Organiser une barbecue des anciens sans rien oublier
Pour une barbecue des anciens, commencez par verrouiller la date, le lieu et le nombre de participants avant de penser au menu. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les quantités de viande et les options végétariennes. La préparation se joue surtout dans les deux jours précédents : courses, boissons au frais, salades et matériel de cuisson. Le jour J, gardez une heure pour installer les tables, les tentes, l’accueil et le barbecue avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Rédiger les invitations
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Confirmer les inscriptions
- 8
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
- 9
Vérifier le barbecue et le gaz
2 personnes
- 10
Créer la playlist musicale
- 11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 12
Faire les courses
3 personnes
- 13
Refroidir les boissons
2 personnes
- 14
Laver et couper les légumes
3 personnes
- 15
Préparer les salades et les accompagnements
3 personnes
- 16
Portionner la viande et les options végétariennes
2 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 19
Installer le barbecue
3 personnes
- 20
Installer les tables de buffet
3 personnes
- 21
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 22
Suspendre la décoration
2 personnes
- 23
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
- 24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
- 25
Accueillir les invités
3 personnes
- 26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 27
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 28
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 29
Allumer le barbecue
2 personnes
- 30
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
- 31
Servir les plats de barbecue
3 personnes
- 32
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
- 33
Servir le café et le thé
2 personnes
- 34
Annoncer le dernier tour
Suivi
- 35
Rassembler les déchets
3 personnes
- 36
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
- 37
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
- 38
Démonter le mobilier
4 personnes
- 39
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 40
Rapporter le matériel
2 personnes
- 41
Ranger les courses restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Bols réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 100
- Verres à vin réutilisablesqté 40
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 10
- Petits bolsqté 12
Catering
- Courses
Équipement
- Barbecues à gazqté 2
- Bouteilles de gazqté 4
- Glacièresqté 6
- Cuillères à glaceqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 6
- Saladiersqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de barbecueqté 6
- Plateaux en aluminiumqté 12
- Pains de glaceqté 20
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Nappesqté 8
- Guirlandesqté 8
- Ballonsqté 50
- Pompe à ballonsqté 2
- Ruban adhésifqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Poubellesqté 6
- Sets de serpillièreqté 2
- Épongesqté 8
- Gants de nettoyageqté 6
Autre
- Cordonqté 2
- Ciseauxqté 3
- Marqueursqté 2
- Formulaires d’inscriptionqté 70
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant la date et fixez une échéance d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et de confirmer les besoins alimentaires.
- Calculez le menu à partir des inscriptions confirmées, puis prévoyez les portions séparément pour la viande et les options végétariennes. Ne faites pas les achats définitifs avant d’avoir obtenu ce décompte.
- Vérifiez le barbecue à gaz et la bouteille au plus tard 3 jours avant. Un essai complet permet de repérer un raccord manquant ou une bouteille presque vide avant l’installation.
- Préparez les salades, les légumes lavés et les accompagnements la veille, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil. Les glacières et les pains de glace doivent être prêts avant le montage du buffet.
- Réservez 2 à 3 heures le jour même pour monter les tentes, disposer les tables et les chaises, installer le barbecue et tester la musique et l’éclairage. Placez les badges nominatifs et la table d’accueil avant l’arrivée des premiers invités.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une barbecue des anciens ?
- Envoyez-les environ 4 semaines à l’avance. Demandez une réponse définitive 10 à 14 jours avant la date afin de calculer le menu et de recueillir les besoins alimentaires.
- Quelle quantité de viande prévoir pour une barbecue des anciens ?
- Basez le calcul sur les inscriptions confirmées et prévoyez environ 250 à 300 g de viande par adulte, hors accompagnements. Ajoutez les portions végétariennes séparément plutôt que de les inclure dans ce total.
- Quand préparer les salades et les légumes ?
- Lavez et découpez les légumes la veille, puis préparez les salades et les accompagnements dans les heures qui précèdent ou la veille selon leur conservation. Gardez-les au frais jusqu’à l’installation du buffet.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la barbecue ?
- Comptez 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour les tentes, les tables, les chaises, le buffet, le barbecue et l’accueil. Testez aussi la musique et l’éclairage pendant ce créneau, pas au dernier moment.
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