Alumni-Barbecue organisieren: Von der Zusage bis zum letzten Grill

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Anmeldefrist mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Barbecue fest. Frage dabei nicht nur nach der Teilnahme, sondern auch nach vegetarischen Optionen, Allergien und besonderen Ernährungswünschen.
• Plane Getränke getrennt nach gekühlt und ungekühlt. Stelle Kühlboxen und Kühlelemente spätestens am Vortag bereit und rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person.
• Kontrolliere Gasgrills und Gasflaschen nicht erst beim Aufbau. Ein Funktionstest am Vortag zeigt, ob Anschlüsse, Grillzangen und Aluminiumschalen vollständig und einsatzbereit sind.
• Bereite Salate, geschnittenes Gemüse und portionierte Grillartikel am selben Tag mit ausreichend Abstand zum Empfang vor. Beschrifte Schüsseln und Servierschalen, damit vegetarische Speisen nicht versehentlich mit Grillbesteck in Kontakt kommen.
• Baue Empfangstisch, Namensschilder und Sitzplätze vor dem Eintreffen der Gäste auf. Teste außerdem Musik, Beleuchtung und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn, besonders wenn Partyzelte oder Außenbereiche genutzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Alumni-Barbecue planen?

Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierung. Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vorher.

Wie viel Essen braucht man für ein Alumni-Barbecue?

Plane pro erwachsene Person ungefähr 250 bis 350 Gramm Grillgut, ergänzt um Salate, Brot und Beilagen. Teile die Gesamtmenge erst nach Ablauf der Anmeldung in Fleisch, vegetarische Portionen und Sonderwünsche auf.

Wie viele Getränke brauche ich pro Gast?

Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, danach meist mit einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kühle die Getränke mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Empfang.

Wann sollte der Aufbau beim Alumni-Barbecue beginnen?

Starte den Aufbau etwa 3 bis 4 Stunden vor Beginn, wenn Partyzelte, Klapptische, Stühle und Buffetische bereitgestellt werden müssen. Der Grilltest, das Einschalten der Musik und der Empfangstisch sollten spätestens 60 Minuten vorher fertig sein.

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