Zo organiseer je een alumni-evenement

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je oud-studenten uitnodigt. Daarna bouw je de gastenlijst op, verwerk je aanmeldingen en verzamel je dieetwensen op tijd voor de catering. Plan de ruimte en techniek niet pas op de dag zelf: registratie, naamkaartjes, buffet, microfoon en verlichting moeten vooraf getest zijn. Met een definitieve gastenlijst en een korte controlevolgorde voorkom je de meeste last-minute problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering aan gasten sturen
7
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
8
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
9
Programma afdrukken
10
Dieetlabels voorbereiden
11
Cateringbestelling controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
4 personen
15
Buffetmenu voorbereiden
3 personen
16
Ruimte inspecteren
2 personen
17
Sleutels en toegang regelen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
19
Buffettafels opstellen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Naamkaartjes klaarleggen
22
Welkomsbord plaatsen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Verlichting plaatsen
2 personen
25
Geluidsapparatuur testen
2 personen
26
Servies en glazen klaarzetten
3 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
29
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
30
Teambriefing houden
4 personen

Event

31
Registratiebalie bemannen
2 personen
32
Gasten verwelkomen
3 personen
33
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
34
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
35
Hapjes serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Koffie en thee schenken
2 personen
38
Gasten naar programma begeleiden
2 personen
39
Welkomstwoord verzorgen
40
Spreker introduceren
41
Presentatie begeleiden
2 personen
42
Microfoon doorgeven
43
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
44
Buffet openen
2 personen
45
Buffet serveren
5 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
48
Borden en glazen afruimen
3 personen
49
Dessert serveren
3 personen
50
Groepsfoto begeleiden
2 personen
51
Muziek bedienen
52
Laatste ronde aankondigen
53
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Overgebleven eten verpakken
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Servies afwassen
4 personen
57
Buffet opruimen
3 personen
58
Meubilair terugzetten
4 personen
59
Versiering verwijderen
2 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Ruimte schoonmaken
4 personen
62
Toiletten controleren
63
Voorraad tellen
64
Materialen reinigen
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Restanten opslaan
2 personen
67
Gevonden voorwerpen registreren
68
Bedankbericht versturen
69
Foto's met gasten delen
70
Aanmeldgegevens archiveren
71
Laatste afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2
Fotocamera
Statief

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Buffetbordenaantal 16
Drankdispensersaantal 4
Broodmandenaantal 6
Servettenhoudersaantal 8
Dienbladenaantal 8
Karaffenaantal 12
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Papierwaren

Registratielijstenaantal 4
Programmaflyersaantal 100
Pennenaantal 20
Pijlenstickersaantal 20
Dieetlabelsaantal 30

Tips

Leg datum en programma eerst vast en verstuur de uitnodiging daarna. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, zodat je niet enkele dagen voor het evenement nog achter ontbrekende informatie aan moet.
Stuur na de eerste uitnodiging een herinnering en sluit de aanmeldingen op een duidelijk moment. Maak vervolgens één definitieve gastenlijst voor naamkaartjes, programmabladen, dieetlabels en de cateringbestelling.
Richt de registratietafel in op een logische plek bij de ingang. Leg naamkaartjes klaar en plaats een welkomstbord, zodat gasten niet bij binnenkomst hoeven te zoeken waar ze zich melden.
Controleer de ruimte minimaal één keer vóór de evenementdag en regel sleutels en toegang vooraf. Zet tafels, stoelen en buffettafels volgens het programma neer en houd bij het buffet genoeg loopruimte vrij.
Test geluidsapparatuur, microfoon, speaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst. Koel dranken op tijd, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en gebruik opslagbakken om hapjes en benodigdheden overzichtelijk te houden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een alumni-evenement organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en gastenlijst. Verstuur de uitnodiging zodra die basis vaststaat en plan de definitieve gastenlijst en cateringcontrole uiterlijk 7 dagen voor het evenement.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een alumni-evenement?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf, zodat alumni tijd hebben om te reageren. Verstuur een herinnering 2 tot 3 weken voor de bijeenkomst en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een alumni-evenement?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast de hele bijeenkomst water; koel de dranken uiterlijk enkele uren voor de ontvangst.
Wanneer moet je de catering voor een alumni-evenement definitief maken?: Controleer de bestelling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Gebruik dan de definitieve gastenlijst en de verzamelde dieetwensen voor porties, dieetlabels en serveerschalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.