Een Allerzielenherdenking organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de locaties: reserveer de kerk en begraafplaats voordat je voorganger, musici en genodigden vastlegt. Verzamel daarna de namen, foto's en dieetwensen en open een aanmeldformulier. Werk vervolgens de viering uit met teksten, muziek, voorbeden en programmaboekjes. In de laatste week controleer je de kaarsen per naam, test je de techniek en plan je de ontvangst met koffie, hapjes en dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Kerk en begraafplaats reserveren
3
Voorganger en musici bevestigen
4
Herdenkingsnamen verzamelen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Herinnering aan genodigden sturen
11
Teksten voor viering selecteren
2 personen
12
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
13
Voorbeden en namenlijst drukken
2 personen
14
Programmaboekjes drukken
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Kaarsen per naam sorteren
3 personen
17
Herdenkingsfoto's verzamelen
2 personen
18
Techniek testen
2 personen
19
Catering bestellen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Stoelen en tafels klaarzetten
4 personen
24
Altaartafel aankleden
2 personen
25
Herdenkingshoek inrichten
3 personen
26
Kaarsen opstellen
3 personen
27
Bloemstukken plaatsen
2 personen
28
Geluid en microfoons aansluiten
2 personen
29
Licht en kaarsveiligheid controleren
2 personen
30
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
31
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
32
Route naar begraafplaats markeren
2 personen
33
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
36
Kaarsen aan bezoekers uitreiken
3 personen
37
Herdenkingsviering begeleiden
4 personen
38
Namen van overledenen voorlezen
2 personen
39
Muzikale bijdragen uitvoeren
4 personen
40
Kaarsen veilig begeleiden
3 personen
41
Stiltewandeling begeleiden
4 personen
42
Gedenkplek op begraafplaats openen
2 personen
43
Bloemen en kaarsen plaatsen
5 personen
44
Bezoekers naar ontvangst begeleiden
3 personen
45
Koffie en thee serveren
4 personen
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Dieetvriendelijke hapjes aanwijzen
49
Kaarsen opnieuw aansteken
2 personen
50
Avondgebed begeleiden
3 personen
51
Afscheid en sluiting verzorgen
3 personen
52
Bezoekers veilig uitgeleiden
3 personen

Nazorg

53
Kaarsen doven
3 personen
54
Eten en drinken opruimen
3 personen
55
Servies verzamelen
3 personen
56
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
57
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
58
Decoratie afnemen
2 personen
59
Keuken schoonmaken
3 personen
60
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Geleende materialen verzamelen
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voedsel veilig bewaren
2 personen
65
Foto's en namenlijst archiveren
66
Dankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Ontvangsttafel
Altaartafel
Kapstokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Glazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Herdenkingskaarsenaantal 120
Theelichthoudersaantal 60
Glazen vaasjesaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Witte tafellopersaantal 12
Herdenkingsbord
Fotolijstenaantal 12
Foto-ezelaantal 2
Lichtslingersaantal 6
Lantaarnsaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Papierversnipperaar

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Theedoekenaantal 12
Ovenwantenaantal 4
Kruimeldievenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiedoekjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de kerk, begraafplaats, voorganger en musici vast. Zonder die bevestigingen kun je geen betrouwbare uitnodiging met tijden versturen.
Vraag herdenkingsnamen, foto's en dieetwensen uiterlijk 3 weken vooraf op. Houd daarna een sluitingsdatum aan, zodat de namenlijst, kaarsen en programmaboekjes niet op het laatste moment veranderen.
Maak per overledene één complete set met naam, naamkaartje, kaars en eventuele foto. Sorteer de 2 tot 3 dagen vooraf per volgorde van de viering; dat voorkomt zoeken tijdens het noemen van de namen.
Test microfoons, luidsprekers, audiomixer en aansluitingen minimaal 2 dagen vooraf in de kerk. Controleer ook draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze werkelijk worden gebruikt.
Richt de ontvangst en herdenkingshoek vóór de viering in, niet tijdens de binnenkomst. Zet stoelen en tafels klaar, koel dranken enkele uren vooraf en reserveer minstens 30 minuten voor de laatste controle van kaarsen, foto's en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Allerzielenherdenking?: Begin 8 weken vooraf met datum, kerk, begraafplaats, voorganger en musici. Verzamel namen en foto's uiterlijk 3 weken voor de herdenking, zodat drukwerk en kaarsen op tijd klaar zijn.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor Allerzielen versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit het aanmeldformulier 10 tot 14 dagen voor de bijeenkomst, zodat je aantallen, dieetwensen en zitplaatsen kunt verwerken.
Hoeveel kaarsen heb je nodig voor een Allerzielenherdenking?: Reken minimaal 1 herdenkingskaars per genoemde overledene en leg 5 tot 10 procent extra klaar voor beschadiging of een late naamswijziging. Sorteer de kaarsen 2 tot 3 dagen vooraf in de volgorde van de namenlijst.
Wanneer test je de techniek voor een herdenkingsviering?: Test microfoons, luidsprekers, audiomixer en bekabeling minimaal 2 dagen vooraf in de kerk. Doe op de dag zelf nog een korte controle van 30 minuten voordat de genodigden binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.