Organiser un événement d’anciens élèves, étape par étape

Commencez par fixer la date et le programme avant de contacter les anciens élèves. La réussite dépend ensuite du suivi des inscriptions, des besoins alimentaires et de la préparation de la salle. Prévoyez un calendrier avec des échéances distinctes pour les invitations, les relances, le traiteur et l’installation. Le jour venu, les badges, l’accueil, le buffet et le matériel sonore doivent être prêts avant l’arrivée du premier invité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel aux invités
7
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
8
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
9
Imprimer le programme
10
Préparer les étiquettes de régime
11
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
4 personnes
15
Préparer le menu du buffet
3 personnes
16
Inspecter la salle
2 personnes
17
Organiser les clés et l’accès
18
Installer les tables et les chaises
5 personnes
19
Installer les tables de buffet
3 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
22
Installer le panneau de bienvenue
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Installer l’éclairage
2 personnes
25
Tester le matériel sonore
2 personnes
26
Préparer la vaisselle et les verres
3 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
29
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
30
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

31
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
32
Accueillir les invités
3 personnes
33
Distribuer les badges
2 personnes
34
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
35
Servir des amuse-bouches
4 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Guider les invités vers le programme
2 personnes
39
Assurer le mot de bienvenue
40
Présenter l’intervenant
41
Animer la présentation
2 personnes
42
Passer le micro
43
Animer le cocktail networking
3 personnes
44
Ouvrir le buffet
2 personnes
45
Servir le buffet
5 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
47
Servir les repas diététiques
2 personnes
48
Débarrasser les assiettes et les verres
3 personnes
49
Servir le dessert
3 personnes
50
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
51
Gérer la musique
52
Annoncer le dernier tour
53
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

54
Emballer les restes
3 personnes
55
Rassembler les déchets
3 personnes
56
Faire la vaisselle
4 personnes
57
Démonter le buffet
3 personnes
58
Remettre le mobilier en place
4 personnes
59
Retirer la décoration
2 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Nettoyer l’espace
4 personnes
62
Vérifier les toilettes
63
Compter le stock
64
Nettoyer le matériel
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger les restes
2 personnes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Envoyer un message de remerciement
69
Partager des photos avec les invités
70
Archiver les données d’inscription
71
Évacuer les derniers déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 100

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2
Appareil photo
Trépied

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Panneau d’accueil
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 8
Pilesqté 24

Catering

Assiettes de buffetqté 16
Distributeurs de boissonsqté 4
Corbeilles à painqté 6
Porte-serviettesqté 8
Plateauxqté 8
Carafesqté 12
Pains de glaceqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Papeterie

Listes d'inscriptionqté 4
Flyers du programmeqté 100
Stylosqté 20
Autocollants flèchesqté 20
Étiquettes alimentairesqté 30

Conseils

Fixez la date, les horaires et le programme avant l’envoi des invitations. Demandez une réponse avant une échéance précise, idéalement trois à quatre semaines avant l’événement, afin de pouvoir établir la liste définitive.
Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 7 jours avant la date limite. À ce moment-là, recueillez aussi les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers : les transmettre au traiteur la veille est souvent trop tard.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste définitive, et non des premières inscriptions. Imprimez-en quelques exemplaires vierges pour corriger une faute ou accueillir un invité ajouté au dernier moment.
Contrôlez la commande du traiteur et les boissons au moins 48 heures avant l’événement. Refroidissez les boissons suffisamment tôt et vérifiez que les assiettes, verres, couverts, pinces de service et plateaux correspondent au nombre attendu.
Faites une inspection de la salle le jour même avant l’installation : accès, clés, tables, chaises, vestiaire, éclairage et prises. Testez l’enceinte, le micro sans fil et les rallonges avant l’arrivée des invités, puis gardez une batterie externe à portée de main.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un événement d’anciens élèves ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la rencontre, avec une date limite de réponse fixée 3 à 4 semaines avant. Une relance 7 jours avant cette échéance permet de finaliser les effectifs et les régimes alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Cela laisse le temps d’installer les tables, les chaises, le buffet, l’accueil, les badges, la décoration et de tester le matériel sonore.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez la liste définitive et les besoins alimentaires au traiteur au moins 5 à 7 jours avant l’événement, selon ses conditions. Revérifiez la commande 48 heures avant pour éviter une erreur de quantité ou de régime.
Que faut-il tester avant l’arrivée des anciens élèves ?: Testez le micro, l’enceinte, les câbles, les rallonges et les multiprises au moins 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez aussi l’éclairage, les accès, la signalétique et la table d’inscription avant d’ouvrir les portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.