Organiser une commémoration de la Toussaint, étape par étape

Une commémoration de la Toussaint demande de coordonner un temps de célébration, un hommage aux personnes disparues et l’accueil des familles. Commencez par fixer la date, le programme et les lieux, puis confirmez rapidement le célébrant et les musiciens. Les inscriptions permettent de prévoir les noms, les besoins alimentaires, les livrets et les places. La dernière semaine doit être réservée aux vérifications : technique, bougies, photos, repas et installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver l'église et le cimetière
3
Confirmation du célébrant et des musiciens
4
Collecter les noms commémoratifs
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer un rappel aux invités
11
Sélectionner les textes pour la célébration
2 personnes
12
Établir le programme musical
2 personnes
13
Imprimer les intentions de prière et la liste des noms
2 personnes
14
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Trier les bougies par nom
3 personnes
17
Rassembler les photos commémoratives
2 personnes
18
Tester la technique
2 personnes
19
Commander le catering
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Installer les chaises et les tables
4 personnes
24
Dresser la table de l’autel
2 personnes
25
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
26
Installer les bougies
3 personnes
27
Placer les compositions florales
2 personnes
28
Brancher le son et les micros
2 personnes
29
Vérifier l’éclairage et la sécurité des bougies
2 personnes
30
Préparer les livrets de programme
2 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Baliser le chemin vers le cimetière
2 personnes
33
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
36
Distribuer des bougies aux visiteurs
3 personnes
37
Animer la cérémonie commémorative
4 personnes
38
Lire les noms des défunts
2 personnes
39
Interpréter les contributions musicales
4 personnes
40
Accompagner les bougies en toute sécurité
3 personnes
41
Encadrer la marche silencieuse
4 personnes
42
Ouvrir un lieu de commémoration au cimetière
2 personnes
43
Installer les fleurs et les bougies
5 personnes
44
Orienter les visiteurs vers l’accueil
3 personnes
45
Servir le café et le thé
4 personnes
46
Servir des amuse-bouches
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Désigner des en-cas adaptés aux régimes alimentaires
49
Rallumer les bougies
2 personnes
50
Animer la prière du soir
3 personnes
51
Assurer les adieux et la clôture
3 personnes
52
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes

Suivi

53
Éteindre les bougies
3 personnes
54
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
56
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
57
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
58
Retirer la décoration
2 personnes
59
Nettoyer la cuisine
3 personnes
60
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Conserver les restes en toute sécurité
2 personnes
65
Archiver les photos et la liste des noms
66
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Table d’autel
Porte-manteauxqté 3
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Verresqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Bougies commémorativesqté 120
Porte-bougies chauffe-platqté 60
Petits vases en verreqté 20
Compositions floralesqté 8
Chemins de table blancsqté 12
Plaque commémorative
Cadres photoqté 12
Chevalet photoqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Destructeur de documents

Éclairage

Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Torchonsqté 12
Gants de cuisineqté 4
Ramasse-miettesqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Lingettes désinfectantesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’église et le cimetière dès que la date est envisagée, puis confirmez le célébrant et les musiciens par écrit. Prévoyez un programme suffisamment précis pour savoir combien de temps séparent la célébration, le déplacement et le temps d’accueil.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 3 semaines avant la commémoration. Demandez les noms à citer, le nombre de participants et les besoins alimentaires afin d’éviter les corrections de dernière minute dans les intentions de prière et la commande du traiteur.
Préparez les éléments nominatifs séparément : triez les bougies par nom, vérifiez la liste commémorative et rassemblez les photos dans l’ordre de présentation. Faites cette vérification 5 à 7 jours avant, puis gardez une copie imprimée sur place.
Testez les microphones, les haut-parleurs, le mixeur audio et les rallonges avant l’arrivée du public, idéalement lors d’une répétition complète. Une personne doit rester responsable de la technique pendant la célébration, au lieu de laisser cette tâche au célébrant ou aux musiciens.
Installez l’accueil, les chaises, l’espace commémoratif et la table de l’autel avant le début des arrivées. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas au moins 1 heure à l’avance, avec les tasses, verres, assiettes et carafes déjà disposés.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une commémoration de la Toussaint ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver l’église et le cimetière, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et imprimer les documents.
Quand envoyer les invitations pour la commémoration de la Toussaint ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la cérémonie, dès que le lieu et le programme sont confirmés. Fermez ou vérifiez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin d’ajuster les noms, les places et la restauration.
Comment préparer les noms des personnes commémorées ?: Collectez les noms dès l’ouverture des inscriptions et fixez une date limite, idéalement 7 jours avant l’événement. Comparez ensuite la liste avec les intentions de prière, les bougies, les badges éventuels et le livret avant impression.
Quand tester le matériel audio et installer les bougies ?: Testez les microphones, haut-parleurs, câbles et multiprises au plus tard la veille, puis refaites un contrôle rapide 1 heure avant l’accueil. Triez les bougies par nom et installez l’espace commémoratif avant l’arrivée des premières familles.

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