Barbecue veilig uitschakelen
2 personen
37
Servies en bestek afwassen
3 personen
38
Meubilair afbreken
4 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Materialen terugbrengen
2 personen
41
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare wijnglazenaantal 40
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJslepelsaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Barbecuetangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenpompaantal 2
Plakbandaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Sponzenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Overig

Koordaantal 2
Schaaraantal 3
Stiftenaantal 2
Registratieformulierenaantal 70

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de barbecue. Zo heb je tijd om aantallen, dieetwensen en naamkaartjes definitief te maken.
Maak de menuberekening pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reken per gast op ongeveer 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en houd voor vegetarische porties een aparte telling bij.
Controleer de gasbarbecue en gasflessen uiterlijk 3 dagen vooraf. Test ook de Bluetoothspeaker, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen voordat de tafels en partytenten op hun plek staan.
Koel dranken minstens 6 uur vooraf en vul koelboxen aan met koelelementen. Zet water en alcoholvrije opties zichtbaar klaar; die worden vaak vergeten wanneer de bar vooral rond bier en wijn wordt ingericht.
Plan de opbouw met minimaal 3 mensen: één voor tenten en meubels, één voor buffet en servies, en één voor barbecue, drank en ontvangst. Leg naamkaartjes, dieetlabels en opscheplepels vóór de komst van de eerste gasten klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een alumnibarbecue organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en reservering. Verstuur de uitnodigingen 4 weken voor de barbecue en maak het definitieve menu ongeveer 10 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een alumnibarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koop daarnaast voldoende water en alcoholvrije drank en koel alles uiterlijk 6 uur vooraf.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een barbecue uitvragen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en verwerk ze zodra de aanmelding binnenkomt. Controleer de lijst opnieuw wanneer je 10 dagen vooraf de boodschappen en porties bepaalt.
Hoeveel mensen heb je nodig om een alumnibarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 3 helpers voor een normale opbouw: één voor tenten en meubels, één voor buffet en servies, en één voor barbecue, drank en techniek. Laat hen minstens 2 uur voor de ontvangst beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.